Mit dem neuen Fragebogen ist es gemäss unserer Erkenntnis möglich, irgend eine Gesellschaft für die MWST anzumelden. Wir haben das Anmeldeformular getestet und sind im Anmeldeprozess einer zufällig gewählten und uns unbekannten, bisher nicht pflichtigen Gesellschaft problemlos bis zum Button “Fragebogen jetzt einreichen” vorgestossen. Wir hoffen, dass dadurch nicht ein Missbrauchspotential entsteht: eine falsch eingereichte MWST-Anmeldung kann allenfalls schwerwiegende Konsequenzen haben und unerwartete Reaktionen der Verwaltung auslösen.

Mehr zum Beginn der Steuerpflicht und dem für die Anmeldung massgebenden Umsatz finden Sie auf der Webseite der ESTV.

Bevor wir unseren Scanning-Service “PaperBuddy” zusammen mit der Schweizerischen Post lanciert hatten, haben wir uns intensiv damit auseinander gesetzt, ob wir unseren Kunden die Swiss Post Box als Beleg-Scanning Lösung empfehlen sollten. Wir haben uns jedoch aus folgenden Gründen gegen den Einsatz der Swiss Post Box und für die Lancierung eines eigenen Service zusammen mit der Post entschieden:

Rechtliche Herausforderungen:

• Gemäss Art. 9 der Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher müssen elektronisch gespeicherte Buchhaltungsbelege digital mit einer “GeBüV”-konformen Signatur unterzeichnet sein. Die Schweizerische Post signiert die gescannten Briefe in der Swiss Post Box nicht mit einer digitalen Signatur. Damit ist die elektronische Ablage nicht revisionssicher und der Beleg gilt nicht als Original. Für die Buchhaltung müssen jedoch die Originale im Sinne der Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher aufbewahrt werden.
• Die Schweizerische Post kann bei der Swiss Post Box vor dem Scannen keine Belegnummern auf den Rechnungen anbringen: In einer ordentlich geführten Buchhaltung muss eine Prüfspur vorhanden sein. Unter einer Prüfspur versteht man die Verfolgung der Geschäftsvorfälle sowohl vom Einzelbeleg über die Buchhaltung bis zur MWST-Abrechnung als auch in umgekehrter Richtung. Jeder Beleg muss daher mit einer Belegnummer gekennzeichnet sein. Im Buchungs-Journal muss jede Buchung eindeutig einem Beleg über diese Nummer zugeordnet werden können.
• Gemäss Bundesgesetz über die Mehrwertsteuer Art. 26 Abs. 2 muss eine Rechnung den Leistungsempfänger eindeutig identifizieren und folgende Elemente enthalten: Den Namen und den Ort des Leistungsempfängers. Über die von der Swiss Post Box zur Verfügung gestellten Korrespondenz-Adressen ist eine gemäss MWST Gesetz geforderte Adressierung nicht möglich.

Prozedurale Herausforderungen:

• Die Öffnung und das Scanning jedes einzelnen Briefes muss manuell beauftragt werden, was für den Anwender einen zusätzlichen Handling-Aufwand bedeutet.
• Weil die Briefe nicht revisionssicher gespeichert werden, muss die physische Retournierung der Originale für jeden Brief einzeln angefordert werden. Die Handling Gebühr kostet je nach Dienstleistungs-Paket zwischen CHF 2.00 und CHF 5.00 plus Versandkosten. Pro Sendung können maximal 20 Briefe retourniert werden.
• Bei der Swiss Post Box handelt es sich um einen standardisierten Service, der exakt so wie beschrieben angeboten wird. Individuelle Anpassungen – insbesondere die spezifische Erfüllung der Anforderungen von KMU an die Aufbereitung der Belege für eine ordnungsgemässe Buchführung – sind nicht möglich. Aus Sicht der Swiss Post Box erscheint uns die Standardisierung auch durchaus logisch und wichtig.

Der Einsatz der Swiss Post Box als Scanning Service für die Buchhaltungsbelege unserer Kunden kam aus den 6 genannten Gründen für Run my Accounts nicht in Frage. Die rechtlichen Probleme könnten in unabsehbaren Risiken bei einer Revision durch die Steuerbehörden enden (Rückforderung der Vorsteuer, nicht Geltendmachung des Aufwandes, …). Zudem stehen für eine effiziente Abwicklung der Buchhaltung viele Arbeitsschritte an, welche uns als zu umständlich erscheinen.

Aus all diesen Gründen haben wir zusammen mit der Post einen eigenen Scanning Service entwickelt, welcher gerade auch die Anforderungen eines KMU an eine ordentlich geführte Buchhaltung erfüllt:

• Run my Accounts versieht alle von der Post gescannten Buchungsbelege mit einer GeBüV-konformen digitalen Signatur.
• In der gemeinsamen Lösung klebt die Post auf allen Belegen einen Barcode auf, der den Scans eine eindeutige Beleg-Nummer zuweist. Diese Beleg-Nummer ist aus dem Journal bei jeder Buchung ersichtlich. Damit ist die Anforderung an die Prüfspur erfüllt.
• Eine individuelle und MWST-rechtlich korrekte Adressierung bleibt möglich.
• Jeder im Scanning Center eintreffende Brief (mit Ausnahme von Werbung) wird geöffnet, eingescannt und landet direkt im Workflow-Modul zur Freigabe. Kunden müssen so Rechnungen nur noch inhaltlich überprüfen und sich entscheiden, ob der Beleg von Run my Accounts zur Zahlung ins E-Banking geladen werden soll.
• Die Post ordnet alle Briefe in einem Kurzzeit-Archiv ein und verschickt diese mindestens einmal pro Monat an den Kunden sortiert zur direkten Ablage in einem physischen Archiv. Bei Bedarf können die Dokumente auch unter dem Monat beliebig oft retourniert werden. Die Anzahl der retournierten Dokumente ist nicht beschränkt.
• Unser Scanning Service ist exakt an die Buchführungs-Anforderungen von Schweizerischen KMU angepasst und erfüllt alle gesetzlichen und prozeduralen Vorgaben.

Seit der Lancierung unseres am Best Swiss Web Award ausgezeichneten Scanning Dienstes PaperBuddy haben bereits zahlreiche Run my Accounts Kunden auf den neuen Prozess gewechselt – das Angebot erfreut sich grösster Beliebtheit. Denn einfacher kann ein KMU Buchführung nicht mehr machen. Und übrigens: mit PaperBuddy können Sie auch sonstige Briefe (also nicht nur Buchhaltungsbelege) über den selben Prozess empfangen. Alle Briefe stehen Ihnen über unser elektronisches PDF Archiv zur Verfügung – sogar über eine WebDAV-Schnittstelle mit direkter Anbindung an den Windows-Explorer.

Wir denken, dass die Swiss Post Box gerade für die Zielgruppe der viel reisenden Privatkunden und den gezielten Einsatz im Unternehmen ausserhalb der Buchhaltung eine hervorragende Lösung ist, der Privaten und auch Unternehmen die Administration stark erleichtert und die Mobilität verbessern. Für die Buchhaltung erfüllt der Service die gesetzlichen Anforderungen unseres Erachtens nicht und wir raten in diesem Bereich zu einem spezialisierten Service, wie zum Beispiel PaperBuddy von Run my Accounts.

Einzahlungsschein: einfaches Format für alle

Ein Einzahlungsschein (in Deutschland in einer Variante als “Zahlschein” bekannt) ist ein standardisiertes Formular aus dem schweizerischen Zahlungsverkehr. Damit kann eine Einzahlung (in Bar oder per Überweisung) auf ein eigenes oder fremdes Konto getätigt werden. Einzahlungsscheine können von allen Einzahlern verwendet werden – egal ob sie ein eigenes Bankkonto haben oder E-Banking nutzen. Ein Einzahler hat gerade bei herkömmlichen Zahlungswegen wie Posteinzahlung und Papier-Zahlungsauftrag weniger Aufwand, wenn der Rechnung ein vorgedruckter Einzahlungsschein beigelegt wird, als wenn zuerst ein Formular handschriftlich ausgefüllt werden muss.

Fazit Nummer 1: Zahler können mit Einzahlungsscheinen einfach und schnell Transaktionen im E-Banking, direkt am Postschalter oder per Papier-Zahlungsauftrag erledigen.

E-Banking gewinnt laufend Marktanteile hinzu. Allerdings zeigt eine Erhebung des Bundesamtes für Statistik aus dem Jahre 2012, dass 50 % aller Internet-Nutzer E-Banking verwenden. Bei einer Internet-Nutzung von 85% der Schweizer Bevölkerung läge somit der Markanteil gemäss diesen Zahlen bei nur 42.5%. Somit kommt gerade im B2C-Bereich (Business to Consumer) den “alten” Zahlungswegen noch immer eine wichtige Bedeutung zu. Im B2B Bereich auf der anderen Seite dürfte der Einsatz von E-Banking verbreiteter sein.

Fazit Nummer 2: Wenn Sie Rechnungen an Konsumenten stellen, sollten Sie Einzahlungsscheine verwenden. Sie machen es Ihren Kunden leichter, Ihre Rechnungen zu bezahlen. Und die Erfahrung zeigt: einfache Zahlungsmethode = mehr Umsatz / weniger Debitorenausfälle.

Rote Einzahlungsscheine

Rote Einzahlungsscheine existieren grundsätzlich in 2 Varianten: für Einzahlungen auf Post-Konten (mit PC-Nummer) wie auch für Bank-Konten (mit IBAN). Die IBAN-Varianten enthalten ein zusätzliches Postcheque-Konto der entsprechenden Bank, damit diese auch am Bankschalter einbezahlt werden können. Rote Einzahlungsscheine haben immer ein Mitteilungsfeld, in dem der Zahlungszweck (z.B. Rechnungsnummer, Bestellungsnummer, …) angegeben werden kann, der an den Zahlungsempfänger zwecks einer Zuordnung des Zahlungseingangs weitergeleitet wird.

Auf einem roten Einzahlungsschein wird nicht mehr Information übertragen als in einer SEPA Zahlung per IBAN:

• Konto des Begünstigten
• Bank des Begünstigten
• Name und Adresse des Einzahlers
• Name und Adresse des Zahlungsempfängers
• Zahlungsbetrag
• Währung
• Mitteilung

Der Vorteil gegenüber einer IBAN Zahlung ist, dass bei den herkömmlichen Zahlungsmethoden (Post, Papier-Zahlungsauftrag) die oben aufgeführten Daten mit Ausnahme des Namens des Einzahlers bereits erfasst sind, was den Komfort erhöht.

Nachteilig ist der Preis für Einzahlungen am Postschalter durch den Einzahler mittels rotem Einzahlungsschein: Dem Zahlungsempfänger werden abhängig vom Einzahlungsbetrag Preise ab CHF 1.50 pro Einzahlung belastet.

Fazit Nummer 3: Der rote Einzahlungsschein bietet gegenüber der IBAN Zahlung eine standardisierte Darstellung und minimiert den Erfassungsaufwand für Nicht-E-Banking-Nutzer. Damit verbessert sich die Erfassungs-Qualität. Wird eine Einzahlung am Postschalter getätigt, kann dies für den Zahlungsempfänger teuer zu stehen kommen. Im B2B Geschäft bietet somit der rote Einzahlungsschein gegenüber einer IBAN Zahlung kaum Vorteile. Wir raten Unternehmen mit vorwiegend mit Geschäftskunden von der Verwendung ab.

Orange Einzahlungsscheine mit Referenznummer (ESR)

Oftmals wird bei der Verwendung von roten Einzahlungsscheinen oder IBAN Zahlungen durch die Einzahler aus Faulheit keine Mitteilung (z.B. Rechnungsnummer) zusammen mit der Zahlung erfasst. Dies erschwert die Zuordnung der Zahlung erheblich:

• bei vielen gleichen Einzahlungsbeträgen
• wenn die Zahlung durch eine Person erfolgt, die nicht mit dem Namen beim Zahlungsempfänger registriert ist (z.B. Firma bezahlt für eine private Person, Ehefrau mit anderem Familiennamen bezahlt für den Ehemann, …).

Gegenüber dem roten Einzahlungsschein unterscheidet sich der orange hauptsächlich durch die Referenznummer, mit deren Hilfe eine Zahlungszuordnung beim Zahlungsempfänger eindeutig vorgenommen werden kann. Dafür fehlt beim orangen Einzahlungsschein das Mitteilungsfeld.

Fazit Nummer 4: orange Einzahlungsscheine machen dank der Referenznummer eine eindeutige Zuordnung der Zahlung möglich. Dies ermöglicht dem Zahlungsempfänger die effiziente Abwicklung seines Zahlungsverkehrs. E-Banking-Zahler hingegen sehen sich mit einem höheren Erfassungsaufwand (Referenznummer) konfrontiert.

Der orange Einzahlungsschein existiert in 2 Varianten:

• Zahlung mit freier Betragswahl: leeres Betrags-Feld
• Zahlung mit vorgegebenem Zahlungs-Betrag: Der Zahlungsbetrag ist bereits ausgefüllt und in der OCR-Referenznummer ganz unten eincodiert.

Die Variante mit freier Betragswahl kann auch vorgedruckt von der Bank bezogen werden. Freie Betragswahl wird in der Regel beim Einsatz von Einzahlungsscheinen mit vorgedruckten Referenznummern verwendet, wenn der Kunden in Raten zahlen darf oder Skontobeträge abgezogen werden können.

Weil Zahlungsempfänger mit Postfinance-Konto direkt über ein PC-Konto erreicht werden können, unterscheiden sich die Einzahlungsscheine für ein Postfinance Konto von denen einer Bank. Jede Bank verfügt über mindestens ein PC-Konto (resp. “Teilnehmernummer”) bei der Post, über welches die Transaktionen abgewickelt werden.  Die Einzahlung auf einem Postkonto-Einzahlungsschein ist immer direkt an den Namen des Zahlungsempfängers gerichtet. Bei einem Bank-Einzahlungsschein geht hingegen die Einzahlung zuerst aufs PC-Konto der Bank ein. Danach wird sie dem entsprechenden Bankkonto über die zugehörige Kunden-ID Nummer (erste 6 Stellen der Referenznummer) zugewiesen.

Die 27-stelligen Referenznummern enthalten eine Kontrollziffer, welche nach Modulo 10 rekursiv berechnet wird. Damit wird bereits im E-Banking des Kunden erkannt, wenn eine Referenznummer falsch abgetippt wurde. So wird eine hohe Erfassungsqualität gewährleistet.

Die Banken und die Postfinance stellen orange Einzahlungsscheine wahlweise mit bereits vorgedruckten Referenznummern oder durch eigene Software bedruckbare Varianten zur Auswahl.

Orange Einzahlungsscheine mit vorgedruckten Referenznummern

Bei Einzahlungsscheinen mit vorgedruckter Referenznummer muss vor dem Versand eine Liste geführt werden, welcher Einzahlungsschein mit welcher Referenznummer an welchen Zahler verschickt wurde. Beim Zahlungseingang wird nur die Referenznummer angezeigt – Name und Adresse fehlen bei den Angaben. Die Zahlungszuordnung kann ausschliesslich über die Referenznummer vorgenommen werden.

Fazit Nummer 5: Die Referenznummern-Zuordnung von Hand zu Rechnungen bedeutet einen erheblichen Mehraufwand. Es muss mindestens ein manueller Schritt vorgenommen werden. Wenn die Durchlässigkeit bis zur Buchhaltung fehlt, ist mit weiteren Doppelspurigkeiten zu rechnen, weil je nach dem auch in der Buchhaltung noch eine Zuordnung gemacht werden muss. 

Bedruckbare orange Einzahlungsscheine

Bei den bedruckbaren orangen Einzahlungsscheinen wird die Referenznummer durch die Software des Nutzers selber generiert. Beim Zahlungseingang liefern die Banken/Postfinance .v11 Dateien mit elektronische Zahlungsangaben aus, welche mit einer geeigneten Buchhaltungs-Software (z.B. Run my Accounts) direkt den offenen Positionen zugeordnet werden können. Damit ist eine hochautomatische Kontrolle im Debitoren-Modul und eine direkte Verknüpfung mit der Buchhaltung gewährleistet.

Banken empfehlen ihren Kunden die Verwendung von bedruckbaren Einzahlungsscheinen teilweise erst ab mehr als 1’000 Zahlungen pro Monat. Wir bei Run my Accounts raten unseren Kunden bereits ab 10-20 Zahlungseingängen pro Monat zur Verwendung dieses Typs, weil damit die Automatisierung wesentlich verbessert werden kann und der Einsatz von Einzahlungsscheinen mit unserer Software sehr einfach ist. Wir gewähren unseren Kunden bei einem ESR-Zahlungseingang sogar einen Rabatt auf den Buchungspreis, weil dies unsere Arbeit vereinfacht.

Fazit Nummer 6: Aus unserer Sicht bieten bedruckbare orange Einzahlungsscheine den grössten Komfort. Zahlungseingänge können automatisch den offenen Positionen zugeordnet werden. Doppelspurigkeiten werden weitgehend vermieden werden, weil mit geeigneter Buchhaltungs-Software eine grosse Durchgängigkeit gegeben ist. Die Einzahlungsscheine können von den Zahlern mit einem Belegleser oder moderner Erfassungs-Software ausgelesen werden. 

Einzahlungsscheine in Euro

Auch für den Euro existieren spezifische Einzahlungsscheine. Diese haben allerdings eine sehr untergeordnete Bedeutung: Von tausenden Zahlungen, welche wir monatlich für unsere Kunden aufbereiten, ist kaum ein Euro-Einzahlungsschein dabei.

Fazit Nummer 7: Wegen mangelnder Verbreitung empfehlen wir, Euro Einzahlungsscheine nicht einzusetzen. Diese Einzahlungsscheine stiften allenfalls Verwirrung. Eine IBAN Zahlung halten wir bei Euro für geeigneter. 

Die Zukunft des Einzahlungsscheins: QR-Code

Ab 2018 soll der neue Einzahlungsschein mit QR-Code eingeführt werden. Ab 2018 wird nicht mehr zwischen roten und orangen Einzahlungsscheinen unterschieden, es wird dann ein einheitliches Format mit einem QR-Code geben. Die Zahlungserfassung soll dadurch erleichtert werden. Per Mitte 2020 werden die heutigen Einzahlungsscheine nicht mehr akzeptiert.

Unser starkes Wachstum braucht Platz. Deshalb werden wir im 2. Halbjahr 2013 unsere neuen Räumlichkeiten im Dorfzentrum von Stäfa beziehen. Die neuen Büroflächen von rund 600 m2 sollten ca. 60 Mitarbeitern genügend Platz bieten.

Wir freuen uns bereits jetzt auf unsere neuen Büros!

• Offene Schnittstellen: Es ist eine Illusion, dass Sie eine Lösung finden, mit der Sie alle Ihre Geschäfts-Prozesse perfekt abwickeln können. Deshalb sollten Sie darauf achten, dass das ERP Ihrer Wahl offene Schnittstellen (am besten ein REST-API, im schlechten Fall csv) unterstützt. Sie sollten beliebig Daten mit anderen Applikationen austauschen können, um einem Datensilo zu entgehen.
• Integriertes Debitoren-Modul: Mit einem Debitoren-Modul können Sie bedeutend mehr auswerten, als mit einer simplen Finanzbuchhaltung. Offene Positionen für die Liquiditätsplanung und Überwachung des Zahlungsverhaltens Ihrer Kunden sind zentrale Funktionen. Zudem sollten Sie damit analysieren können, welche Artikel Sie zu welchen Mengen und Preisen verkauft haben.
• Online: Software as a Service und Cloud Computing sind gross im Kommen. Bis in einigen Jahren werden wahrscheinlich die meisten Software-Applikationen online verfügbar sein. Diesen Schritt sollten Sie bereits heute machen.
• Integrierte Fakturierung: Um Doppelspurigkeiten zu vermeiden, sollten Rechnungen direkt im ERP geschrieben und danach eingebucht werden können. Sie haben teure Doppelspurigkeiten, wenn Sie ein Rechnungen in einem externen –  nicht mit dem ERP oder der Buchhaltung verbundenen System – schreiben und diese danach noch einmal abgetippt und eingebucht werden müssen.
• Zahlungsschnittstelle: Sofern Zahlungen direkt aus dem ERP aufbereitet werden können, entfällt eine doppelte Erfassung durch Abtippen des Einzahlungsscheins im E-Banking oder Avisierung per Post.
• Finanzbuchhaltung: Ein ERP vernachlässigt einen ganz wichtigen Teil, wenn Transaktionen nicht direkt im Finanzbuchhaltungs-Modul verbucht werden können. Ohne Finanzbuchhaltung müssen noch einmal alle Belege in der Buchhaltung erfasst werden.
• Integriertes Archiv: Es ist praktisch, wenn bei den Buchungen auch immer das entsprechende Dokument als digital signiertes PDF abgelegt ist. Ein integriertes PDF Archiv bringt Ihnen genau diese Funktion. Achten Sie darauf, dass die Ablage der Dokumente nicht allzu zeitintensiv ist. Grössere PDFs sollten automatisch in einzelne Dokumente (Rechnungen, Bankbelege, etc.) aufgetrennt werden. 
  
• Einfach: ein ERP im KMU soll nicht für einen Buchhalter da sein, sondern primär für den Unternehmer. Der Unternehmer soll sich einfach Zugang zu aktuellen Zahlen verschaffen und so ein gutes Bild über den Zustand seiner Unternehmung bekommen können. Die Buchhaltung soll keine Black-Box sein.
• Zapier.com Schnittstelle: Zapier.com ermöglicht Ihnen, ein ERP an derzeit schon über 195 andere der führenden Business-Web-Apps anzuschliessen. Damit werden Ihre Business-Prozesse durchgängig und doppelter Erfassungsaufwand entfällt.
• Mahnwesen: Leider zahlen nicht alle Ihre Kunden pünktlich. Deshalb ist es wichtig, dass Sie ein funktionierendes Mahnwesen haben. Grundlage dafür ist eine perfekt abgestimmte Debitoren-Buchhaltung.
• Open Source: Eine Abhängigkeit von einem Lieferanten kann schmerzhaft sein. Ein Anbieter kann Konkurs gehen, seine Bedingungen ändern, Preise erhöhen oder die Software nicht mehr weiterentwickeln. Ein Aus- oder Umstieg kann dann teuer zu stehen kommen. Wenn sich Ihre Anforderungen ändern,  ist es von Vorteil, wenn Sie diese auch ohne das ok des Software-Herstellers vornehmen können. Mehr über den Einsatz von Open Source ERP-Software bei Run my Accounts.
• Dashboard: grafische Auswertungen erleichtern Ihnen die Übersicht. Damit wird die für viele Menschen komplexe und komplizierte Buchhaltung leichter verständlich.
• Kreditoren-Buchhaltung: Sie vereinfacht Ihnen das Buchhaltungs-Leben und sie erhöht die Transparenz massiv. Ein gutes Kreditoren-Modul besticht dadurch, dass alle Daten nur einmal erfasst werden müssen: Die Buchung in den Aufwand, die Bereitstellung der Zahlung in einem DTA File und die Zahlungsbuchung. Daher lässt sich direkt aus der Buchhaltung sehen, welche Zahlungen zu einem Stichpunkt noch offen sind. Damit erübrigt sich eine separate kurzfristige Liquiditätsplanung. Und für den Jahresabschluss ersparen Sie sich einen Haufen Zeit.
• Integriertes Auftragswesen: Einzelne Aufträge sollen erfasst und bei Bedarf zu einer Rechnung zusammengefügt werden können.
• Mandantenfähigkeit: Ein ERP sollte es zulassen, Buchhaltungen verschiedener Unternehmen über das gleiche System zu führen. So ersparen Sie sich parallele Installationen und zusätzliche Wartungsarbeiten.
• ESR Einzahlungsscheine: bereits ab ca. 10 Debitoren-Rechnungen pro Monat kann sich der Einsatz von orangen Einzahlungsscheinen mit Referenznummer (ESR) lohnen. Die Banken stellen diese Referenznummern zum Download zur Verfügung. Damit kann der Grossteil der offenen Positionen automatisch geschlossen werden und es passieren weniger Fehlbuchungen.
• Browser-Basiert: Web-Browser gehören heute zu den leistungsfähigsten und universell einsetzbaren Programmen. Die meisten modernen Business Applikationen sind daher im Web-Browser lauffähig. Damit ist auch ein Zugriff von jedem beliebigen Handy oder Tablet-Computer möglich.
• Rollenbasierte Benutzerverwaltung: Finanzdaten sind vertraulich. Mitarbeiter sollten nur diejenigen Zahlen einsehen können, welche ihren Kompetenzbereich abdecken. Deshalb sollen die Berechtigungen der Benutzer-Zugängen frei parametrisiert werden können.

Gratis Buchhaltungs-Beratung

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• Automatisierung: Natürlich ist es von Nutzen, wenn Text-Elemente automatisch aus PDFs ausgelesen und in die Datenfelder abgefüllt werden. Das Abtippen sollte entfallen. Run my Accounts erledigt über die eigene Automatisierungs-Software all diese Tätigkeiten für Sie.
• Fremdwährungen: Auch KMU sind heute international tätig. Deshalb ist es wichtig, dass beliebige Fremdwährungen im ERP genutzt werden können.
• Excel-Export: Jeder Report sollte für weitere Berechnungen in Excel exportiert werden können.
• Kostenstellen und Profit Center: Ab einer gewissen Firmengrösse wird eine genauere Auswertung auf Profit-Center oder Kostenstellen-Ebene relevant. Deshalb sollten diese Funktionen direkt im ERP in allen Modulen genutzt werden können.
• Schnittstelle zum CRM: Kundendaten werden meist in spezialisierten CRM (Customer Relations Management) Systemen gemanagt. Daten sollten sowohl aus der Buchhaltung ins CRM und umgekehrt verknüpft werden können, damit eine redundante Datenhaltung möglich wird.
• Direkter Zugriff des Treuhänders / Steuerberaters: Damit eine enge Betreuung Ihres Treuhänders gewährleistet ist, soll er direkt auf Live-Finanz-Daten zurückgreifen können. So kann Sie Ihr Treuhänder perfekt beraten.
• Wiederkehrende Faktura: Damit Sie Abos oder wiederkehrende Rechnungen abwickeln können, sollten Sie Zeitpläne und Alerts hinter einzelnen Rechnungsvorlagen hinterlegen können.
• Integriertes Offertwesen: Besonders praktisch ist es, wenn Sie Offerten im ERP schreiben und verwalten können, damit eine Überwachung des Verkaufserfolges möglich wird. Eine Offerte sollte beim Zuschlag direkt in eine Rechnung umgewandelt werden können.
• Workflow-Modul: dieses erlaubt Ihnen, Belege effizient und papierlos durch Ihre Organisation zu schleusen. Ihre Mitarbeiter können so z.B. Rechnungen inhaltlich kontrollieren und freigeben. Idealerweise können Sie hinterlegen, welche Mitarbeiter in welcher Reihenfolge Rechnungen von welchen Lieferanten über welchen Rechnungsbetrag freigeben dürfen und bilden damit Ihre eigene Organisationstruktur ab.
• Mobiler Zugang: In einer Welt der Smartphones und Tablets wird erwartet, dass der Zugang auf aktuelle Finanzzahlen Orts- und Zeitunabhängig passieren kann. Eine mobile Arbeitsweise muss unterstützt werden – am besten ohne umständlichen VPN Zugriff, USB Tokens, sondern direkt über den Web-Browser.
• Sprachen: der Einsatz von verschiedenen Sprachen sollte möglich sein. Rechnungsvorlagen, Offerten, Mahnungen, aber auch Kontenpläne und Erfassungsmasken sollen in beliebigen Sprachen zur Verfügung stehen.
• Integriertes Messaging: eine effiziente Arbeitsweise ermöglicht die Kommunikation zu einzelnen Buchungsvorfällen direkt in der Buchhaltungs-Software. Nur so bleibt es nachvollziehbar, wer aus welchem Grund welche Dokumente entsprechend verbucht hat.
• Projekt-Abrechnungen: Über Projekt-Abrechnungen sollten Sie Umsätze wie auch Aufwände direkt einzelnen Projekten zuweisen können. Damit lässt sich eine Projekt-Erfolgsrechnung erstellen.
• Bankenschnittstelle: Ist Ihr ERP über eine direkte Schnittstelle mit der Bank verbunden, können Sie erfasste Zahlungen im DTA Format zur Ausführung ins E-Banking hochladen. Genauso sollte der Download von Zahlungsdaten (wie Swift MT940, Swift MT942 oder v11 Dateien mit ESR Daten) funktionieren.
• Unterstützung aller Mehrwertsteuer-Methoden: Ein ERP sollte alle möglichen MWST Abrechnungsmethoden unterstützen: die effektiv vereinbarte und vereinnahmte Methode, wie auch Saldosteuersatz vereinbart und vereinnahmt müssen abgebildet werden können.
• Schnittstelle zum Webshop: E-Commerce wir immer wichtiger. Deshalb sollte ein ERP über geeignete Schnittstellen zu den gängigsten Shop Systemen verfügen.
• Sicherheit: Das ERP sollte allen Sicherheits-Anforderungen entsprechen. Die Lösung sollte möglichst in 2 Rechenzentren gleichzeitg und gespiegelt laufen und beim Ausfall eines Rechenzentrums problemlos weiter laufen.

Und das Beste: all diese Funktionen haben Sie bei Run my Accounts für nur CHF 29 pro Monat mit dabei!