Buchhaltung in Nebenbüchern

Ausgangslage

Run my Accounts führt die Kreditoren- wie auch die Debitorenbuchhaltung in Nebenbüchern. Die Nebenbücher-Buchhaltung ist für folgende Anwendungen Voraussetzung:

  • Debitoren-Fakturierung durch den Kunden direkt aus der Applikation:
    • Umsätze und die Aufteilung auf einzelne Konten werden beim Erfassen im Debitoren-Modul gebucht.
    • Zahlungseingänge werden durch Run my Accounts einzelnen offenen Positionen direkt zugeordnet und gebucht.
    • Dadurch wird ein aktuelles OP-Management ermöglicht.
  • Kreditorenverarbeitung inkl. Zahlungsaufbereitung:
    • Die Kreditoren-Verbuchung und die Aufbereitung einer Zahlung können im gleichen Schritt vorgenommen werden.
    • Der Zahlungsausgang wird durch Run my Accounts einer offenen Position zugeordnet und gleichzeitig gebucht.

Besonderheiten

Bei der Buchhaltung über Nebenbüchern gibt es einige Besonderheiten, die Sie berücksichtigen müssen.

Für einen Beleg gibt es 2 Buchungen

Sowohl für einen Kreditoren- als auch für einen Debitoren-Beleg fallen immer 2 Buchungen an:

1. Buchung: Aufwand / Ertrag (resp. Bilanz)

Beispiel Kreditorenrechnung über einen Betrag von CHF 108 inkl. Vorsteuer:

27.02.2014   6510 Telekommunikation                   -   2000 Kreditor   CHF 100
27.02.2014   1173 Vorsteuer 8.0% auf Inv. + übr. BA   -   2000 Kreditor   CHF 8

2. Buchung: Zahlung

21.03.2014   2000 Kreditor   -   1020 Bank   CHF 108

Resultat: auf dem Debitoren- (1100) und auf dem Kreditorenkonto (2000) wird der Saldo zu einem bestimmten Zeitpunkt ausgewiesen.

Keine FiBu-Buchung über 1100 und 2000

Debitoren- (1100) und Kreditorenkonti (2000) sollen nicht über die Finanzbuchhaltung bebucht werden.

Aus der Systematik sollen Debitoren und Kreditoren über Nebenbücher erfasst werden:

  • Nur dann machen die entsprechenden Auswertungen aus den Nebenbüchern Sinn.
  • Bei konsequenter Anwendung kann der Saldo des Debitoren- und Kreditorenkontos immer über das Nebenbuch hergeleitet werden:
    • z.B. Report Debitoren - Berichte - offen unter Angabe eines Stichtag-Datums.

Die Bebuchung der Debitoren- und Kreditorenkonti ist gesperrt.

Konsequenzen:

  • Debitoren- und Kreditoren-Nebenbücher müssen konsequent abgestimmt werden.
  • Bei der Transformation zu Run my Accounts gibt es im Übergang von einer FiBu- zur Nebenbücherbuchhaltung 2 Varianten:
    1. Einführung von Hilfskonten 1101 Debitoren Alt resp. 2001 Kreditoren Alt:
      • Die Saldi der Eingangsbilanz werden auf den „Alt“-Konten erfasst
      • Zahlungsein- und Ausgänge von per Stichtag in der Bilanz erfassten Rechnungen werden als FiBu-Buchung gegen diese Konten gebucht.
    2. Erneute Erfassung der per Stichtag bereits gebuchten Debitoren- und Kreditoren über die Nebenbücher.
      1. Anstatt Aufwandkonto wird das Konto 2001 verwendet
      2. Anstatt Ertragskonto wird das Konto 1101 verwendet.
    3. Mix beider Methoden, ev. Übergang von Methode 1 zu Methode 2 bei einem bestimmten Stichtag.

MWST relevante Buchungen zwingend über Nebenbücher

Der MWST Report der Online-Buchhaltungs-Software von Run my Accounts kann Mehrwertsteuer- und Vorsteuerbuchungen derzeit ausschliesslich über die Nebenbücher erfassen.

Konsequenzen:

  • MWST relevante Buchungen dürfen ausschliesslich über die Nebenbücher gebucht werden.
  • Über das FiBu Modul sollen die MWST- und Vorsteuerkonti nicht direkt bebucht werden. Solche MWST Buchungen werden nicht im MWST Report ausgewiesen und führen zu Differenzen bei der Abrechnung.

Aufwands- / Ertragsbuchung vor Zahlungsbuchung

Damit saubere OP-Listen generiert werden können, ist es erforderlich, dass die Aufwands- resp. Ertragsbuchung ein Datum hat, das vor oder am selben Tag der Zahlungs-Buchung liegt. Ansonsten kann dies zu Differenzen zwischen Haupt- und Nebenbuch führen.

Das Datum der Aufwands- oder Ertragsbuchung darf nicht nach dem Datum der Zahlungsbuchung sein.

Wechselkursdifferenzen

Die von Run my Accounts verwendeten Wechselkurse entsprechen den Monatsmittelkursen der ESTV. Diese Kurse werden jeweils automatisch nach deren Publizierung durch Run my Accounts ins System eingelesen.

Allfällige Wechselkursdifferenzen zwischen dem Aufwands- resp. Ertrags-Datum und dem Zahlungsdatum werden über die Konti 6842 Kursverluste resp. 6892 Kursgewinne ausgeglichen.

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