Wie schreibe ich eine korrekte Rechnung?

Wie schreibe ich eine korrekte RechnungEine Rechnung muss inhaltlichen und formellen Anforderungen genügen, damit sie von der Steuerbehörde als korrekt anerkannt wird.

Wichtig ist nicht nur Inhalt einer Rechnung, sondern auch die Form. Immer mehr Rechnungssteller versenden ihre Rechnungen im PDF Format. Das ist ok, sofern diese Rechnungen mit einer Signatur nach ElDI-V (Verordnung des EFD vom 11. Dezember 2009 über elektronische Daten und Informationen) oder mit einer Suisse-ID digital unterzeichnet sind. Leider ist dies nur ganz selten der Fall und viele KMU in der Schweiz setzen sich damit einem erheblichen Steuerrisiko aus. Das Gesetz verlangt, dass während der gesamten 10 Jahre lange dauernden Archivierungspflicht mittels Prüfung der digitalen Signatur die Authentizität und Integrität der Daten verifiziert werden kann.

Eine korrekt ausgestellte Rechnung muss zwingend folgende inhaltliche Angaben enthalten:

  • Name und Ort des Leistungserbringers, sowie dessen MWST-Nummer
  • Name und Ort des Leistungsempfängers (ausgenommen bei Kassenzetteln unter CHF 400)
  • Datum oder Zeitraum der Leistungserbringung, soweit diese nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmen
  • Art, Gegenstand und Umfang der Leistung.
  • das Entgelt für die Leistung.
  • den anwendbaren Steuersatz und den vom Entgelt geschuldeten Steuerbetrag; schliesst das Entgelt die Steuer ein, so genügt die Angabe des anwendbaren Steuersatzes (z.B. „zuzüglich 8,0% MWST“).

Ist eine Rechnung nicht korrekt ausgestellt, hat paradoxerweise meistens nicht der Rechnungssteller das Problem, sondern der Rechnungsempfänger: Er trägt die Beweislast und die Folgen, die zum Beispiel in der Rückforderungen der Vorsteuer und in einer Aufrechnung des Gewinnes über die gesamte Rechnungssumme bestehen kann. Die Risiken sind dabei beträchtlich: bei der MWST beträgt der Betrag fast 8% der Rechnungssumme und bei der Gewinn-Aufrechnung ist der Betrag je nach Steuersatz noch höher (Zürich z.B. ca. 18%). Mit Verzugszinsen usw. kann eine falsch ausgestellte Rechnung also sehr teure Folgen für den Rechnungsempfänger haben.

Weitere Ausführungen dazu finden Sie in unserer Buchhaltungs-Hife.

UPDATE: Rechtsanwalt Martin Steiger von Steiger Legal hat auf www.startwerk.ch einen empfehlenswerten Artikel geschrieben, der vertieft auf die Themen rund um die E-Rechnungen eingeht.

15 replies
  1. Jean-Claude
    Jean-Claude says:

    Hallo Herr Brändle

    Muss eine Rechnung eigentlich zwingend auf die Adresse des Rechtsdomizils (gemäss HR) des Empfängers ausgestellt sein, oder kann diese auch auf die Postadresse lauten? Unternehmungen haben ja oftmals abweichende HR- und Korrespondenzadressen.

    Vielen Dank.

    Antworten
  2. Connie Dittmar
    Connie Dittmar says:

    Hallo Herr Brändle,

    unser Verein möchte etwas aus unserem Archiv an eine Firma im EU Ausland verkaufen, bzw. ist die Firma an diesem Artikel interessiert. Wie muss die Rechnung dafür aussehen? Ist dies MWST befreit? Muss ein Verein der nicht im Handelsregister eingetragen ist eine MWST-Nr. haben?

    Antworten
    • Thomas Brändle
      Thomas Brändle says:

      Guten Tag!

      Besten Dank für Ihre Frage. Es kommt etwas darauf an, was für ein Artikel Sie verkaufen. Ist das eine Dienstleistung oder ein physischer Gegenstand? Wie viel bezahlt Ihr Kunde dafür?

      Da Sie als Verein dem Schweizerischen Gesetzt unterworfen sind, gilt für Sie das Schweizerische Gesetzt. Von da her reichen die Angaben auf der Rechnung wie oben aufgeführt. Wenn es sich bei Ihrer Transaktion um einen Dienstleistungs-Export handelt (MWST-frei), können Sie ggf. noch den Satz „Der Leistungsempfänger schuldet die Umsatzsteuer“ auf die Rechnung schreiben.

      Ins Handelsregister muss sich der Verein eintragen, wenn er ein nach kaufmännischer Art geführtes Gewerbe führt und mehr als CHF 100’000 Einnahmen erzielt. Dies deckt sich mit der MWST Pflicht. D.h. wenn der Verein mehr als 100’000 Umsatz erzielt, ist er MWST pflichtig und braucht eine MWST-Nr.

      Gerne verweise ich Sie auch auf das Buchhaltungs-Forum. Das wäre der ideale Ort, um solche Fragen zu diskutieren.

      Freundliche Grüsse
      Thomas Brändle

      Antworten
  3. Thomas Brändle
    Thomas Brändle says:

    Hallo

    Ok, ich habe die Frage wohl falsch verstanden. Weil die Mitgliederbeiträge nicht MWST pflichtig sind, denke ich, dass dies ok wäre.

    Freundliche Grüsse
    Thomas Brändle

    Antworten
  4. Verein
    Verein says:

    Hallo Herr Brändle

    Danke für die rasche Antwort.

    Der Gedanke ist diese: ich erstelle eine einzige Rechnung in PDF unterschrieben und versende die gleiche RG an alle 200 Mitglieder ohne Empfänger. Mit der Bitte, dass jedes Mitglied sein Name im Referenz (auf dem gescannten Einzahlungsschein) schreiben soll.
    Können wir dies auch so machen?

    Danke nochmals

    Antworten
  5. Verein
    Verein says:

    Gelten diese Regelungen auch für Vereine?

    Muss ich den Empfänger eintragen bei über 200 Mitglieder? Oder genügt ein PDF-Rechnung mit dem Empfänger: Mitglieder vom Verein sowieso?

    Herzlichen Dank

    Antworten
    • Thomas Brändle
      Thomas Brändle says:

      In der Regel sind Mitgliederbeiträge von Vereinen nicht MWST pflichtig – von da her ist das Risiko viel kleiner. Wenn die Rechnungen ausserdem an Private gehen, dann ist dies beim Empfänger nicht relevant für eine Buchhaltung. Von da her denke ich, dass in dieser Situation Rechnungen gut per PDF verschickt werden können.

      Antworten
  6. Lukas
    Lukas says:

    Müssen wir von einem Betrug ausgehen, dann ist folgender Vorgang mindestens so einfach wie das Verändern von PDFs:
    * Einscannen der Papierrechnung mit einem einfachen oder guten Scanner
    * Veränderung der gescannten Rechnung mit einem Graphikprogramm
    * Ausdruck mit einem guten Drucker
    Der Zeitaufwand ist fast gleich.

    Aus Erfahrung bei der Unterstützung von entsprechenden Analysen weiss ich, dass dies nicht wirklich nachvollziehbar ist.

    Antworten
  7. Elisabeth
    Elisabeth says:

    Ich finde dies abstrakt. Natürlich könnte ich eine elektronische Rechnung später erhöhen und so bei der Steuer einreichen. Wie aber erkläre ich die Differenz zwischen meiner Zahlung und der Rechnung. Mit solchen Regelungen bewegen wir uns in eine absurde Bürokratie, welche nur einer Berufsgilde nützt… den Controllern, Prüfern und Buchhaltern!

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    • Thomas Brändle
      Thomas Brändle says:

      Hallo Elisabeth,

      Wenn eine Buchhaltung nach der vereinnahmten Methode geführt wird, wird es für einen Revisor entsprechend schwierig sein, auf solche Differenzen zu stossen – das ist dann quasi die Suche nach der Nadel im Heuhaufen. Bei professionell geführten Buchhaltungen nach der vereinbarten Methode bleibt eine Position offen und eine gefälschte Rechnung könnte eher auffliegen.

      Ich gebe Dir aber Recht: diese Regelungen sind ganz und gar nicht KMU freundlich und bergen Risiken für viele kleine Firmen. Deshalb sollten sie stark aufgeweicht werden.

      Antworten
  8. Hartwig
    Hartwig says:

    Inzwischen stelle ich meine Rechnungen an Kunden in der Bundesadministration über „e-Rechnung light“ der PostFinance. Da braucht man kein PDF mehr, aber natürlich die oben aufgeführten Angaben.

    Was mir in dieser nützlichen kleinen Instruktion noch gefehlt hat, weil es immer wieder gefragt wird und oft ein Problem darstellt, obwohl es eine Negativanforderung ist: Eine Rechnung braucht nicht unterschrieben zu sein. Insofern ist die SuisseID-Anforderung eine Verschärfung. Erst wenn man nach der x-ten Mahnung eine Forderung ernsthaft geltend machen will, benötigt man die Unterschrift. Es ist von Vorteil, eine Rechnung nicht zu unterschreiben. Bei – immer mal vorkommenden – menschlichen Fehlern, macht man sich nicht gleich der Urkundenfälschung schuldig.

    Antworten
  9. Philipp Wespi
    Philipp Wespi says:

    Der Bericht oben hat bei mir einmal mehr Kopfschütteln über unsere Bürokratie ausgelöst… Eletronischer Rechnungs-Versand: Das könnte doch pragmatisch dahingehend gelöst werden, dass ich als Empfänger einer elektronischen Rechnung, welche nicht zertifiziert wurde, diese einfach ausdrucke und ablege bzw. manuell verarbeite. Bei einer Steuerrevision kann ja nicht festgestellt werden, ob die Rechnung mittels Post oder Email zugestellt wurde, sofern sie sämtliche im Artikel genannten Bestandteile enthält?

    Dies fördert zwar kein papierloses Büro und ist nicht sonderlich umweltfreundlich, aber zwecks Verarbeitung wird die Rechnung heutzutage ja (leider) meist sowieso gedruckt.

    Antworten
    • Thomas Brändle
      Thomas Brändle says:

      Die PDF-Rechnung auszudrucken ist natürlich ein gangbarer Work-Around. Dennoch werden die Behörden daran keine Freude haben, wenn sie das mitbekommen würden.

      Der Gesetzgeber will mit der Regelung der digitalen Signatur sicherstellen, dass eine Rechnung im Nachgang nicht verändert werden kann. Es könnte ja jemand auf die Idee kommen, den Rechnungs-Betrag zu erhöhen, um damit mehr Vorsteuer vom Staat zurückzufordern und letztlich auch den Gewinn zu verkleinern, damit weniger Steuer bezahlt werden muss. Dies ist mit Standard-Tools bei einem PDF sehr einfach. Ich behaupte, dass jemand der diese kriminelle Energie aufbringt, auch ein Papierbeleg locker fälschen kann. Buchhalterisch können Fälschungen früher oder später an die Oberfläche kommen, weil der Rechnungsbetrag dann nicht mit der Zahlung übereinstimmt. Zudem wäre die Veränderung von Belegen nach dem Strafgesetzbuch eine Urkundenfälschung, die mit bis zu 5 Jahren Gefängnis bestraft werden kann.

      Im umliegenden Ausland wurden die Gesetze alle dahingehend angepasst, dass unsignierte PDFs akzeptiert werden. Es ist hoffentlich nur eine Frage der Zeit, bis die Schweizer hier endlich nachziehen und das Leben für KMU vereinfachen.

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