Buchungskonzept für einen Webshop

Hier beschreiben wir, wie Sie Ihren Webshop sowohl technisch als auch buchhalterisch per REST-API an Run my Accounts anschliessen können.

Achtung: Es ist nicht zwingend notwendig, den Webshop per API an die Buchhaltung anzuschliessen. Oftmals eignen sich auch buchhalterische Methoden zur Verbuchung von Webshop-Umsätzen. Befragen Sie dazu Ihren Run my Accounts Online-Buchhalter.

Schritt 1: Verbuchung des Umsatzes

Als erstes buchen Sie den Umsatz ein. Das Resultat dieses Schrittes ist eine offen Position in der Buchhaltung.

API-Aufrufe zur Verbuchung des Umsatzes

Der Umsatz kann entweder über eine Debitoren-Buchung oder eine Debitoren-Rechnung gebucht werden:

Mehr zum Unterschied zwischen Debitoren-Buchung und Debitoren-Rechnung.

Schritt 2: Verbuchung der Zahlung

API-Aufrufe im Zusammenhang mit der Zahlung

Die Verbuchung der Zahlung kann sowohl durch Run my Accounts als auch durch Sie erfolgen.

Zur Einbuchung einer Zahlung in der Buchhaltung durch Sie steht Ihnen folgender API-Aufruf zur Verfügung:

Ob eine Position bereits geschlossen oder noch offen ist, können Sie über folgenden Aufruf herausfinden:

Falls Run my Accounts für Sie mittels Bank Sync Pro oder ESR Sync Ihre Zahlungen in der Buchhaltung nachbucht, können Sie die Liste aller Zahlungseingänge in der Buchhaltung periodisch abfragen und die Zahlungen in Ihr System übertragen:

Sofortige oder spätere Verbuchung der Zahlung?

Die Zahlung kann entweder

  • sofort; oder
  • mit dem effektivem Zahlungseingang auf dem Bankkonto oder in der Kasse

gebucht werden.

Sofortige Verbuchung der Zahlung

Sofort sollten Sie die Zahlung in folgenden Fällen einbuchen:

  • Wenn die Zahlung per Kreditkarte, Maestro oder PostFinance Card erfolgt;
  • Wenn Sie das Datum des Zahlungseingangs und den Zahlungsbetrag bereits auf Anhieb kennen (z.B. bei einer Barzahlung gegen Herausgabe);
  • Bei einer Verbuchung über ein Durchlaufkonto.

Wenn Sie Kreditkarten-Zahlungen akzeptieren, raten wir zur Verwendung der in unserem E-Book Kreditkarten in der Buchhaltung beschriebenen Methode.

Spätere Verbuchung der Zahlung

Diese Variante sollten Sie wählen, wenn die effektiven Zahlungs-Eingänge z.B. von einem Bankkonto oder einer Kasse

  • zeitversetzt;
  • zu einem nicht im Vorhinein bekannten Zeitpunkt erfolgen;
  • nicht als Sammelzahlung

verbucht werden.

Grund: Das Bankkonto in der Buchhaltung muss laufend mit dem effektiven Saldo der Bank übereinstimmen.

Beispiele:

  • Sie senden Ihren Kunden einen ESR-Einzahlungsschein (oranger Einzahlungsschein).
    • Die offene Rechnung wird automatisch geschlossen, wenn die Zahlung eintrifft.
    • Damit kontrollieren Sie die Zahlungseingänge direkt in der Buchhaltung.
    • Eine automatische Rück-Übertragung der Information in den Webshop per API ist möglich.
  • Ihre Kunden bezahlen per IBAN-Zahlung.