Kontenplan anpassen

Das Menu zur Anpassung des Kontenplans finden Sie unter System - Kontenübersicht - Kontenplan. Wird Ihnen dieses Menu nicht angezeigt, kontaktieren Sie bitte Ihren Run my Accounts Kunden-Betreuer.

Sofern Sie den Kontenplan anpassen wollen, lesen Sie diesen Beitrag bitte aufmerksam durch. Fehler bei der Konfiguration können zu Unstimmigkeiten führen.

Sie können entweder

  1. von Grund auf ein neues Konto anlegen;
  2. über die Kontenliste ein Konto auswählen und dieses anpassen; oder
  3. über die Kontenliste ein Konto auswählen und dieses als neues Konto abspeichern.

Übersicht Konten-Parameter

In unserem Buchhaltungssystem können und müssen Konten nach bestimmten Kriterien parametrisiert werden. Kontenverknüpfungen bestimmen, welches Konto an welcher Stelle in der Buchungsmaske erscheint.

  • Jedes Konto muss entweder als Aktiv, Passiv, Ertrags- oder Aufwands-Konto definiert sein.
  • Sofern es sich um ein Debitoren- oder Kreditoren-Konto handelt, bestimmen Sie das Konto als „Summenkonto“. Solche Konten werden für die Abwicklung über Nebenbüchern zwingend benötigt und sollen ausschliesslich als Gegenkonto zum Ertrags- oder Aufwandkonto gebucht werden.
  • Debitoren-Konten: werden im Debitoren-Nebenbuch zur Verwendung bereitgestellt.
  • Kreditoren-Konten: werden im Kreditoren-Nebenbuch zur Verwendung bereitgestellt.
  • Nicht-lagernde Artikel: Konten können als Erträge, Aufwand oder MWST-Konto verwendet werden.

Codes der Kontenverknüpfungen

Kontenverknüpfungen für das Debitoren-Nebenbuch

  • Debitoren (AR = Accounts Receivable):
    • Debitoren-Konto als Gegenkonto im Debitoren-Nebenbuch
    • Ein Konto im Kontenplan muss zwingend als Debitoren-Konto markiert sein
    • Bsp: Konto 1100 Debitoren
  • Ertrag (AR_amount): Ertragskonto im Debitoren-Nebenbuch
    • Markierte Ertragskonten können im Debitoren-Nebenbuch als Ertragskonten verwendet werden
    • Bsp: Konto 3400 Dienstleistungserlöse
  • MWST (AR_tax): MWST Konto im Debitoren-Nebenbuch
    • Markierte MWST Konten können im Debitoren-Nebenbuch als MWST Konten verwendet werden
    • Bsp: Konto 2201 MWST 8,0%
  • Belastung (AR_paid): Zahlungskonto im Debitoren-Nebenbuch
    • Markierte Belastungs-Konten können im Debitoren-Nebenbuch als Zahlungskonten verwendet werden
    • Bsp: Konto 1020 Bank

Einem Konto kann ausschliesslich eine der oben aufgeführten Kontenverknüpfungen zugewiesen werden.

Kontenverknüpfungen für das Kreditoren-Nebenbuch

  • Kreditoren (AP = Accounts Payable): Kreditoren-Konto als Gegenkonto im Kreditoren-Nebenbuch
    • Kreditoren-Konto als Gegenkonto im Kreditoren-Nebenbuch
    • Ein Konto im Kontenplan muss zwingend als Kreditoren-Konto markiert sein
    • Bsp: Konto 2000 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
  • Aufwand / Anlagen: (AP_amount): Aufwandskonto im Kreditoren-Nebenbuch
    • Markierte Aufwand und Anlagenkonten können im Debitoren-Nebenbuch als Aufwandskonten verwendet werden
    • Bsp: Konto 1500 Maschinen und Apparate / 4400 Einkauf Drittleistung
  • MWST (AP_tax) = Vorsteuerkonto im Kreditoren-Nebenbuch
    • Markierte Vorsteuer Konten können im Kreditoren-Nebenbuch als Vorsteuer Konten verwendet werden
    • Bsp: Konto 1173 Vorsteuer 8.0% auf Inv. + übr. BA
  • Belastung (AP_paid): Zahlungskonto im Kreditoren-Nebenbuch
    • Markierte Belastungs-Konten können im Kreditoren-Nebenbuch als Zahlungskonten verwendet werden
    • Bsp: Konto 1020 Bank

Einem Konto kann ausschliesslich eine der oben aufgeführten Kontenverknüpfungen zugewiesen werden.

Kontenverknüpfungen für nicht lagernde Artikel

  • Ertrag (IC_income):
    • Markiert ein Konto, über welches Verkäufe von nicht lagernden Artikeln („Dienstleistungen“) gebucht werden können.
  • Aufwand (IC_expense):
    • Markiert ein Konto, über welches Einkäufe von nicht lagernden Artikeln („Dienstleistungen“) gebucht werden können.
  • MWST (IC_taxservice):
    • Markiert ein Konto, über welches MWST von nicht lagernden Artikeln („Dienstleistungen“) gebucht werden kann.

Achten Sie darauf, dass in Ihrem Kontenplan mindestens eines der Konten mit den oben aufgezählten Konten-Konfigurationen markiert ist.

Kontenverknüpfungen für lagernde Artikel

(derzeit von Run my Accounts nicht unterstützt)

  • Ertrag (IC_sale):
    • Markiert ein Konto, über welches Verkäufe von lagernden Artikeln („Ware“) gebucht werden können.
  • Aufwand (IC_cogs):
    • Markiert ein Konto, über welches Einkäufe von lagernden Artikeln („Ware“) gebucht werden können.
  • MWST (IC_taxpart):
    • Markiert ein Konto, über welches MWST von lagernden Artikeln („Ware“) gebucht werden kann.

Achten Sie darauf, dass in Ihrem Kontenplan mindestens eines der Konten mit den oben aufgezählten Konten-Konfigurationen markiert ist.

Systemrelevante Konten

Systemrelevante Kontenverknüpfungen werden unter System - Einstellungen definiert.

Löschen Sie niemals systemrelevante Konten!

Folgende systemrelevanten Kontenverknüpfungen müssen zwingend einmal im Kontenplan vorhanden sein:

  • Kreditoren (AP): Im Kreditoren-Nebenbuch als Kreditoren-Konto verwendbar
  • Debitoren (AR): Im Debitoren-Nebenbuch als Debitoren-Konto verwendbar
  • Inventar (IC): Inventarkonto für Retouren von Waren.
    • Auch wenn man nicht mit einem Inventar arbeitet, muss ein Konto im Kontenplan zwingend mit „Inventar“ markiert sein.
    • Standard Konto für Inventar bei Run my Accounts: Konto 1280 Angefangene Arbeiten muss zwingend vorhanden sein und darf NIE gelöscht werden
  • Kursgewinne: keine Markierung in der Kontenplan-Erfassungs-Maske möglich
    • Standard: 6952 - Kursgewinne
  • Kursverluste: keine Markierung in der Kontenplan-Erfassungs-Maske möglich
    • Standard: 6942 - Kursverluste

Anpassung von Kontenplänen

Wenn Sie Kontenpläne anpassen, müssen Sie unbedingt darauf achten, dass Sie niemals Kontenverknüpfungen von bereits bebuchten Konten entfernen!

Andernfalls fehlen die bebuchten Konten in den Drop-Down-Menus, was zu Anzeige-Fehlern führt. Sofern Sie solche Konten anpassen müssen, empfehlen wir folgende Varianten:

  1. Umbuchen:
    1. Buchen Sie sämtliche auf dem Konto befindlichen Buchungen (z.B. über einen Aufruf der Saldenbilanz) um.
    2. Passen Sie die Konten-Konfiguration an.
  2. Neues Konto:
    1. Erstellen Sie ein neues Konto in der korrekten Konfiguration.
    2. Setzen Sie das alte Konto auf „inaktiv“.

Löschen von Konten

Sofern es sich nicht um ein systemrelevantes Konto handelt, können Sie ein Konto nur dann löschen, wenn es nicht bereits bebucht ist. Wenn Sie ein solches Konto nicht mehr benötigen, bleibt Ihnen die Variante, eine Kontennummer mit einem Vermerk zu ergänzen, damit sie es nicht weiterhin irrtümlicherweise bebuchen. Beispiel:

1800(inaktivab.03.11.2014)

Hauptbuchungen erlauben

Bei Verwendung von Nebenbüchern sollten sie keine Buchungen auf die als Debitoren oder Kreditoren markierten Konten erstellen. Dadurch würden die Haupt- und Nebenbücher nicht mehr überein stimmen. Korrigieren Sie die Debitoren- und Kreditoren Konten über entsprechende Buchungen in den Nebenbüchern.

Deshalb gibt es die Option „Hauptbuchungen erlauben“. Wird die Option deaktiviert, lässt sich das Konto nicht mehr über das Hauptbuch bebuchen. Dies ist die passende Option für Kreditoren- und Debitoren-Konten.

Gegenkonto

Konten, welche mit „Gegenkonto“ markiert sind, werden als negative Konten in der Saldenbilanz aufgeführt.

Überschriften

Überschriften erfassen Sie wie Konten, wählen jedoch „Überschrift“ aus. Überschriften können Ihnen helfen, den Kontenplan besser zu strukturieren. Die Überschriften lassen sich als Zwischensummen in der Erfolgsrechnung oder der Bilanz nutzen.

Überschriften müssen zwingend die selbe Kontenklasse wie die übertitelten Konten aufweisen.

Verwendung von Kontenklassen

Damit das Konto einer Kontenklasse zugeordnet werden kann, muss dieses unter System - Kontenübersicht - GIFI aufzeigen erfasst sein. Wenn Sie eine neue Kontenklasse hinzufügen wollen, dann erledigen Sie das unter System - Kontenübersicht - GIFI anlegen.

Achten Sie darauf, dass sämtliche Konten einer Kontenklasse zugeordnet sind. Eine Kontenklasse muss sich zwingend über „benachbarte Konten“ erstrecken.