Monatsarchiv November 2009

Strategische Partnerschaft mit STT Schoch Treuhand Team AG

Veröffentlich am 29.11.2009 von Thomas Brandle

Wir freuen uns eine strategische Partnerschaft mit der STT Schoch Treuhand Team AG in Zürich anzukünden. Die STT war eines der ersten Treuhand-Unternehmen, das auf die Buchhaltungslösung von Run my Accounts gesetzt hat. Seit Beginn der Zusammenarbeit konnte sich STT vom grossen Endkundennutzen, der Einfachheit und der optimal auf die Administrations-Prozesse abgestimmten Buchhaltungs-Web-Applikation mit integrierten Dokumenten Management System überzeugen.

Die STT hat sich in ihrem Leitbild zum Ziel gesetzt, mit ihren Dienstleistungen Unternehmer noch erfolgreicher zu machen und ihnen gleichzeitig mehr Lebensqualität, Wohlbefinden und finanzielle Unabhängigkeit zu ermöglichen. Durch den Einsatz von Run my Accounts bei ihren Kunden erreicht die STT genau dieses Ziel. Der administrative Aufwand der Kunden wird auf ein Minimum beschränkt, was in einer besseren Lebensqualität resultiert. Durch die tagesaktuellen Zahlen, die dem Kunden und der STT per Web-Browser zur Verfügung stehen, kann die STT ihre Kunden noch besser und zeitnaher beraten. Die STT-Treuhänder können die Rolle des CFO (Chief Financial Officer – Finanzchef) wahrnehmen. Mit Zwischenabschlüssen, Budget-Ist-Vergleich und Liquiditätsplan sind die Kunden so auf dem Stand der Dinge und haben ihre Unternehmung unter Kontrolle.

Mehr über die STT Schoch Treuhand Team AG erfahren Sie hier: www.stt.ch.

Interessieren Sie sich für Finanzdienstleistungen von STT unter Einsatz von Run my Accounts? Dann kontaktieren Sie am besten Franz d’Huc von der STT oder Thomas Brändle von Run my Accounts.

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Vorerfassung und der Irrtum über den Spareffekt

Veröffentlich am 29.11.2009 von Thomas Brandle, 1 Kommentar

Viele Unternehmen erledigen ihre Buchhaltungsarbeiten selber und setzen dazu ein Vorerfassungstool ein. Dahinter steckt die Idee, dass man möglichst viele Buchhaltungsarbeiten in der Unternehmung selber erledigen möchte, um bei der externen Treuhandstelle Kosten zu sparen. Leider ist es in der Regel so, dass nicht nur die internen Kosten der Erfassung massiv unterschätzt werden, sondern auch der Korrekturaufwand des Treuhänders.

Wenn Sie in Ihrer Unternehmung vor dem Entscheid stehen, eine Vorerfassung einzuführen, dann sollten sie sich die folgenden Punkte genau überlegen:

  1. Anschaffungskosten für Software: z.B. diejenige des Marktführers für ca. CHF 900, hinzu kommen die jährlichen Kosten für Wartung.
  2. Betrieb der Vorerfassungssoftware: Installation der Software, Einrichtung (z.B. Ihren Kontenplan), regelmässige Back-ups, Installation der Upgrades.
  3. Schulung: Sie müssen sich mit der Software intensiv auseinander setzen, damit Sie korrekt buchen können.
  4. Als unregelmässiger Benutzer (im Gegensatz zu Ihrem Treuhänder) können Sie in etwa mit 4 Minuten pro Beleg rechnen. Die 4 Minuten beinhalten das Abtippen des Beleges, die Kontierung, die MWST Buchungen, den Abgleich mit anderen Konten (der Schlusssaldo auf Ihrem Bankkonto muss mit dem Schlusssaldo des Buchhaltungskontos übereinstimmen) und die Ablage der Belege. Sie erledigen also ca. 15 Buchungen pro Stunde.
  5. Da die Vorerfassungs-Lösungen in aller Regel kein Kreditoren-Modul beinhalten, müssen Sie die in der Finanzbuchhaltung eingetippten Zahlen ein zweites Mal in Ihrem e-Banking erfassen, um die Zahlung der Lieferantenrechnungen auszulösen. Rechnen Sie dazu noch einmal 3-4 Minuten pro Beleg.
  6. Sie müssen Ihre eingegenbenen Daten exportieren und der Treuhänder muss diese bei seiner Installation wieder importieren. Dieser Prozess ist fehleranfällig.
  7. Der Treuhänder muss alle Buchungen noch einmal genau anschauen und falls nötig korrigieren (gerade bei Betrieben mit MWST-Pflicht ist es essenziell, dass die Vorsteuerabrechnungen stimmen). Dieser Aufwand wird meist unterschätzt. Viele Treuhänder beklagen sich über eine mangelhafte Qualität der Vorerfassung und dass meist im grossen Stil korrigiert werden muss. Oftmals ist es sogar so, dass eine direkte Erfassung durch den Treuhänder am Ende günstiger gewesen wäre, als die Durchführung der Korrekturen (zudem müssen Sie auch die angelaufenen internen Kosten berücksichtigen). Spätestens, wenn die Rechnung des Treuhänders beim Kunden eintrifft, werden diese vermeintlich nicht existierenden Kosten sichtbar.

Zentral ist, ob Sie sich sicher sind, ob Sie oder Ihr Personal langfristig auch wirklich genügend Know-how haben, um die Buchhaltung selber zu erledigen und ob Sie bereit sind, sich mit dem Thema intensiv auseinanderzusetzen und sich stets über alle Gesetzesänderungen auf dem Laufenden halten. Nur dann lassen sich Doppelspurigkeiten und Fehler vermeiden, die kostspielig sind. Wissen Sie zum Beispiel Bescheid über das neue MWST Gesetz, dass per 1. Januar 2010 in Kraft tritt und was dies für Sie resp. die Vorerfassung der Vorsteuer bedeutet?

Das Ziel einer aktuellen Buchhaltung zum kleinen Preis lässt sich auch anders erreichen: über die schlanken Administrationsprozesse von Run my Accounts scan2mailen Sie Ihre Belege. Diese werden sofort verbucht, die Zahlung wird ins e-Banking hochgeladen und der Beleg wird im Online-Dokumenten Management System abgelegt. Detaillierte Reports wie auch die Belege im PDF-Format sind für Sie per Web zugänglich – dies alles zu extrem attraktiven Konditionen, die mit Sicherheit unter Ihren internen und externen Buchhaltungskosten liegen.

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Partnerschaft mit Amberg & Partner AG

Veröffentlich am 10.11.2009 von Thomas Brandle

Wir freuen uns, eine Partnerschaft mit Amberg & Partner AG anzukündigen.

Die Amberg & Partner AG in Stäfa betreut bereits seit einigen Monaten drei Kunden von Run my Accounts. Amberg & Partner AG übernimmt dabei die laufende Beratung, führt die Lohnbuchhaltung und erstellt Quartals- und Jahresabschlüsse. Run my Accounts stellt den Kunden und Amberg & Partner AG ihre webbasierte Buchhaltungslösung zur Verfügung und erledigt die laufende Verbuchung von Debitorenzahlungen, Kreditoren und Finanzbuchhaltungsbelegen und ist für das Zahlungswesen verantwortlich. Die Kunden bekleben jeden Beleg mit einem Barcode und nutzen die scan-to-mail Funktionalität ihres Kopierers, um die Belege an Run my Accounts zu senden. Damit sind die Administrationsaufwendungen der Kunden um ein Vielfaches kleiner geworden.

Durch die tagesaktuelle Verbuchung sämtlicher Belege ist gewährleistet, dass den Kunden stets aktuelle Reports in der Buchhaltungs-Web-Applikation zur Verfügung stehen. Darüber hinaus kann die Amberg & Partner AG die Quartalsabschlüsse bereits wenige Tage nach Abschluss des Quartals erstellen und so den Kunden einen Top-Service erbringen.

Matthias Amberg, Experte in Rechnungslegung/Controlling, dipl. Betriebswirtschafter HWV/FH sagt über Run my Accounts:

Als Controller fasziniert es mich sehr, wie Run my Accounts die gewohnte und bewährte Art der softwaregestützten Buchführung technisch radikal neu erfindet. Die aufwändige manuelle Erfassung der Buchungen wird weitgehend automatisiert, was zu deutlicher Reduktion der Erfassungskosten und damit einem klaren Kundennutzen führt. Ein weiterer Vorteil gerade für Start-up-Firmen sind volumenabhängige, klar kalkulierbare Kosten.

Über Amberg & Partner AG:

Amberg & Partner AG unterstützt Unternehmer dabei, die Finanzlage ihrer Firma jederzeit zu kennen, die geplanten Ziele zu erreichen und nachhaltig erfolgreich zu sein. Gleichzeitig soll die Steuerbelastung optimiert und die Firma konsequent auf die Nachfolge vorbereitet werden.

Amberg & Partner AG strebt langfristige, partnerschaftliche Kundenbeziehungen an, die im Zeichen gegenseitigen Respekts und Vertrauens stehen und nachhaltige Erfolge bewirken. Das Angebot umfasst folgende Dienstleistungen:

  • Finanz-Coaching: Gewinnziele definieren und erreichen
  • Steuerberatung: Steuerbelastung optimieren
  • Nachfolgeberatung: Firma konsequent auf Nachfolge vorbereiten

Über Matthias Amberg:

Nach rund 15-jähriger Tätigkeit als Gründer und Geschäftsführer der Treuhandgesellschaft Amberg Controlling AG in Uetikon am See hat Matthias Amberg die Beratungsfirma Amberg & Partner AG gegründet. Diese bietet Finanz-, Steuer- und Nachfolgeberatung für KMU’s an.

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Run my Accounts bei GRYPS

Veröffentlich am 09.11.2009 von Thomas Brandle

Die beiden Gründerinnen von GRYPS – Gaby Staeheli und Priska Schoch haben sich die Buchhaltungs-Lösung von Run my Accounts angesehen und berichten darüber in ihrem Gründerinnen Tagebuch.

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Wahl eines GmbH Geschäftsführers

Veröffentlich am 09.11.2009 von Thomas Brandle

Da Run my Accounts zusammen mit einem Partner Gründungen von Aktiengesellschaften und GmbHs durchführt, sind wir auch immer wieder mit der Frage von Kunden konfrontiert, wie bei einer GmbH ein neuer Geschäftsführer gewählt werden kann. Dazu muss gemäss OR 804 II Ziff. 2 eine Gesellschafterversammlung durchgeführt werden, die den neuen Geschäftsführer bestellt. Sofern die GmbH mehrere Geschäftsführer hat, muss die Gesellschafterversammlung den Vorsitz regeln (OR 809 III). Der neue Geschäftsführer gibt eine schriftliche Wahlannahmeerklärung ab. Das Protokoll der Gesellschafterversammlung muss darauf zusammen mit der Wahlannahmeerklärung und einer Handelsregisteranmeldung, auf der die Unterschrift des neuen Geschäftsleiters notariell beglaubigt wurde (falls noch nicht geschehen) ans Handelsregisteramt eingereicht werden.

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Leerläufe oder wieso man jeden Buchungsbeleg 10 Mal in die Hand nehmen muss

Veröffentlich am 09.11.2009 von Thomas Brandle, 1 Kommentar

Viele Unternehmer unterschätzen den Aufwand massiv, der durch eine klassisch geführte Buchhaltung bei einem Treuhänder entsteht. Vor kurzem berichtete mir ein Kunde, welchen Prozess er für die Buchhaltung implementiert hatte. Jede Rechnung brauchte mindestens 10 arbeitsintensive Schritte, bis sie bezahlt und verbucht war. Dabei gab es viele Doppelspurigkeiten, die beim Schuhschachtelprinzip unvermeidlich entstehen und welche ohne einen radikalen Ansatz nicht reduziert werden können. Jede Lieferantenrechnung durchlief vor der Implementation der Run my Accounts Lösung die folgenden Schritte:

  1. Empfang der Rechnung, Öffnen des Briefes, Kontrolle des Inhaltes, erste Ablage auf einem Stapel für Rechnungen
  2. Erfassung in Liquiditätsplanung in einer Excel Tabelle
  3. Kontierung der Rechnung
  4. Zahlen der Rechnung: Abtippen der Einzahlungsschein-Referenznummer in der Online-Bank
  5. Empfang des Zahlungsavis der Bank, öffnen des Briefes, Kontrolle der Zahlung, Suche und Zuordnung zur Originalrechnung, Ablegen der Rechnung und des Zahlungsavis im Buchhaltungsordner, einsortiert nach Zahlungsdatum
  6. Versand des Buchhaltungsordners an den Treuhänder
  7. Falls eine Frage zum Beleg aufkommt, während dem die Dokumente beim Treuhänder sind: Anruf beim Treuhänder
  8. Verbuchung von 2 Belegen (Rechnung sowie Zahlung) durch den Treuhänder.
  9. Versand des Buchhaltungsordners an den Kunden
  10. Empfang und Ablage des Buchhaltungsordners

Allein der Rechnungsbetrag musste 5 mal abgetippt werden. Es gab immer wieder Medienbrüche und zeitliche Verzögerungen. Mein Kunde beschäftigte mit diesem Prozess nicht nur seinen Treuhänder, der mit dem Abtippen der Belege viel Zeit verbrachte und sich im Anschluss mit einer grossen Rechnung bedankte, sondern auch sich selber und sein Personal. Zeit die er lieber in den Verkauf und die Pflege von Kundenbeziehungen investiert hätte.

Seitdem unser Kunde die Run my Accounts Buchhaltungslösung implementiert hat, konnte er seinen Adminstrationsaufwand massiv verringern. An Stelle von 13 Arbeitsschritten erledigt er seine Administrationsarbeit nun in 2 Schritten:

  1. Empfang und Kontrolle der Rechnung, Aufkleben eines Barcodes, Scannen der Rechnung, chronologische Ablage im Buchhaltungsordner
  2. Auslösen der Zahlung in der Online-Bank

Gleichzeitig hat er eine tagesaktuelle Buchhaltung mit detaillierten Reports zur Verfügung. Da sämtliche Lieferantenrechnung sofort in der Run my Accounts Buchhaltungs Web-Applikation erscheinen, hat er seine Liquidität ohne Zusatzaufwand im Griff. Er spart nicht nur bei den Kosten für den Treuhänder, sondern hat auch einen bedeutend kleineren administrativen Aufwand.

Mehr Informationen zu Run my Accounts finden Sie unter www.runmyaccounts.com.

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Run my Accounts Blog is born

Veröffentlich am 08.11.2009 von Thomas Brandle

Herzlich willkommen zum neuen Run my Accounts Blog. Hier erfahren sie Wissenswertes zum Thema finanzielle Führung, Administration und Buchhaltung von KMUs in der Schweiz.

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