Hauptbuch und Nebenbuch

Was ist ein Hauptbuch?

Als Hauptbuch wird das durch den Kontenplan strukturierte Kontenwerk als Grundlage für die Verbuchung der Geschäftsvorfälle mit Soll- und Habenbuchungen verstanden. In der Regel spricht man beim Hauptbuch von der eigentlichen Finanzbuchhaltung oder FiBu.

Die einzelnen Bewegungen bzw. Geschäftsfälle werden über Buchungssätze immer ausgeglichen im Soll und im Haben verbucht. Im einzelnen Konto (auch: Kontenblätter) werden alle Buchungen des Grundbuchs auf den in den Buchungssätzen genannten Konten eingetragen. Die Bestandskonten der Bilanz werden am Anfang jedes Geschäftsjahres mit den Endbeständen des Vorjahres (zum Beispiel Bankbestand) eröffnet. Am Ende des Geschäftsjahres werden die Erfolgskonten saldiert (auch: mit einer Ausgleichsbuchung auf NULL gesetzt) und der Erfolg wird auf das Gewinn- und Verlustkonto gebucht. Durch die Aufzeichnungen im Hauptbuch wird also die sachliche Ordnung der einzelnen Geschäftsvorfälle vorgenommen. Bestandteile des Hauptbuches sind:

  • Bilanz
  • Erfolgsrechnung
  • Konten (auch: Einzelkonten)
  • Kontenblätter
  • Journal

Was ist ein Nebenbuch?

Nebenbücher dienen dazu, bestimmte Hauptbuchkonten der FiBu detaillierter zu erläutern. Zu den gängigen Nebenbüchern zählen unter anderen:

  • Debitoren-Nebenbuch oder Debitorenbuchhaltung
  • Kreditoren-Nebenbuch oder Kreditorenbuchhaltung
  • Lohnbuchhaltung
  • Lagerbuch oder Lagerbuchhaltung
  • Anlagebuch oder Anlagebuchhaltung

Nachfolgend werden nicht abschliessend Beispiele für diese Nebenbücher bzw. Hilfsbücher aufgeführt.

Debitoren-Nebenbuch oder Debitorenbuchhaltung

Das Debitoren-Nebenbuch ist meist auch gleichzeitig das Fakturierungs-Modul: In diesem Modul wird der Kundenstamm erfasst. Dieser beinhaltet neben den Adressdaten auch Informationen zu Zahlungsfristen, zuständigem Verkäufer, Rabatt, bevorzugten Währungen, Bankkonten usw.

Neben dem Kundenstamm gibt es meist auch einen Artikelstamm. Die von einer Firma verkauften Artikel werden dort systematisch erfasst und mit Preisen, Kontierungs- und MWST Informationen hinterlegt.

Die Hauptaufgaben des Debitoren-Nebenbuches sind:

  • Rechnungen erfassen, drucken, versenden
  • Zahlungen der Kunden den Rechnungen zuweisen
  • Übersicht über die Fälligkeiten offenen Debitoren z.B. mit einem Debitorenspiegel bzw. einer Aging-Liste
  • Mahnwesen und Inkasso

Durch die im Nebenbuch gesammelten Daten lassen sich detaillierte Auswertungen erstellen:

  • Offene Posten per Stichtag
  • Debitorenspiegel der Aging-Liste
  • Umsatzlisten nach Kunden und oder Artikeln:
    • Top-Ten der Artikel oder Kunden.
    • Welche Artikel verkaufen sich wann wie gut?
    • Welche Ihrer Kunden sind die Umsatzstärksten und Profitabelsten?
  • Zahlungsanalysen:
    • Welche Kunden zahlen pünktlich?
    • Durchschnittliche Zahlungsfrist der Kunden.

Screenshots und die Funktionsweise des Run my Accounts Debitoren-Moduls finden Sie hier: Buchhaltungs-Web-App Debitoren-Modul

Kreditoren-Nebenbuch oder Kreditorenbuchhaltung

Im Kreditoren-Nebenbuch werden die Lieferanten-Daten verwaltet. Neben der Adressverwaltung, den Informationen zur Bankverbindung und Mehrwertsteuer (MwSt) können auch Währungen und Zahlungsfristen hinterlegt werden.

Üblicherweise werden die in der Kreditorenbuchhaltung erfassten Rechnungen auch gleich zur Zahlung z.B. via Onlinebanking aufbereitet.

Genau gleich wie beim Debitorenmodul können im Kreditorenmodul aufgrund der vorhandenen Daten detaillierte Auwertungen zu den Lieferanten erstellt werden. Gerade die Präsenz der Informationen zu Umsätzen welche sie mit Lieferanten machen stellt für Einkaufs-Verhandlungen eine wertvolle Grundlage dar.

Screenshots und die Funktionsweise des Run my Accounts kreditoren-Moduls finden Sie hier: Buchhaltungs-Web-App Kreditoren-Modul

Lohnbuchhaltung

Mit einer Lohnbuchhaltung wird sichergestellt, dass die Saläre monatlich richtig abgerechnet werden und die mannigfaltigen arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Aspekte eingehalten werden.

Über eine professionell geführte Lohnbuchhaltung wird erreicht, dass die Saläre und Sozialversicherungen korrekt in der Buchhaltung verbucht werden und die Forderungen der Sozial- und Personenversicherungen immer korrekt ausgewiesen werden. Weitere Informationen zur Lohnverbuchung finden sie in unserem Artikel zu den Lohnbuchungs-Methoden.

Warum ist eine "Finanzbuchhaltung (FiBu)" weniger aussagekräftig als eine "Buchhaltung mit Haupt- und Nebenbuch"?

Eine Finanzbuchhaltung erfasst die Geschäftsvorfälle nur in der Dimension des Kontenplanes. Die Aussagekraft ist somit auf die Auswertungen der Bilanz- und Erfolgsrechnung beschränkt.

Eine Finanzbuchhaltung alleine wird oft bei der Nacherfassung einer Buchhaltung z.B. durch einen Buchhalter oder Treuhänder geführt. Dies ist in kleinsten Verhältnissen teilweise sinnvoll. In diesen Fällen wird auch meist nach der vereinnahmten Methode nur der Zahlungsein- bzw. Zahlungsausgang erfasst.

Der Verarbeitungsaufwand bei der reinen Führung einer FiBu ist aber meist mehr als doppelt so hoch und durch Doppelspurigkeiten und Medienbrüche geprägt: Die Rechnung wird geschrieben, die Zahlung wird manuell zur Zahlung erfasst, die Zahlung wird verbucht. Jede Zahl wird dabei mindestens 2 bis 3 Mal von Hand erfasst.

Als Resultat liegen dem Unternehmen die Auswertungen (Bilanz, Erfolgsrechnung, Kontenblätter, MWST-Abrechnung etc. nach Einnahmen/Ausgaben) erst nach der Verarbeitung der Daten vor. Im weiteren müssen für richtige Daten per Stichtag die Listen über die offenen Debitoren- und Kreditoren separat erstellt und eingebucht werden.

Werden die Geschäftsvorfälle über mit Haupt- und Nebenbücher für Debitoren und Kreditoren erfasst wird erreicht, dass die Daten nur ein mal erfasst werden müssen. Eine Lieferantenrechnung wird nach deren Eingang in die Kreditorenbuchhaltung eingegeben und damit auch zur Zahlung für die Bank vorbereitet. Eine Kundenrechnung wird erfasst und kann beim Zahlungseingang z.B. über den Einzahlungsschein mit Referenznummer (ESR) automatisch als bezahlt ausgewiesen werden.

Da die Daten mit dieser Methode immer bei Entstehung/Eingang erfasst werden, bildet eine Buchhaltung mit Haupt- und Nebenbüchern immer eine tagesaktuelle Grundlage für die detaillierten Auswertungen (Siehe weiter oben). Ein professionell geführtes Unternehmen kann auf diese aktuellen Daten zurückgreifen um die richtigen Entscheide im Geschäfts-Alltag zu treffen.

Fazit: Eine reine Finanzbuchhaltung eignet sich nur für kleinste und sehr übersichtliche Verhältnisse ohne Anspruch an die Aktualität der Zahlen. Die wenigen Auswertungen und die meistens mit dieser Verbuchungsart zusammenhängende zeitliche Verzögerung machen die Steuerung des Unternehmens zu einer Sache des „Bauchgefühls“.

Run my Accounts ist Ihr Buchhaltungsprozess mit Haupt- und Nebenbüchern. Wir reduzieren die Komplexität der Buchhaltung auf ein Minimum. Belege Durchscannen und zur Zahlung frei geben - Buchhaltung einfach!

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