smallinvoice

Bitte beachten Sie: smallinvoice bietet die Schnittstelle neuen Run my Accounts Kunden nicht mehr an. Nur Mandanten mit bestehender Schnittstelle wird gemäss Auskunft von smallinvoice weiterhin Support angeboten.

Funktionsweise der Schnittstelle

Die Schnittstelle Run my Accounts ↔ smallinvoice ist eine Zwei-Wege-Schnittstelle. Daten werden in beide Richtungen synchronisiert:

  • Rechnungen werden von smallinvoice zu Run my Accounts übertragen.
    • In Run my Accounts erfasste Rechnungen werden nicht zu smallinvoice synchronisiert.
      • Grund: Bei Run my Accounts können auch andere Umsätze als aus Rechnungen erfasst werden, z.B. Umsätze aus einem Webshop, Barumsätze etc.
  • Zahlungen werden von Run my Accounts zu smallinvoice übertragen.
    • In smallinvoice als geschlossen markierte Zahlungen werden nicht zu Run my Accounts synchronisiert.
      • Grund: bei smallinvoice kann nur angegeben werden, ob eine Rechnung bezahlt wurde oder nicht. Es ist nicht möglich, ein Buchhaltungskonto (Beispiele: Kasse, UBS, ZKB, Kreditkarte, …) auszuwählen, auf welches die Zahlung eingegangen ist. Für die Buchführung ist es jedoch essenziell, dass ein Buchungskonto erfasst wird.
    • Zahlungen müssen nach Aktivieren der Schnittstelle bei Run my Accounts eingebucht werden.

Integration

Damit die Schnittstelle in Betrieb genommen werden kann, müssen API Keys von beiden Applikationen in der jeweils anderen Applikation hinterlegt werden.

API Keys generieren

Run my Accounts API Key

Sie können im Run my Accounts System wie folgt ein API Key generieren:

1. Klicken Sie oben rechts auf Ihren User-Namen.

2. Wählen Sie die Firmeneinstellungen aus.

3. Generieren Sie im Reiter API-Users einen API Key.

4. Kopieren Sie den API Key und tragen ihn bei smallinvoice ein.

smallinvoice API Token

Sie können bei smallinvoice wie folgt ein API Token generieren:

1. Klicken Sie im Menu Konfiguration auf Benutzer.

2. Wechseln Sie auf den Reiter „Mein Benutzer“.

3. Klicken Sie auf den Button „Mein API Token“.

4. Kopieren Sie den API Token.

Einstellungen bei Run my Accounts

1. Klicken Sie oben rechts auf Ihren User-Namen.

2. Wählen Sie die Firmeneinstellungen aus.

3. Klicken Sie auf den Reiter „Integration“.

4. Tragen Sie hier den in smallinvoice generierten API Token ein.

Einstellungen bei smallinvoice

1. Klicken Sie im Menu Konfiguration auf Integration.

2. Klicken Sie auf Run my Accounts.

3. Tragen Sie den in Run my Accounts generierten API Key ein.

4. Tragen Sie den von Run my Accounts definierten Mandanten-Namen ein.

5. Wählen Sie ein Datum aus, ab welchem Rechnungen in der Buchhaltungs-Software von Run my Accounts gebucht werden sollen.

Dienstleistungen erfassen

Wenn Sie Dienstleistungen erfassen, wählen Sie das entsprechende Buchhaltungskonto und das passende MWST Konto aus. Diese Daten werden automatisch über die Schnittstelle bezogen.

Erfassung

Kontenplan

Das Konto 3809 Rundungsdifferenzen muss in den Run my Accounts Kontenplan eingefügt werden (AR_Amount)

Bitte beachten Sie: smallinvoice bietet die Schnittstelle neuen Run my Accounts Kunden nicht mehr an. Nur Mandanten mit bestehender Schnittstelle wird gemäss Auskunft von smallinvoice weiterhin Support angeboten.