Anbindung Run my Accounts an Billomat

Sie können Ihren Billomat-Zugang mit Ihrer Run my Accounts Buchhaltung verbinden. Wir benötigen von Ihnen dazu folgende Angaben:

  • Eine Email Adresse auf welcher Sie jeweils um ca. 19 Uhr einen Überblick über ihre Billomat-Aktivitäten erhalten.
  • Ein Startdatum, ab welchem wir mit der Anbindung beginnen sollen.
  • Ihre Billomat ID, diese entspricht Ihrer Subdomain bei Billomat. Beispiel: Bei http://runmyaccountsag.billomat.net, wäre die Billomat ID „runmyaccountsag“.
  • Billomat Api Key: loggen Sie sich bei Billomat ein. Klicken Sie dann links neben „Abmelden“ auf Ihren Namen. Auf der folgenden Seite kann der API Key angezeigt werden.

billomat_einrichten.jpeg

So funktioniert es

Sie verwenden Billomat wie bisher, d.h. schreiben Rechnungen und Gutschriften wie gewohnt. Jeweils um 19 Uhr kontaktiert Run my Accounts Ihren Billomat Zugang und synchronisiert die für die Buchhaltung relevanten Daten. Im Detail heisst das:

  • Neue Artikel aus Ihrem Billomat Zugang werden in die Buchhaltung übernommen. Sie haben also ständig den gleichen Artikelstamm.
  • Rechnungen/Gutschriften werden nur im Status „abgeschlossen“ in Ihre Buchhaltung übernommen.
  • Neue Kunden werden automatisch übernommen.
  • Eingegangene Zahlungen werden in Ihrem Billomat Zugang eingefügt.

Im Anschluss an die Synchronisation erhalten Sie eine Email mit einer Übersicht über alles was synchronisiert wurde (nur falls Daten ausgetauscht wurden). Sollte es mit der Synchronisation ein Problem geben, werden Sie informiert.

Was es zu beachten gilt

Damit der Austausch zwischen Run my Accounts und Billomat funktioniert, muss folgendes beachtet werden:

  • Jeder Artikel braucht ein zusätzliches Attribut „Kontierung“, welches auf die entsprechende Ertrags- bzw. Aufwandskontonummer gesetzt wird. Beispiel: 3200

billomat_artikel_erfassen.jpeg

  • Verwenden Sie für Rechnungen und Gutschriften nur Artikel. Ohne wäre die Kontierung unklar und sie erhalten eine Fehlermeldung nach der Synchronisierung.
  • Bei einer korrekt geführten Buchhaltung dürfen keine Rechnungen gelöscht werden. Erstellen Sie also auch bei Billomat eine Gutschrift/Korrekturabrechnung!
  • Einheiten dürfen maximal fünf Zeichen lang sein. „Gigatonnen“ wäre also nicht erlaubt. Kürzen Sie ab!

Schnittstellen → Billomat