Ein Unternehmen ohne Budget zu führen, ist wie Autofahren mit verbundenen Augen. Sie brauchen ein Budget! Ein Budget ist die Grundlage dafür, dass Sie Ihre Liquiditätslage im Griff haben und das Geld gezielt einsetzen, um Ihre Ziele mit dem Unternehmen zu erreichen.
Allein der Budgetierungs-Prozess hat schon einen grossen Nutzen in sich: Sie können viel über Ihr Geschäft lernen! Wie hängen die Kosten mit den Umsätzen zusammen? Was sind Ihre Wachstumstreiber? Wo können Sie Geld einsparen? Was haben verschiedene Massnahmen auf Ihren Gewinn und den Cash-Flow für einen Einfluss? Ein Budget hilft Ihnen, die finanzielle Mechanik hinter dem Betrieb besser zu verstehen und das Geschäftsmodell zu optimieren.
Wenn Sie etwas erreichen und ihr Geschäft wachsen soll, dann kommen Sie genauso wenig um ein Budget herum, wie ein Startup, welches mit knappen Mitteln seine Expansion planen muss. Auch wenn einmal nicht alles so rund läuft und die Umsätze rückläufig sind, dann kann ein Budget und das damit erlernte Verständnis Gold wert sein.
Weil das Budget ein essenzieller Faktor für den Unternehmenserfolg ist, habe ich die aus meiner Sicht 16 wichtigsten Tipps für die Budgetierung zusammengestellt.
Nr 1: Der Budget Planungs-Prozess
Ein gut durchgeführter Budget Prozess fasst die Formulierung strategischer Erwartungen aus dem Verwaltungsrat, die Erstellung, Genehmigung, Durchsetzung, das Tracking und eine allfällige notwendige Anpassung zusammen. So gesehen ist die Budgetierung ein wichtiges Kontroll- und Steuerungs-Instrument für die Führung des Unternehmens.
Damit die strategischen Ziele erreicht werden können, ist es wichtig, dass der Verwaltungsrat entsprechende Erwartungen aufstellt. Dies kann in Form einer Wachstumsquote, einer bestimmten Umsatzgrösse oder einem Marktanteil ausgedrückt werden.
Die Planung sollte dort beginnen, wo die Unternehmung die stärkste Limitierung hat, z.B. beim Erfolg im Verkauf oder beim Personal (besonders bei Branchen mit Fachkräftemangel). Danach richten sich die anderen davon abhängigen Werte aus und werden von dieser Vorlage abgeleitet.
Meist geht man beim Budgetieren in verschiedenen Iterationen vor. Es dauert eine Weile, bis alle Anspruchsgruppen die gegenseitigen Wechselbeziehungen verstanden und Ihre Pläne aufeinander abgestimmt haben. Dieser Vorgang der Iterationen ist essenziell: er schafft das notwenige Verständnis für die Zusammenhänge innerhalb des Unternehmens und richtet verschiedene Abteilungen auf das gemeinsame Ziel aus.
Nr. 2: Unterscheiden Sie zwischen fixen und variablen Kosten
Fixe Kosten wie Mieten, Leasing, Versicherungsprämien etc. können Sie nur über längere Zeit beeinflussen. Variable Kosten hingegen hängen stärker von anderen Grössen wie zum Beispiel dem Umsatz ab.
Die Unterscheidung im Budget zwischen fixen und variablen Kosten gibt Ihnen die Möglichkeit, die Berechnung der variablen Kosten per Formel an die Umsätze zu koppeln und so eine genauere Planung zu erreichen. Zum Beispiel können Sie den Materialaufwand oder die für die Leistungserbringung notwendigen Personalkosten in der Berechnung an den Umsatz koppeln.
Mehr über fixe und variable Kosten erfahren Sie in unserem Blog Variable Kosten: was Sie im KMU wissen müssen!
Nr. 3: Planen Sie auf Monatsbasis
Die meisten Unternehmen kennen unter dem Jahr gewisse Schwankungen oder Saisonalitäten. Vielleicht ist während der hellen Jahreszeit bei Ihnen einfach weniger los. Oder es bleibt während der Ferienzeiten eher still. Deshalb ist es meistens weniger sinnvoll, nur das volle Jahr zu planen. Viel besser ist es, auf Quartals- oder gar Monatsbasis zu planen. Letztlich wollen Sie unter dem Jahr in der Lage sein, die Zielerreichung zu vergleichen.
Ausserhalb der Saison wird weniger Umsatz erzielt. Dann braucht es auch weniger Personal. Gerade in saisonalen Betrieben ist es deshalb wichtig, die Überstunden entsprechend abzugrenzen: während der Hochsaison fallen höhere Personalkosten an – ausserhalb der Saison kompensieren viele Mitarbeiter ihre Überzeit oder sind in den Ferien. Ohne Abgrenzungen wird der Gewinn während der Hochsaison zu hoch ausgewiesen und ausserhalb der Saison türmen sich zu hohe Verluste auf.
Nr. 4: Planen Sie nicht zu stark ins Detail
In den Anfangszeiten von Run my Accounts haben wir die Verkaufszahlen jedes einzelnen Produktes geplant und die wildesten Modelle und Simulationen dafür erstellt. Kleine Ungenauigkeiten und falsche Annahmen haben schnell dazu geführt, dass sich unsere Fehler multipliziert haben. Resultat: wir waren immer weit weg von unserem Budget.
Mit der Zeit haben wir gelernt, dass unsere Planung viel genauer wurde, als wir einzelne Produkte zu Produktegruppen aggregiert und mit diesen geplant hatten. Heute gehen wir so weit, dass wir nur noch mit einem monatlichen Durchschnitts-Umsatz pro Kunde rechnen und diesen mit der erwarteten Anzahl an Kunden multiplizieren. Dabei legen wir dem Durchschnittsumsatz jeweils die Zahlen aus dem aktuellen Jahr zu Grunde. Je nachdem, ob wir unsere Dienstleistungen auszubauen wollen, steigt dieser Durchschnittsumsatz gegenüber Vorjahr vielleicht etwas an.
Wenn Sie zu detailversessen planen, dann dauert der Prozess länger, wird aufwändiger, aber er gewinnt nicht zwingend an Genauigkeit. Es ist besser pragmatisch vorzugehen als zu viel Zeit zu verlieren. Auf die Kommastelle können Sie die Zukunft sowieso nicht voraussehen! Sie sollten sich aber auch nicht nur auf Ihr Bauchgefühl verlassen. Versuchen Sie, der Budgetierung ein Modell auf Basis von Kennzahlen zu Grunde zu legen, die Ihr Geschäftsmodell möglichst gut abbilden.
Nr. 5: Planen Sie auf Stufe von Buchhaltungs-Konten
Damit Sie später die Ist-Werte mit dem Budget vergleichen können, empfehle ich eine Planung auf Ebene der Buchhaltungs-Konten. Es ist nicht notwendig, auf die Stufe jeder einzelnen Ausgabe herunterzuzoomen. Ungefähre Vergleiche mit Vorjahreswerten pro Buchhaltungs-Konto sollte Ihnen einen guten Anhaltspunkt geben. Wenn Sie Profit-Center haben, dann sollten Sie die Leiter Ihrer Profit-Center in die Pflicht nehmen und auch diese Dimension im Budget abbilden.
Nr. 6: Fokus auf Personalplanung
Bei den meisten in der Schweiz tätigen Unternehmen ist das Personal der grösste und wichtigste Kostenblock. Deshalb sollten Sie einen besonderen Fokus auf Ihre Personalplanung setzen.
Vergessen Sie die Sozialversicherungskosten nicht! Diese unterscheiden sich von Unternehmung zu Unternehmung, je nach Branche und Altersstruktur des Personals. Bei Run my Accounts rechnen wir mit 13% auf den Bruttolöhnen.
Besonders relevant für die Liquidität am Ende des Jahres sind die 13. Monatslöhne und die Boni. Sie müssen während des Kalenderjahres genügend flüssige Mittel generieren, damit Sie diese Position auszahlen können. Zur besseren Vergleichbarkeit sollten Sie diese Positionen bereits im Budget abgrenzen.
Nr. 7: Marketing-Kosten nicht vergessen
Haben Sie sich ambitionierte Wachstumsziele gesetzt? Dann seien Sie sich bewusst: Verkauf kostet! Während etablierte Unternehmen in der Regel zwischen 2% und 6% des Umsatzes für Marketing ausgeben, kann dieser Kostenblock bei Startups auch sehr viel grösser im Verhältnis zum Umsatz sein.
Wachstumsorientierte Firmen müssen normalerweise wesentlich mehr in Werbung oder andere Marketing-Massnahmen investieren, um Ihre Ziele zu erreichen.
Berücksichtigen Sie dabei, dass dabei Kosten im internen Verkauf, bei externer konzeptioneller Arbeit aber auch beim Schalten von Inseraten entstehen.
Nr. 8: Das beste Budget-Planungstool
Die Budgetierung kann herausfordernd sein. Deshalb ist es wichtig, dass Sie ein geeignetes Planungstool verwenden. Bei entsprechender Grösse und Komplexität hat sich Lucanet gut bewährt.
Der Klassiker unter den Planungstools ist noch immer Excel (oder Google Sheets). Der Vorteil von Excel ist die Flexibilität, für das eigene Geschäftsmodell passende Vorlagen zu erstellen. Die Flexibilität kann aber auch ein Nachteil sein: Formelfehler haben sich schnell eingeschlichen. Es ist unabdingbar, dass Sie eine rigorose Qualitätskontrolle durchführen! Run my Accounts bietet eine Excel Budget Vorlage zum Gratis-Download an:
Nr. 9: Profi-Budget mit Integriertem Finanzmodell
Profis sollten sich nicht einfach mit einer modellierten Erfolgsrechnung zufriedengeben. Diese lässt nur eine ungenaue Liquiditätsplanung zu. Der Grund ist, dass eine Unternehmung in Ihrer Bilanz im Nettoumlaufvermögen Liquidität bindet oder freisetzt. Falls Sie diesen Faktor in Ihrer Liquidität abbilden wollen, sollten Sie die Bilanz planen.
Dazu können Sie Grössen wie die Debitoren, Kreditoren usw. an dem Umsatz koppeln. In diesem Zusammenhang kann auch eine Investitionsplanung oder die Finanzierung der Unternehmung mit Fremd- und Eigenkapital richtig abgebildet werden.
Wenn in Ihrem Modell die Erfolgsrechnung und die Bilanz steht, können Sie aus dem Gewinn und der Veränderung des Nettoumlaufvermögens eine Cashflow-Planung ableiten und Ihre flüssigen Mittel prognostizieren. Dies ist eine verlässlichere Prognose, als wenn Sie nur die Gewinne aus der Erfolgsrechnung als Liquditätsindikator verwenden. Denn die Problematik ist zum Beispiel, dass der erzielte Umsatz von Ihren Kunden nicht sofort bezahlt wird. Hingegen müssen Sie vielleicht gewisse Einkäufe im Voraus bezahlen, bevor Sie daraus Umsatz erzielen können.
Diese Zusammenhänge zeigen wir in unserem gratis E-Book Cash-Flow-Optimierung: Finanzieller Erfolg in Ihrem KMU auf.
Nr. 10: Die richtigen Anreize setzen
Wer kennt die absurden Beispiele aus dem Militär nicht? Am Schluss des WKs wird die gesamte zugeteilte aber noch nicht benötigte Munition verschossen. Oder wenn es gegen Ende der RS zugeht, dann müssen mit den Fahrzeugen noch extralange Touren zurückgelegt werden, damit das Benzin-Budget aufgebraucht wird. Dies alles nur darum, damit keiner auf die Idee kommt, beim nächsten Durchlauf ein kleineres Kostenbudget zu planen.
Leider gibt es ein solches Verhalten auch an anderer Stelle. Deshalb sollten Sie die richtigen Anreize setzen: Bestrafen Sie das Überschiessen des Ziels nicht mit einem unrealistisch tiefen Kostenbudget fürs nächste Jahr. Und belohnen Sie die Verantwortlichen, wenn die Kosten unter dem budgetierten Bereich liegen. Am besten dafür eignen sich Gewinn- oder Cash-Flow-Ziele.
Nr. 11: Denken Sie in Szenarien
Unsicherheiten bei der Planung begegnen Sie am besten, indem sie verschiedene Szenarien ausarbeiten. Dies hilft Ihnen, die Prognose genauer zu verstehen und mögliche Handlungen abzuleiten. Entscheiden Sie sich aber am Schluss für ein realistisches Szenario und erstellen daraus Ihr Budget!
Auch bei noch so genauer Planung entstehen manchmal unerwartete Kosten, die dazu führen können, dass Sie Ihr Budget überschreiten. Deshalb kann es nicht schaden, ein Notfall-Szenario bereit zu haben. Sie können so analysieren, wie hoch ihr Notfall-Fonds für unvorhergesehene Ereignisse sein muss resp. wie viel flüssige Mittel Sie unter Umständen über eine Fremdfinanzierung auftreiben müssen. Spielen Sie unbedingt auch ein Krisenszenario durch!
Nr. 12: Realistisch bleiben
Die Bäume wachsen nicht in den Himmel – auch in Ihrem Business nicht. Deshalb ist es immer wichtig, die Pläne zu hinterfragen und den Reality-Check zu machen.
Halten Sie besonders Ausschau nach dem «Hockey-Stick-Effekt»: Dieser bedeutet, dass die nähere Zukunft in der Planung stabil oder sogar rückläufig ausgewiesen wird, während die fernere Zukunft immer optimistischer dargestellt wird. Er wird so genannt, weil die Entwicklung von Verkaufszahlen, Umsätzen, Gewinnen oder Cash-Flows über die Zeitachse einer grafischen Darstellung an die Form eines Hockeyschlägers erinnert.
Wenn Sie Ihre Unternehmung in eine nachhaltige Zukunft führen wollen, dann planen Sie! Vermeiden Sie Wunschvorstellungen und allzu ambitionierte Ziele.
Nr. 13: Bauen Sie KPI ins Budget ein
Bauen Sie Ihr Budget so auf, dass Sie daraus Ihre wichtigsten Key Performance Indicators (KPI) ableiten und sich später daran messen können. So gelingt es Ihnen, das Budget in ein gesamtheitliches Kontroll-System einzubetten. In unserem Blog Key Performance Indicators? Tipps für’s KMU erfahren Sie mehr zum praxisorientierten Aufbau eines KPI-Systems.
Nr. 14: Langfristiger Finanzplan vom Budget ableiten
Ein langfristiger Finanzplan ist besonders für Ihre Investoren oder Banken interessant, weil sich damit beurteilen lässt, wie sich der Unternehmenswert entwickelt resp. die in welcher Frist Schulden amortisiert werden können.
Haben Sie erst einmal ein Jahresbudget erstellt, lässt sich daraus relativ einfach ein Finanzplan für eine Periode über 3-5 Jahren ableiten. Dazu können Sie ein Umsatz-Wachstum für die nächsten Jahre antizipieren. Anhand des Konzeptes von fixen und variablen Kosten können Sie in Ihrem Modell die Aufwendungen mit dem Umsatz koppeln oder separat planen.
Nr. 15: Führen Sie einen Forecast
Was ist ein Forecast? Forecast ist der englische Begriff für Prognose. Sie werden Ihre Budgetplanung nur in seltenen Fällen exakt voraussehen können. Wahrscheinlich gewinnen Sie unter dem Jahr mehr oder weniger Kunden als ursprünglich geplant. Vielleicht können Sie nicht alle geplanten Stellen besetzen oder die Preise für Ihren Einkauf fallen höher oder tiefer aus.
Mit einem Forecast machen Sie eine gleitende Planung: Der Forecast basiert auf den aktuellen bisher erarbeiteten Zahlen (an Stelle von den geplanten Werten). Die Prognose für die nähere Zukunft richtet sich dann an diesen aktuellen Werten aus.
Wenn nicht irgendetwas bei der Planung furchtbar schiefgelaufen ist, sollten Sie Ihr Budget im Januar und im Februar erreichen. Wenn auch der März noch einigermassen wie geplant abläuft, dann haben Sie das erste Quartal für sich entschieden. Das erste Quartal ist das am leichtesten zu erreichende Quartal. Wenn Sie schon das erste Quartal nicht erreichen, werden Sie den für das Jahr budgetierten Umsatz kaum erreichen.
Beispiel: Ihr Verkauf hat im ersten Halbjahr besser gearbeitet und Sie konnten 200 Kunden mehr gewinnen als geplant. Dann wird auch Ihr Umsatz im zweiten Halbjahr besser sein, weil diese 200 Kunden zu Ihrem Erfolg beitragen. Gleichzeitig sind Ihre Kosten höher, weil Sie für die Bedienung dieser 200 zusätzlichen Kunden mehr Personal benötigen.
Es ist oft so, dass es während des Geschäftsjahres zu Unvorhergesehenem kommt. Je länger Sie im Geschäftsjahr sind und je weiter Sie sich vom Zeitpunkt der Planung des Budgets entfernen, desto grösser die möglichen Abweichungen von Ihrem ursprünglichen Plan.
Weichen die Zahlen derart stark vom ursprünglichen Budget ab, kann es auch einmal angesagt sein, das Budget zu revidieren und neu aufzustellen.
Nr. 16: Budget-Vergleich durchführen
Wenn Sie sich schon die Mühe machen, ein Budget zu erarbeiten, dann sollten Sie auch laufend dessen Einhaltung kontrollieren. Am besten funktioniert das, wenn das gesamte Team involviert ist und die Zahlen, die es verantwortet regelmässig (mindestens quartalsmässig) den anderen Teams vorstellt. Dies fördert das gegenseitige Verständnis und das Verantwortungsbewusstsein im Unternehmen. Ausserdem bereitet es die Mitarbeiter auf die nächste Budgetrunde vor: der Lerneffekt verbessert hoffentlich jedes Jahr Ihre Prognosen.
Verwenden Sie hierzu auch den Forecast. Sie sollten diesen laufend nachführen und mit den Verantwortlichen diskutieren.
Auf der Kostenseite soll das Budget nicht einfach blind exekutiert werden. Klappt es nicht, den anvisierten Umsatz zu erreichen, dann sollten Sie auch das dafür geplante Personalbudget nicht ausschöpfen.
Falls Sie eine ungute Entwicklung sehen und Ihre Zahlen zu stark vom Budget abweichen, dann handeln Sie, solange der Spielraum dafür noch besteht!
