Expensify einrichten

Expensify.com ist die unserer Meinung nach beste Spesen-App auf dem Markt. Damit das amerikanische Expensify kompatibel wird zu den schweizerischen Buchführungsnormen, ist es wichtig, das Tool richtig zu parametrisieren. Wie das geht, zeigen wir Ihnen hier.

Admin-Menu

Die grundsätzlichen Einstellungen nehmen Sie im Admin Tab vor. Dort können Sie eine „Policy“ für Ihr Unternehmen einrichten. Hier geben wir Ihnen diejenigen Punkte an, die für einen Einsatz in der Schweiz wichtig sind. Daneben können Sie weitere Einstellungen vornehmen, damit Expensify für den Einsatz in Ihrem Unternehmen passt.

Basics

  • Output Currency: CHF

Categories

Unter den Categories hinterlegen Sie Ihre Buchhaltungs-Konten. Sinnvollerweise orientieren sich die Kategorien am Standard-KMU-Kontenplan von Sterchi. Run my Accounts Kunden verwenden den Kontenplan unter Finanzbuchhaltung - Berichte - Kontenübersicht.

Bauen Sie nur diejenigen Konten in die Categories ein, welche Sie auch tatsächlich benutzen werden. Dies sind vor allem Konten aus dem 6000er, 5800er oder gegebenenfalls 4000er Bereich.

Wenn Sie „People must categorize expenses“ anklicken, stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter ihre Spesen auch tatsächlich einem Konto zuordnen.

Damit Run my Accounts die Kontierung optimal verwenden kann, benennen Sie jede Kategorie in der Form „Kontonummer Kontenname“. Zudem hinterlegen Sie beim „GL Code“ (GL steht für General Ledger = Finanzbuchhaltung) die jeweilige Kontennummer.

Categories Kontenplan

Praktisch ist die automatische Zuordnung von gewissen Geschäftsvorfällen zu Kategorien. Unten können Sie diese Auto-Kategorisierung auf Ihren Kontenplan übersetzen.

 Categories automatische Zuordnung von Konten

Distance and Time

Stellen Sie hier von Meilen auf Kilometer um und geben Sie einen Wert von CHF 0.70 pro Kilometer ein.

Expensify Distance and Time Kilometer Entschädigung

Report Fields

Spesen wollen ausbezahlt werden. Deshalb sollten Sie und Ihre Mitarbeiter die persönliche IBAN und die Adresse des Kontoinhabers auf dem Report aufführen:

Report Fields: IBAN und Adresse

Tax

Entscheidend für Unternehmen ist die korrekte Abbildung der MWST. Sofern Sie berechtigt sind, Vorsteuern geltend zu machen (gilt nicht für Unternehmen mit Saldosteuersatz), hinterlegen sie die MWST Sätze wie folgt:

Expensify MWST Schweiz

Bezugsteuer: das ist diejenige Steuer, die bei einem Dienstleistungs-Import entrichtet werden muss. Expensify kann die Bezugsteuer nicht korrekt abbilden. Diese muss manuell in der Buchhaltung anhand eines separaten Reports nachgebucht werden.

Export Formats

Der Standard-Expensify Spesen-Report genügt den Anforderungen an ein „Journal“ nicht, da er die Vorsteuer pro Spesenposition nicht ausweist. Wir empfehlen Ihnen daher, einen weiteren Report anzulegen, der die Anforderungen an die schweizerische Buchführung erfüllt. Sie sollten diesen Report zusammen mit dem Standard-Report archivieren.

Generieren Sie dazu einen neuen Report:

Füllen Sie unten stehende Werte in die Eingabefelder ein:

Übernehmen Sie folgende Werte:

  • Name: Datum
  • Formula: {expense:created:dd.MM.yyyy }
  • Name: Lieferant
  • Formula: {expense:merchant}
  • Name: Kommentar
  • Formula: {expense:comment}
  • Name: Konto Nr.
  • Formula: {report:submit:from:userid}{expense:category:glcode}{expense:tag:glcode}
  • Name: Konto
  • Formula: {expense:category}
  • Name: Original Währung
  • Formula: {expense:currency}
  • Name: Original Betrag
  • Formula: {expense:amount:{expense:currency}:nosymbol}
  • Name: Wechselkurs
  • Formula: {expense:exchrate}
  • Name: Betrag CHF
  • Formula: {expense:amount:nosymbol}
  • Name: MWST Typ
  • Formula: {expense:tax:ratename}
  • Name: MWST %
  • Formula: {expense:tax:percentage}
  • Name: MWST Betrag
  • Formula: {expense:tax:amount}

… und klicken Sie „Save Layout“. Sie können die Reihenfolge verändern, in dem Sie die Boxen auf der rechten Seite anklicken und hoch resp. herunter ziehen.

Einsatz mit Run my Accounts

Bitte beachten sie folgendes:

  1. Bewahren sie alle Original-Quittungen auf. Ein Revisor wird in einer Steuerrevision vermutlich nach den Original-Belegen fragen. Tip: heften Sie die Originale an den Report und archvieren sie diesen.
  2. Erzeugen Sie zu jedem PDF Report auch den oben konfigurierten Report, welcher die MWST auf der Ebene der einzelnen Belege aufführt. Dieser Report muss archiviert werden.
  3. Scannen sie den PDF Report (versehen mit Barcode) zusammen mit einem Ausdruck des oben unter Export Formats konfigurierten xls Report an Run my Accounts zur Verarbeitung durch.

Besonderheit für Unternehmen mit Saldosteuersatz Methode: Die Expensify-Standard-Reports eignen sich nicht für Unternehmen mit Saldosteuersatz Methode, weil die Bezugsteuer nicht korrekt abgebildet wird. Wir empfehlen Unternehmen, welche die Saldosteuersatz Methode nutzen, einen geeigneten Report analog zum Run my Accounts Spesenformular zu generieren und dieses einzureichen.

Spesen → Expensify.com für die Schweiz einrichten