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Lohnbuchungs-Methoden

Löhne und Sozialversicherungen können in der Buchhaltung unterschiedlich verbucht werden. Je nach dem eignet sich die eine oder die andere Methode besser.

Verbuchung über den Aufwand

Ohne den Einsatz einer Lohnbuchhaltungs-Software oder monatlicher Lohnbelege wird diese relativ einfache Methode meistens angewendet.

Methode

Die Lohnzahlungen wie auch die Rechnungen von Sozialversicherungen werden direkt in den Aufwand gebucht. Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge werden nicht getrennt verbucht. Periodisch (in der Regel jährlich) wird eine triviale Lohnberechnung erstellt. Darauf basierend werden vom Bruttolohn die Arbeitnehmerbeiträge der Sozialversicherungen berechnet und vom Bruttolohn abgezogen.

Der Bruttolohn wird aufgrund dieser Berechnung auf das Lohnkonto umgebucht. Die berechneten Sozialversicherungen werden als Aufwandsminderung in die Sozialversicherungs-Aufwandskonten gebucht.

Es bietet sich an, die jeweiligen Lohnzahlungen über ein Durchlaufkonto zu buchen.

Schematische Darstellung

Vor- und Nachteile

Vorteile

Diese Lohnbuchungs-Methode ist sehr einfach zu handhaben.

Nachteil

Die Methode eignet sich nicht für aktuell geführte Buchhaltungen. Sozialversicherungen werden je nach dem nur einmal pro Jahr in Rechnung gestellt und werden meist aufgrund einer Lohndeklaration erhoben (und dann später aufgrund weiterer Lohndeklarationen wieder korrigiert). Dies führt zu grossen Verzerrungen in der Buchhaltung. Beispiel: Monatsauswertung, wenn die BVG Rechnung nur 2 Mal jährlich gestellt wird.

Der Arbeitgeber-Beitrag wird nur trivial berechnet, in dem man davon ausgeht, dass die Rechnung der Sozialversicherung abzüglich des berechneten Arbeitnehmer-Beitrages dem Arbeitgeber-Beitrag entspricht.

Verbuchung über Passiven (Sollstellungs-Methode)

Diese professionelle Methode wird in der Regel angewendet, wenn eine Lohnbuchhaltungs-Software verwendet wird. Erfahren Sie hier, wie Sie Ihre Lohnbuchhaltung-Software auf den Run my Accounts Kontenplan abstimmen.

Methode

Eine Lohnbuchhaltungs-Software berechnet die Arbeitgeber- und Arbeitnehmer-Beiträge. Über einen entsprechenden Buchungsbeleg wird bewirkt, dass einerseits die Verbuchung der Arbeitgeber-Beiträge im Aufwand, andererseits die Arbeitnehmer- und Arbeitgeberbeiträge zusammen als Schuld gegenüber der Sozialversicherung ausgewiesen werden. Somit wird der Aufwand immer richtig dargestellt und die Verpflichtung gegenüber den Personenversicherungen sind jederzeit korrekt ausgewiesen.

Die Rechnungen von Sozialversicherungen werden über die entsprechenden Passiv-Konten gebucht (Verbindlichkeiten gegenüber Sozialversicherungen). Die latente Schuld oder ein latentes Guthaben gegenüber den Versicherungen wird über diese Konten jederzeit ausgewiesen.

Alternativ zu einer Lohn-Buchhaltungs-Software (insbesondere bei 5 oder weniger Mitarbeitern) kann die Run my Accounts Lohnberechnungs-Excel-Datei verwendet werden.

Schematische Darstellung

Vor- und Nachteile

Vorteile

Da die Arbeitnehmer- und Arbeitgeber-Beiträge immer verbucht werden, ist diese Lohnbuchungsmethode sehr exakt. In den Verbindlichkeits-Konten der Sozialversicherungen werden jeweils immer die aktuellen Schulden oder Guthaben gegenüber dem entsprechenden Sozialversicherungs-Institut ausgewiesen. Die Erfolgsrechnung zeigt bei dieser Methode immer den korrekten Gewinn an, da alle Sozialversicherungs-Rechnungen zu jedem Zeitpunkt korrekt abgegrenzt sind.

Nachteile

Die Anwendung dieser Methode ist etwas schwieriger zu verstehen uns setzt eine korrekte Lohnabrechnung voraus. In der Auswertung hingegen zeigt sie auch für den Nicht-Buchhalter stets das bessere Resultat.

Fazit

Run my Accounts empfiehlt die Sollstellungs-Methode anzuwenden, da diese weniger bis keine Verzerrungen ergibt. Gerade in der Schweiz haben die Lohnkosten einen erheblichen Anteil am Aufwand. Auch schon kleine prozentuale Abweichungen können den Gewinn in der Erfolgsrechnung bei Anwendung der Verbuchungsmethode über den Aufwand massgeblich beeinflussen.

Auch wenn keine Lohnbuchhaltungs-Software verwendet wird, kann mit Hilfe unserer Gratis Lohnbuchhaltung Excel Datei die Sollstellungs-Methode angewendet werden.

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