So wird Ihr Unternehmen papierlos!

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Kann Ihr Unternehmen wirklich papierlos werden? Es gibt viele Gründe, wieso Sie Ihren Papierverbrauch reduzieren sollten: Wenn Sie es richtig machen, eliminieren Sie kostspielige Medienbrüche, haben von überall her den Zugriff auf alle Daten, erhöhen die Effizienz, senken die Kosten, verbessern die Transparenz und schonen erst noch die Wälder. Doch ein wirklich papierloses Büro einzuführen, ist gar nicht so einfach: alte Gewohnheiten und technische Herausforderungen stehen einer Veränderung oft im Wege. In diesem Beitrag geben wir Ihnen für die Transformation die wichtigsten Tipps aus eigener Erfahrung.

Wie ich papierlos wurde

Es sind schon bald 15 Jahre her: Auf meinem Pult und im Regal stapelten sich die Papierberge. Sie bestanden aus Rechnungen, Steuerunterlagen, Sichtmäppchen und Couverts voll von Quittungen, handschriftlichen Notizen aus unzählig vielen Meetings. Jedes Mal, wenn ich vor der Suche nach einer Information stand, lief mir ein kalter Schauer den Rücken hinunter. Wie würde ich das eine gesuchte Papier im Stapel finden? Oft gab ich die Suche auf, bevor ich überhaupt damit begonnen hatte.

Ordnung ins Chaos brachte ich jeweils nur einmal pro Jahr: Ich nutzte die ruhigen Tage zwischen Weihnachten und Neujahr, um alles zu sortieren und in verschiedene Ordner für Rechnungen, Versicherungsunterlagen, Verträge, Sozialversicherungen usw. einzuordnen. Dabei ging viel zu viel Zeit verloren. Und waren die Unterlagen einmal eingeordnet, war dies meistens sowieso schon zu spät: ich musste nie mehr auf sie zugreifen.

Irgendwann kam der Zeitpunkt, an dem ich endgültig Schluss machen wollte mit meinem Papier-Chaos. Ich entledigte mich von vielen alten Dokumenten. Den Rest scannte ich mit einem Profi-Scanner mit hohem Durchsatz ein und speicherte alles auf meiner Synology ab.

Warum papierlos werden?

Seither bin ich vollständig digital. Ich reise mit leichtem Gepäck, das im Wesentlichen aus meinem iPad und einem schlanken Computer besteht. Ob ich für eine Besprechung ausserhalb des Büros bin, im Homeoffice oder in unserer Deutschen Niederlassung in Köln arbeite: mit wenigen Klicks kann ich auf alle Dokumente zugreifen, sie durchsuchen und sie mit meinen Teamkollegen, Kunden und Partnern austauschen.

Hier die wichtigsten Argumente:

Sparen Sie Zeit!

Drucken Sie Dokumente aus, um sie zu überprüfen? Papier-Dokumente erfordern wesentlich mehr Zeit in der Verwaltung. Bedenken Sie, wie viel Zeit Sie damit verbringen, Ihre Notizen auf Papier zurück in eine elektronische Datei zu übertragen. Ihre Aufzeichnungen auf Papier kosten Sie über die Ablage und die Suche wesentlich mehr Zeit, als Sie denken. Die Zusammenarbeit mit externen Stellen wie zum Beispiel Ihrem digitalen Treuhänder wird wesentlich effizienter.

Sparen Sie Platz!

Stellen Sie sich ein Büro ohne Aktenschränke aus Stahl, gefüllte Kartonschachteln oder ohne meterweise Regalen vor. Wie viel Wert ist Ihnen ein Bürotisch ohne Papierstapel und mit freier Aussicht auf ein schönes Bild an der Wand anstelle eines Regals mit Ordnern? Ein Büro mit Pflanzen und Kunst an der Wand ist wesentlich inspirierender als der Blick auf die Aktenablage.

Gewinnen Sie Sicherheit!

Wenn in Ihrem Büro ein Feuer ausbricht, ein Wasserschaden eintritt, ein Einbruch stattfindet oder eine andere Katastrophe passiert, dann sind Sie mit einem grösseren Problem konfrontiert. Auch nach einem Brand wollen die Steuerbehörden Ihre Buchhaltungs-Unterlagen einsehen. Ein guter Grund, Ihre Daten in der Cloud zu speichern ist die Sicherheit. Alles – von der Buchhaltung über Ihre Projekt-Unterlagen oder Kunden-Daten – kann zum Schutz verschlüsselt werden. Ausserdem ist ein Backup Ihrer digitalen Daten einfach zu erstellen. Dies macht sie praktisch unantastbar für physische Gefahren, die in und um Ihr Büro lauern. Nicht jeder Mitarbeiter benötigt Zugriff auf die kompletten Firmendaten. In einer digitalen papierlosen Ablage können Sie den Zugriff je nach Person elegant steuern und einstellen, wer welche Daten sehen darf.

Sparen Sie Geld!

Ein Papier kostet nur ein paar Rappen. Aber das Zubehör ist wesentlich teurer: Für einen Kopierer, teure Patronen, Aktenschränke, Regale, Ordner, Archivierungskisten, etc. können tausende von Franken verschwendet werden. Und wenn sie noch immer Rechnungen und Briefe per Post versenden, haben Sie hohe Auslagen für Porto. Abgesehen davon: Laserdrucker im Büro geben giftige Tonerpartikel und Tonerstaub ab, die gesundheitsgefährdend sein können.

Werden Sie agiler!

In der heutigen Welt, wo erwartet wird, dass alles nonstop verfügbar ist, können Sie es sich nicht mehr leisten, einen Kunden auf später zu vertrösten, nur weil eine Akte sich im Büro befindet. Sie müssen überall in der Lage sein, eine Anfrage vollständig zu beantworten, ein Dokument abzurufen oder eine Rechnung zu versenden. Wenn Sie sich auf Papier verlassen, ist das einfach nicht möglich.

Attraktivere Arbeitsplätze!

Viele Mitarbeiter arbeiten gerne von zu Hause aus – oftmals sogar effektiver als im Büro, weil sie nicht von den Arbeitsnachbarn abgelenkt werden. Das papierlose Büro ist die Grundlage dafür, dass Ihre Mitarbeiter im Home-Office genauso gut arbeiten können wie im Büro. Ausserdem eröffnen Sie sich damit die Möglichkeit, auch Spezialisten oder Freelancer beizuziehen, die Sie vielleicht nicht unbedingt vor Ort finden können, sondern irgendwo im Ausland sitzen.

Bieten Sie einen besseren Kundenservice!

Vergessen Sie es, sich durch Papierakten zu wühlen, wenn ein Kunde mit einer Frage anruft. Verlegte Papiere lösen keine Panik mehr aus. Die papierlose Arbeitsweise ermöglicht Ihnen einen sofortigen Zugriff auf alles: Ihre Projekt-Dokumentation, die Buchhaltung, Ihre gesamte Ablage. Wenn Sie papierlos arbeiten, werden Sie nie mehr etwas verlieren.

So werden Sie papierlos

Am einfachsten ist es, wenn Sie schon gar nicht erst Papier in Ihr Unternehmen geschickt erhalten. Gehen Sie systematisch vor und klären Sie ab, ob Ihre Lieferanten Ihnen PDF-Rechnungen zustellen können (die elektronische Rechnung, die gescannte Papierrechnung und die Papierrechnung in der Schweiz gleichgestellt!). Bitten Sie Geschäftspartner, mit Ihnen auf elektronischem Weg zu korrespondieren – und kleben Sie einen „Stopp-Werbung“ Sticker auf Ihren Briefkasten!

Es gibt clevere Services, die Ihnen Ihre Post digitalisieren:

  • E-Post Office: Mit diesem Dienst digitalisiert Ihnen die schweizerische Post Ihre Briefe, bevor diese überhaupt in Ihrem Briefkasten ankommen.
  • Scanning-Service von Run my Accounts: Sie können wahlweise Ihre gesamte Post oder nur gewissen Lieferantenrechnungen an Run my Accounts umleiten. Wir scannen alles ein und übermitteln Ihnen Buchungsbelege und Briefe in unserem Workflow-Modul.

Digitalisieren

Wenn Sie neues Papier erhalten, digitalisieren Sie es sofort – und zwar bevor es in Ihrem Unternehmen überhaupt in den Umlauf gerät. Dazu verwenden Sie am z.B. folgende Tools:

  • Mit dem Dokumenten-Scanner Fujitsu ScanSnap iX1500, der gleichzeitig die Vorder- und Rückseite digitalisiert.
  • Mit einem Doxie-Scanner bei kleinem Volumen. Der Doxie-Scanner ist klein, wird mit einem Akku betrieben und speichert die Scans unkompliziert auf einer SD Karte ab. Lesen Sie hier unseren Erfahrungsbericht zum Doxie Scanner.
  • Mit einer Scanning App wie ScanPro, mit der sie die Scans direkt in Dropbox oder Google Drive speichern.
  • PDFScanner ist eine total simple Scanning Software für den Mac inkl. OCR Erkennung.
  • Rechnungen und Spesen-Belege scannen Sie als Run my Accounts Kunde am besten direkt mit unserer Spesen-App RmA Cockpit
Spesen-App
Mit der Spesen App RMA Cockpit von Run my Accounts machen Sie Spesen-Abrechnungen papierlos.

Wo sollen Sie Ihre Dokumente speichern?

Die Platzhirsche sind sicherlich Dropbox.com, GoogleDrive oder OneDrive. Diese Cloud-Lösungen bieten sehr viel Speicher bei tiefem Preis und haben tolle Integrationen zu vielen populären Digitalisierungs-Tools. Wer jedoch Wert auf Privatsphäre legt, sollte sich auch die folgenden Speicher-Systeme anschauen:

  • Ein Synology NAS können Sie in Ihrem Büro aufstellen. Über das integrierte VPN können Sie von überall her zugreifen. Achten Sie darauf, dass Sie ein Backup auf ein zweites Synology NAS erstellen, das an einem sicheren Ort ausserhalb Ihres Büros steht.
  • Nextcloud ist sehr nützlich, wenn Sie auf der Suche nach einem Pendant zu Dropbox.com sind, die Daten aber beim Hoster Ihres Vertrauens speichern wollen. Unser Partner Stepping-Stone bietet mit Stoney-Cloud eine Out-of-the-Box Lösung für Nextcloud an, die Sie sich anschauen sollten.

Ganz sicher wird Ihr Online-Speicher, wenn Sie diesen mit der Software von Cryptomator verschlüsseln. Cryptomator können Sie auch mit Dropbox.com oder GoogleDrive nutzen. Cryptomator bietet ausserdem Apps fürs Smartphone oder iPad an.

System zur Ablage Ihrer papierlosen Dokumente

Die meisten Cloud-Speicher bieten hervorragende Suchfunktionen an. Dennoch ist es sehr empfehlenswert, wenn Sie Ihre Dokumente auch im Online-Speicher systematisch ablegen. Seien Sie konsequent und gewissenhaft, wenn es um die Pflege Ihres Ablagesystems geht.

Bei Run my Accounts haben wir das folgende Ablagesystem entwickelt, das gleichzeitig intuitiv und robust ist. Neue Mitarbeiter gewöhnen sich rasch daran und finden alle Dokumente sofort.

  1. Wir haben verschiedene Laufwerke, die wir nach Prozess unterteilen.
  2. In diesen Prozess-Laufwerken gibt es immer 2 Ordner:
    • Hilfsmittel: Darin legen wir alle Dokumente ab, die universelle Gültigkeit haben, z.B. die aktuell gültigen Vertragsvorlagen.
    • Dokumente: Diesen Ordner unterteilen wir in Unterordner für die Jahre: 2018, 2019, 2020, … Je nach Anzahl der Dokumente erstellen wir in den Jahres-Ordnern noch Unterordner. In den Dokumenten-Ordnern legen wir Dateien ab, die an einem bestimmten Datum entstanden sind, z.B. einen unterzeichneten Vertrag oder eine Präsentation.
  3. Die Dokumente schreiben wir immer nach demselben Muster an: z.B. 20200310_Dokumentenname, wobei die ersten 4 Ziffern, das Jahr, Ziffer 5-6 der Monat und die letzten zwei Stellen den Tag darstellen. So lassen sich die Dokumente einfach nach Namen sortieren. Die neuesten Versionen erscheinen so immer oben.

Beispiel:

  • Sales:
    • Hilfsmittel
      • AGB.pdf
      • Vertragsvorlage.docx
    • Dokumente:
      • 2019
        • 20190310 Vertrag mit Test AG.pdf
      • 2020
        • 20200310 Vertrag mit Muster AG.pdf

Dokumente von Kunden legen wir nach derselben Methode ab, nur dass wir dafür ein separates Laufwerk „Kunden“ benutzen.

Cloud-basierte Software verwenden

Von der Buchhaltung über Projektmanagement bis zur Notizensoftware: es gibt nichts bequemeres als Cloud-Software. Ihre Daten sind sicher, geschützt und für Sie leicht und ortsunabhängig zugänglich. Zu den nützlichen Anwendungen gehören:

  • Online-Buchhaltungs-Software von Run my Accounts: Die beste Software für das Outsourcing Ihrer Buchhaltung. So sind Sie immer tagesaktuell, haben keinen Aufwand für die Buchführung und sie legen damit die Grundlage für ihr papierloses Büro.
  • Evernote ist Ihr virtuelles Gehirn in der Cloud. Ich speichere alle meine Notizen in Evernote. Evernote hat Apps auf allen gängigen Plattformen und es gibt viele nützliche kleine Helfer, mit denen man die Daten in Evernote speichern kann.
  • Remember the Milk: die To-Do-Liste in der Cloud.
  • Asana: eine cloudbasierte Projekt-Management Software, mit der Sie Aufgaben elegant in ihrem Team verteilen.
  • Hubspot: ein sehr umfassendes CRM System mit vielen Erweiterungen. Gratis in der Basis-Version.
  • Timestatement: eine einfache Schweizer Zeiterfassungs-Software
  • Digitaler Kalender: Nutzen Sie dazu die integrierten Groupware-Funktionalitäten von GSuite von Google oder Outlook von Microsoft.
  • Google Docs: Mit diesen Tools verlagern Sie die Textverarbeitung, Ihre Spreadsheets und Präsentationen in die Cloud. Praktisch sind insbesondere auch die Funktionen zum kollaborativen Arbeiten: Ihre Mitarbeiter können gleichzeitig und in Echtzeit dasselbe Dokument bearbeiten.
  • Slack: das ausgefeilte Chat Programm vereinfacht vor allem die interne Kommunikation.
iPad Spesenmodul Online-Buchhaltungs-Software
Online-Buchhaltungs-Software von Run my Accounts mit Spesen-Archiv

Papierlose Unterschriften

In einem papierlosen Büro wäre es paradox, einen Vertrag auszudrucken, diesen zu unterschreiben und wieder einzuscannen. Das geht viel einfacher und erst noch rechtssicher: Mit skribble.com können Sie Verträge mit einer rechtssicheren qualifizierten digitalen Signatur unterschreiben. Dies geht ganz einfach: Sie laden das PDF hoch, unterzeichnen es digital und geben die Mailadressen Ihrer Vertragspartner an. Ihre Vertragspartner erhalten von skribble.com eine E-Mail und können ebenfalls unterzeichnen. Der Signatur-Vorgang ist nur unwesentlich teurer als eine Briefmarke. Schneller und einfacher können Sie Verträge nicht mehr unterzeichnen. skribble.com ist übrigens ein erfolgreiches Schweizer Startup.

Alternative Lösungen (aber nicht mit einer nach Schweizer Recht gültigen digitalen Signatur) sind zum Beispiel Docusign oder SignRequest.

Digitale Buchhaltung

Online-Buchhaltungs-Software Dashboard-Modul

Gerade die Buchhaltung ist in den meisten Unternehmen der Ort, wo der intensivste Papier-Austausch stattfindet. Die Gesetze verlangen, dass die Unterlagen auch noch während 10 weiteren Jahren aufbewahrt werden. Bankbelege, Spesen-Quittungen, Eingangs- und Ausgangsrechnungen müssen sortiert, zur Bewilligung vorgelegt, eingebucht, bezahlt und abgelegt werden.

Eine digitale Buchhaltung ist nicht nur aktueller. Sie ist vor allem auch effizienter, günstiger und ermöglicht ihnen – sofern sie solide geführt ist – den Zugriff auf aktuelle Auswertungen und Statistiken zu ihrem Unternehmen, die sie bei Ihren Entscheidungen unterstützen.

Insbesondere können Sie dank einem papierlosen Büro davon profitieren, dass Medienbrüche verhindert werden. Sind die Dokumente erst einmal digitalisiert, können smarte Verarbeitungstools mit Machine-Learning-Technologie die Effizienz boosten und die Qualität verbessern. Vorbei sind die Zeiten, in denen die Abstimmung von Bankkonten mühsam von Hand gemacht werden müssen und Stunden an Arbeit verschwendet werden, um Tippfehlern auf die Spur zu kommen.

Wie kommen Sie zu einer digitalen Buchhaltung? Lassen Sie sich von Run my Accounts beraten oder holen Sie in nur 30 Sekunden eine Offerte für Ihre Buchhaltung ein.

Ein Tipp für Liebhaber von Stiften

Auch wenn Sie gerne von Hand schreiben: Papierlos macht das noch viel mehr Spass mit dem Paper Tablet von reMarkable. Überzeugen Sie sich selber:

Nutzen Sie einen zweiten Bildschirm

Wenn Sie zu den Personen gehören, die sich gerne mehrere Dokumente gleichzeitig ansehen, ohne ständig zwischen Apps oder Registerkarten hin- und herwechseln zu müssen, sollten Sie sich zwei Monitore für Ihren Schreibtisch zulegen. Dadurch wird der Drang zum Drucken verringert. Fakten und Zahlen können Sie so einfacher mit einem anderen Dokument vergleichen.

Papierlos geht’s besser!

Der Übergang ins papierlose Büro ist am Anfang sicher gewöhungsbedürftig und es braucht viel Disziplin, sein Verhalten anzupassen und alles sogleich zu digitalisieren, um keine Papierstapel mehr entstehen zu lassen. Der Lohn dafür ist, dass Sie durch den Verzicht von Papier eine Menge Zeit und Ärger sparen. Dies unabhängig davon, ob Sie in einem Kleinstunternehmen, als Freelancer, in einem grösseren Unternehmen oder in der Verwaltung arbeiten. So lange Sie ein Smartphone und ein Laptop haben, können Sie von überall her – natürlich auch während einer Pandemie – papierlos arbeiten.

Entledigen Sie sich endgültig von Druckern, Ordnern und Gestellen. Unterbrechen Sie den alltäglichen Papierfluss durch Ihr Unternehmen. Hören Sie auf, Einzahlungsscheine per Post einzuschicken, um diese zu bezahlen. Stoppen Sie das Bearbeiten von Präsentationen mit einem Stift. Gehen Sie jetzt das Projekt an, endgültig papierlos zu werden!

Werden auch Sie papierlos!

Am besten mit der Buchhaltungs-Abteilung aus der Steckdose von Run my Accounts.

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3 Kommentare zu „So wird Ihr Unternehmen papierlos!“

  1. Papierloses Büro – davon träume ich. Ich bin dran, die ersten Schritte getan. Unsicher bin ich immer noch mit der Buchhaltung. reicht es denn, wenn ich Kreditoren, Debitoren, Belege etc digital habe und das Papier wegschmeisse (solange sie noch in Papierform kommen). Ebenfalls die Steuer- und Versicherungsordner sind so mühsam. darf ich das alles scannen und ab in den Papierkorb? danke für euren support.

    1. Sehr geehrte Frau Aegerter

      Vielen Dank für Ihren Kommentar und den wirklich wichtigen Hinweis. Wir haben über diese Situation in einem anderen Blog Papierbelege vernichten berichtet. Dort können Sie sich auch ein Schreiben der Steuerverwaltung anschauen, wo die Situation beschrieben wird. Die Steuerverwaltung ist diesbezüglich mittlerweile wirklich sehr liberal!

      Hier der Link zum Blog: https://www.runmyaccounts.ch/2018/03/papierbelege-vernichten/

      Mit freundlichen Grüssen
      Thomas Brändle

  2. Ausgezeichneter Artikel – so stelle ich mir das papierlose Arbeiten vor. Seit drei Jahren bin ich dran. Das Büro ist viel angenehmer geworden und die Logik meiner Ablage hat sich auch verbessert. Mein Fazit: Es ist eine Daueraufgabe, die aber nach den ersten grossen Anstrengungen immer wieder kleine Erfolgserlebnisse und mehr Klarheit bringt!

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