Belege Scannen

Run my Accounts Kunden scannen ihre Buchhaltungs-Belege einfach zur Verarbeitung durch:

Anleitungs-Video

Scan-Format

Bitte scannen Sie Ihre Belege in folgendenem Format:

300 dpi
schwarz-weiss (keine Graustufen)
PDF-Format

Zu den Barcodes:

  • Bitte decken Sie damit keine bedruckten Stellen (Texte oder Logos) ab.
  • Bitte kleben Sie die Barcodes möglichst gerade auf den Beleg.

Bitte achten Sie beim Scannen darauf, dass:

  • Alle Seiten des Beleges vollständig gescannt werden
  • Die Scans gerade sind
  • Der Einzahlungsschein nicht die Rechnung verdeckt (zum Verbuchen müssen wir den gesamten Inhalt der Rechnung kennen).
  • Jeder Beleg (nicht jede Seite!) mit einem Barcode versehen ist.

Von Kunden empfohlene Scanner finden Sie hier.

Übermittlung der Scans

Ihre Scans können Sie uns wie folgt übermitteln:

Die Mailadressen teilen wir Ihnen am Kick-off Meeting mit.

Belege ohne Barcodes scannen

Bitte lesen Sie dazu den Artikel Belege ohne Barcode.

Tips

  • Sie können alle Belege in eine Datei scannen. Es ist nicht nötig, einzelne Dateien oder gar einzelne Seiten in separate Dateien zu trennen.
  • Sie brauchen die Scan-Dateien nicht anzuschreiben.
  • Mitteilungen an Run my Accounts wie zum Beispiel Kontierungs- oder Zahlungsanweisungen und schreiben Sie direkt mit einem schwarzen Kugelschreiber auf die Belege. Damit ist sichergestellt, dass auch ein Revisor später diese Anweisungen nachvollziehen kann.
  • Bitte übermitteln Sie uns keine Anweisungen im E-Mail mit den Belegen. E-Mails werden von einer Software engegengenommen. Inhalte dieser Mails lesen wir nicht. Bei weitergehenden Anweisungen kontaktieren Sie Ihren Online-Buchhalter per E-Mail oder Telefon.
  • Falls Sie einen Beleg in eine andere Periode buchen wollen, streichen Sie bitte das Belegdatum durch und schreiben das gewünschte Buchungsdatum von Hand auf den Beleg („Praktikermethode“). Damit ist die Buchung für alle nachvollziehbar.

Wieso nicht farbig?

  • Farbige Scans benötigen ein vielfaches an Speicherplatz. Viele Mailserver haben Probleme damit, grosse Dateien zu versenden. Manchmal kommen diese grossen Dateien nicht bei uns an.
  • Unsere Belegverarbeitung ist auf ein hohes Kontrastverhältnis angewiesen. Wir müssen daher farbige Dateien ins Schwarz-Weiss Format umwandeln. Aufgrund des schlechten Kontrastverhältnisses leidet die Qualität des Bildes und damit die Erkennbarkeit des relevanten Textes.
  • In der Archivierung ist das Schwarz-Weiss Format die Regel, da Schwarz-Weiss Dateien weniger Speicherplatz benötigen und die Volltextindizierung besser funktioniert.

Wieso keine Graustufen?

  • In Graufstufe gescannte Bilder weisen ein sehr schlechtes Kontrastverhältnis auf. Texte werden oft unleserlich. Unsere Belegverarbeitung ist auf ein hohes Kontrastverhältnis angewiesen. Wir müssen daher graue Dateien ins Schwarz-Weiss Format umwandeln. Aufgrund des schlechten Kontrastverhältnisses leidet die Qualität des Bildes und damit die Erkennbarkeit des relevanten Textes.

Im folgenden Beispiel sehen Sie, dass bei Verwendung von Graustufen-Bildern bei der Umwandlung in Schwarz-Weiss wichtige Informationen verloren gehen. Werden die Belege von Anfang an in Schwarz-Weiss gescannt, erscheint der ganze Text in Schwarz.

Scannen → Belege scannen