zapier.com

Wir haben unsere Web-Buchhaltungs-Software als erster Schweizerischer Software Hersteller mit der API Plattform von Zapier.com verbunden. Die direkte Anbindung der Buchhaltungs-Lösung von Run my Accounts an Zapier.com eröffnet Ihnen die ultimative Konnektivität von derzeit 170 der weltweit weit verbreitetsten Web-Applikationen: Basecamp, Dropbox, Evernote, Facebook, Freshbooks, Gmail, Google Calendar, Google Drive, Harvest, Highrise, Jira, Magento, Mailchimp, PayPal, Pipedrive, Podio, Redmine, Salesforce, SugarCRM, Teambox, Twitter, Wordpress, Zendesk, Zoho CRM sind schon dabei und fast täglich kommen neue hinzu.

Freigegebene Aktionen

Ist Run my Accounts als Ziel ausgesucht (steht auf der rechten Seite eines „Zaps“), können folgende Aktionen ausgewählt werden:

Einschränkung: Die in Zapier aufgesetzte Schnittstelle erlaubt zur Zeit nur das buchen eines Artikels, oder im Fall von „New AR Transaction“ einem Ertragskonto. Diese Einschränkung ergibt sich aus der Funktionalität von Zapier.

Freigegebene Trigger

Run my Accounts kann auch Aktionen auslösen (steht auf der linken Seite eines „Zaps“). Folgende Auslöser („Trigger“) können ausgewählt werden:

  • New Payments - Dieser Trigger erlaubt es, auf neue in der Buchhaltung erfasste Debitorenzahlungen zu reagieren.
  • New Invoices - Der Auslöser ist eine neu in der Buchhaltung erfasste Rechnung.
  • New Customers - Der Auslöser ist eine neuer Kunde im Kundenstamm.

Sicherheit

Zapier erhält die API Zugangsdaten der jeweils ausgesuchten Web-Applikationen. In den falschen Händen, kann damit auf das volle API zugegriffen werden. Im Fall von Run my Accounts also auf die hier beschriebenen Funktionen: http://www.runmyaccounts.ch/buchhaltungs-hilfe/doku.php/api/start

Entscheidend ist, ob Sie Zapier und deren Sicherheitsstandards vertrauen oder nicht. Falls Sie einen Missbrauch vermuten, können Sie den API Zugriff bei Run my Accounts jederzeit schliessen lassen.

Beispiel Harvest

Folgendes Beispiel zeigt, wie Sie Harvest (http://www.getharvest.com/) anbinden können. Die Vorraussetzungen sind:

  1. Ein Zapier Zugang
  2. Ein gültiger Harvest Zugang
  3. Ein Run my Accounts API User (sprechen Sie mit Ihrem Online-Buchhalter, falls Sie einen benötigen)

Schritt 1

Loggen Sie sich in Ihren zapier.com Account ein. Gehen Sie dort zum Dashboard und klicken Sie auf „Create new Zap“. Ziehen Sie Harvest ins linke Feld und wählen Sie den Trigger „New Invoice“ aus. Ins rechte Feld kommt Run my Accounts mit der Aktion „New accounts receivable with customer“. Klicken Sie auf „Create this Zap“.

Schritt 2 - Freigabe der Zugänge

Schritt 3 - Rechnungen verbinden

Es müssen die einzelnen Felder der Rechnung im Harvest, mit der neuen Rechnung in Run my Accounts verbunden werden. Klicken Sie auf „Show uncommon, less used fields“ und es werden alle von Harvest zur Verfügung gestellten Felder angezeigt.

Harvest Feldname Run my Accounts Zielfeld Bemerkung
Number invoice number Die Rechnungsnummer wird direkt von Harvest übernommen
Due At duedate Fälligkeitsdatum
Due Amount part 1 sellprice Bruttobetrag der Rechnung wird auf einen fixen Artikel verbucht
Client ID customernumber Die Kundennummer wird von Harvest übernommen
Client Name customer name Die Kundennummer wird von Harvest übernommen
Created At invoice date Rechnungsdatum
Notes description

Folgende Felder sollten auf festen Werten gesetzt werden:

Feldname Fixer Wert Bemerkung
currency CHF Optional kann hier auch das Feld 'currency' von Harvest übernommen werden. Stellen Sie aber sicher, dass der entsprechende Wechselkurz zum Schweizer Franken in der Buchhaltung hinterlegt ist.
part 1 number ? Die Schnittstelle lässt zur Zeit nur eine Rechnungsposition zu. Setzen Sie hier Ihren gewünschte Artiklenummer ein
part 1 quantity 1
tax included true Der Rechnungsbetrag wird brutto von Harvest übernommen. Die MWST wird über den Artikel bestimmt.

Schritt 4 - Fertigstellen

Aktivieren Sie die Anbindung mit „Enable and start syncing new data“.

Schnittstellen → Zapier.com