7 Zeichen dafür, dass Sie Ihre Buchhaltung outsourcen sollten

Buchhaltung outsourcen

Buchhaltung outsourcen? Wir Unternehmer sind Macher. Wir lieben es, anzupacken und umzusetzen. Unsere Beharrlichkeit und unser Wille ermöglicht es uns erst, eine Firma erfolgreich aufzubauen. Erfolg mit der eigenen Firma zu haben, ist schon anspruchsvoll genug. Der Aufbau der Geschäftsidee gelingt, nur wenn Sie als Unternehmer haushälterisch mit dem investierten Geld umgehen. Dies erfordert es, die Kosten tief zu halten, so lange noch nicht alles perfekt eingespielt ist und das Geld zu fliessen beginnt.

Wenn die Firma wächst, dann wachsen auch die Verantwortlichkeiten. Gegenüber einem selber, den Mitarbeitern und den Kunden. Mit mehr Aufgaben wird die Zeit knapper. Irgendwann ist der «Do it yourself Ansatz» einfach nicht mehr genügend nachhaltig. Es wird notwendig, Prozesse zu professionalisieren. Oft wird das Bedürfnis bei der Buchhaltung offensichtlich.

Die Buchführung mag am Anfang sehr einfach sein: Gerade weil ein Unternehmen zu Beginn die Kosten tief hält und nicht viele Rechnungen schreibt, bleibt das Volumen der Buchhaltungs-Transaktionen tief. Vielleicht reicht dafür eine einfache Excel-Buchhaltungs-Vorlage oder eine FiBu-Software. Wenn die Firma zu wachsen beginnt, sieht die Sache anders aus: mehr Papierkram, höhere Anforderungen an die Aussagekraft der Zahlen, Investoren, die Transparenz einfordern, usw. Da können Fehler schnell ins Geld gehen.

Möglicherweise kommt dann die Zeit, in der Sie sie sich zuletzt um die Buchhaltung kümmern wollen. Andere Dinge wie Kundenbetreuung und Ausbildung der eigenen Mitarbeiter werden wichtiger. Um Ihnen eine Entscheidungshilfe zu bieten, haben ich hier 7 Zeichen zusammengestellt, an denen Sie erkennen, dass die Zeit gekommen ist, einen Strich zu ziehen und Ihre Buchhaltung an einen professionellen Anbieter auszulagern.

1. Ihnen fehlt einfach die Zeit

Ihre To-Do Liste wächst und wächst. Sie müssen Ihre Mitarbeiter enger begleiten, Ihre bestehenden Kunden betreuen und neue gewinnen, Ihren Service ausbauen, usw. Raubt Ihnen die Buchhaltung den letzten Nerv? Und Ihre kreative Energie? Sie fühlen sich überarbeitet und die Buchhaltung schadet Ihrer Arbeitsqualität? Dann sollten Sie Ihre Buchhaltung outsourcen!

Sie sollten sich laufend fragen, ob das was Sie tun, wirklich effektiv genug ist. Setzen Sie Ihre Arbeitskraft wirklich möglichst gewinnbringend für Ihre Vision ein? Gerade die Buchhaltung gehört nicht zum Kerngeschäft. Damit Sie sich für das wichtige befreien können, sollten Sie sich überlegen, Ihre Buchhaltung an einen Profi auszulagern, der Sie entlastet und Ihnen gleichzeitig aktuelle und verlässliche Zahlen liefern kann.

2. Sie hinken immer hinterher

Haben Sie es aufgegeben, Ihre Bücher aktuell zu führen? Stapeln sich Rechnungen, Bankbelege, Quittungen in Ihrer Beleg-Ablage? Haben Sie schon ein paar Tage nicht mehr nachgeschaut, welcher Ihrer Kunden die Rechnungen noch nicht bezahlt hat? Erhalten Sie eventuell sogar Mahnungen von Ihren Lieferanten? Wenn Sie einen latenten inneren Widerstand spüren, Ihre Bücher aktuell nachzuführen, dann ist es möglicherweise schon so weit.

Oft liegt es an einer inkompatiblen Systemlandschaft – die Sie von der Buchhaltung abhält: Ein Webshop, der nicht mit der Buchhaltung verbunden ist, das System, wie Sie Ihre Rechnungen schreiben ist zu wenig in andere Prozesse integriert, usw. Dies mag viel manuelle Arbeit für Sie bedeuten, welche den Aufwand förmlich explodieren lässt.

Das Problem einer nicht nachgeführten Buchhaltung ist, dass Sie Ihre Finanzen nicht im Griff haben. Immer bleibt das mulmige Gefühl im Bauch, Ihr Geschäft doch nicht ganz so gut durchschauen, wie Sie es sollten. Möglicherweise lauert eine böse Überraschung, wenn Sie das nächste Mal einen Blick auf Ihr Bankkonto werfen. Ist eines Tages plötzlich weniger Geld auf dem Konto vorhanden, als Sie es sich erhofft hatten? Was bedeutet der tiefe Bankkonto-Saldo?

Eine ordentlich nachgeführte Buchhaltung hilft Ihnen, die Sicherheit zurückzugewinnen. Buchhaltung outsourcen beim richtigen Service-Provider hilft.

3. Sie vertrauen Ihren Buchhaltungs-Fähigkeiten nicht

Sie sind der Experte in allen operativen und strategischen Fragen rund um Ihre Firma. Sie schaffen es, Ihren Kunden einen ausserordentlichen und einzigartigen Service zu bieten. Doch niemand kann ein Experte in allen Themen sein. Gerade Buchhaltung erfordert viel Detail- und Spezialwissen und sie müssen bei der Steuergesetzgebung immer auf dem Laufenden sein, um keinen Fehler zu machen. Eine ausgelagerte Buchhaltung bringt ihnen möglicherweise mehr Seelenfrieden und einen besseren Fokus auf das, was Sie wirklich gut können: Ihr Geschäft zu entwickeln.

4. Sie können Ihre Ausgaben nicht belegen

Ein unstrukturierter Umgang mit der Buchhaltung bedeutet zu oft, dass Belege verloren gehen. Dies bedeutet viel Sucharbeit – oder man hält es letztlich pragmatisch und lässt es einfach bleiben mit dem Nachweis. Leider aber ist es so, dass Sie nur Kosten abziehen können, die Sie belegen können. So kann es bei Mehrwertsteuer später in einer Steuerrevision richtig teuer werden, wenn Sie Rechnungen und Quittungen nicht mehr auffinden können. Dann bleiben Sie auf 7.7% ihrer Kosten oder im schlimmsten Fall sogar auf 100% sitzen. Diese Versäumnisse rächen sich meist erst sehr viel später – aber dann umso heftiger und fataler. Ein professioneller Buchhaltungs-Service kann Sie beraten, was Sie alles abziehen können – möglicherweise mehr als Sie gedacht haben!

5. Sie rennen immer den Fristen hinterher

Nähert sich die Abgabefrist für die MWST-Abrechnung oder die Sozialversicherungen und Ihre Buchhaltung ist noch immer nicht up to date? Erleben Sie immer wieder denselben unnötigen Stress und zahlen Verzugszinsen wegen verpasster Abgabetermine? Möglicherweise bedeutet das, dass auch Ihr Treuhänder immer wieder unerwartet einspringen und die Dinge für Sie bereinigen muss. Bereinigen ist viel aufwändiger, als die alles von Anfang an richtig zu machen. Das kann Sie schnell teuer zu stehen kommen. Wieso also nicht gleich die Buchhaltung outsourcen?

6. Fokus nicht auf dem Wesentlichen

Wenn Sie Ihre Bücher führen, dann machen Sie möglicherweise nicht die Aufgabe, die Sie wirklich erledigen sollen. Die wirklich wichtigen Aufgaben sind diejenigen, die einen unmittelbaren Einfluss auf Ihren Umsatz und das Befinden Ihrer Kunden haben.

Seien Sie ehrlich mit sich selber: wie viel Zeit verbringen Sie effektiv mit Ihrer Buchhaltung? Sind es 2 oder 3 Abende pro Monat? Sind es ganze Wochenenden, an denen Sie sich doch besser eine kreative Pause gönnen und sich vom Alltagsstress erholen würden? Oder arbeiten Sie sogar während den Büro-Öffnungszeiten an Ihrer Administration an Stelle mit Ihren Kunden?

7. Ihr Cashflow ist nicht voraussehbar

Ist es Ihnen jemals passiert, dass Sie eine Rechnung nicht rechtzeitig bezahlen konnten, weil Ihr Bankkonto keine genügende Deckung aufwies? Und war es möglicherweise so, dass Sie total unerwartet von dieser Situation getroffen wurden? Ein solches Szenario kann natürlich immer unterschiedliche Gründe haben: Möglicherweise hat einer ihrer grossen Kunden seine Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt. Oder sie haben übersehen, dass Sie die Quartals-Rechnung der AHV noch bezahlen mussten. Letztlich kann eine solche Situation fatale Konsequenzen haben. Eine nachgeführte aktuelle Buchhaltung hilft Ihnen so oder so, solche Situationen vorauszusehen und entsprechende Massnahmen zu treffen, damit diese nicht eintreten. Verlassen Sie sich beim Thema Cashflow besser auf Fakten als auf Ihr Bauchgefühl!

Folgerung: Buchhaltung outsourcen

Je grösser und erfolgreicher eine Firma wird, desto eher ist Selbermachen der zweitbeste Ansatz für die Buchhaltung. Wachstum bedeutet Komplexität, mehr Aufgaben, mehr Verantwortung. Sie sollten den Anforderungen Ihrer wachsenden Unternehmung gerecht werden und loslassen. Nur wenn Sie sich immer wieder redundant machen, dann lassen Sie ihrer Firma genügend Raum, um zu wachsen. Speziell sollten Sie das in Bereichen tun, in denen Sie keine Kernkompetenz für Ihre Unternehmung entwickeln wollen. Dieser Beitrag zeigt Ihnen 7 Zeichen auf, dass es Zeit sein könnte, die Buchhaltung zu outsourcen. Haben Sie diesen Punkt erreicht?

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