Wie fülle ich das Run my Accounts Spesenformular für Kunden aus?

Zuerst muss das Spesenformular konfigurieren und an die Firma angepasst werden. Wie das geht, lesen Sie unter Spesenformular-Konfiguration.

Einrichtung des Spesenformulars für Mitarbeiter

Wir empfehlen, das Spesenformular nach der Firmen-Konfiguration pro Mitarbeiter einzurichten, damit es nicht jedes Mal von neuem ausgefüllt werden muss. Dazu kann jeder Mitarbeiter seine Angaben im Kopf des Spesenformulars erfassen Mitarbeiter Informationen leer

Es stehen folgende Felder zur Verfügung:

  • Name: Vor und Nachame des Mitarbeiters
  • Strasse: Strasse des Wohnortes des Mitarbeiters
  • PLZ/Ort: PLZ/Ort des Wohnortes des Mitarbeiters
  • Datum: Datum der Spesenabrechnung
  • Periode: Periode der Spesenabrechnung (z.B. 1. Quartal 2013, Februar 2013)
  • IBAN: IBAN Bankkonto Nummer des Mitarbeiters. Bitte füllen Sie dieses Feld nur dann aus, wenn die Spesenabrechnung direkt ausbezahlt werden soll.
  • Zhlgs. Kto: Das Gegenkonto für die Spesenabrechnung:
    • Wählen Sie ein Bankkonto der Firma aus, falls die Spesenabrechnung über das Firmen-Bankkonto ausbezahlt werden soll.
    • Wählen Sie Ihr Kontokorrent-Konto aus, falls Ihnen das Geld später ausbezahlt werden soll oder wenn Sie die auf dem Spesenformular vorhandenen Beträge mit der Firmen-Kreditkarte bezahlt haben.
  • KST: Kostenstelle. Falls Ihre Unternehmung die Kostenstellen / Profitcenter Funktion benutzt, können Sie hier die Kostenstelle angeben, auf welche die Spesenabrechnung gebucht werden soll. Bitte beachten Sie: es ist nur eine Kostenstelle pro Kreditkarten Abrechnung möglich.
  • Projekt: Falls Ihre Unternehmug die Projekt Funktion benutzt, können Sie hier das Projekt angeben, auf welches die Spesenabrechnung gebucht werden soll. Bitte beachten Sie: es ist nur ein Projekt pro Kreditkarten Abrechnung möglich.

Mitarbeiter Informationen ausgefüllt

TIPP: Speichern Sie das Spesenformular mit Ihren persönlichen Daten als xlt oder als xltx Datei ab. So können Sie vermeiden, dass Ihre Vorlage irrtümlicherweise überschrieben wird.

Unterschriften

Bei den Feldern Mitarbeiter und Vorgesetzter können die Spesenformulare unterzeichnet werden.

Ausfüllen des Spesenformulars

Spesenformular leer

Wir raten, die Quittungen gemäss Positions-Nummer auf dem Spesenformular durchzunummerieren, damit diese eindeutig einer Position zugeordnet werden können.

Es stehen folgende Felder zur Verfügung:

  • Datum: hier geben Sie des Datum ein, welches auf der Quittung steht.
  • Betreff / Beschrieb: Kurze Beschreibung des Geschäftsvorfalles. Am besten schreiben Sie zusätzlich auf, welchen Kunden Sie betreut oder welches Projekt die Kosten zur Folge hatte.
  • Original-Betrag auf dem Beleg (in CHF, EUR, USD, …)
  • KM: Anzahl gefahrener Kilometer (falls Sie der Firma Ihre Kilometer-Abrechnung einreichen dürfen).
  • Währung: Sie sollten die Währung nur ausfüllen, wenn der Spesen-Beleg in einer Fremdwährung angefallen ist.
  • Kurs: Wechselkurs. Verwenden Sie den Monatsmittelkurs der Eidg. Steuerverwaltung oder den Kurs auf dem Kreditkartenbeleg.
  • Konto: wählen Sie das zutreffendste Buchhaltungs-Konto aus der Liste aus. Falls kein Buchhaltungs-Konto passt, können Sie im Konfigurations-Tab das geeignete Buchhaltungs-Konto auswählen. Danach steht es Ihnen an dieser Stelle zur Verfügung.
  • MWST Code: Wählen Sie den auf der Original Quittung abgedruckten MWST Satz aus. In der Regel gilt:
    • 8%: Normalsatz für die meisten Produkte und Dienstleistungen in der Schweiz
    • 3.8% Hotel Übernachtungen
    • 2.5%: z.B. Lebensmittel und Bücher.
    • Keine Vorsteuer: Steuerfreie Beträge oder Beträge, welche von nicht MWST pflichtigen Unternehmen in verrechnet wurden.
    • Bezugsteuer: Falls es sich um einen Dienstleistungsimport handelt (z.B. Einkauf einer Web-Applikation aus dem Ausland, Kauf von Google-AdWords-Werbung, …)
    • Falls auf dem Beleg mehrere MWST Sätze angegeben sind (z.B. bei Einkauf von Büromaterial (8%) und Kaffee (2.5%) bei einem Detail-Händler), nutzen Sie für jeden MWST Satz eine Linie.

Zu Kilometer-Entschädigungen:

  • Bei der Geltendmachung von Kilometer-Entschädigungen müssen Sie zwingend das dafür vorgesehene Buchhaltungskonto auswählen. Welches das ist, erfahren Sie im Tab „Konfiguration“ unter „Buchhaltungs-Konto für KM-Entschädigung“.
  • Kilometer-Entschädigung ist für Mitarbeiter immer ohne MWST. D.h. Sie müssen beim MWST Code „Keine Vorsteuer“ auswählen.

TIPPS:

  • Bei Spesen in Fremdwährung, welche Sie mit Kreditkarte bezahlt haben, verwenden Sie am besten den in CHF ausgewiesenen CHF Betrag auf der Spesen-Abrechnung. So können Sie sicherstellen, dass das Total der Kreditkarten-Abrechnung dem Totalbetrag Ihrer Spesenabrechnung entspricht.
  • MWST-konforme Buchhaltungsbelege müssen folgende Angaben enthalten (alle Angaben müssen zwingend auf der Quittung stehen, damit die Vorsteuer geltend gemacht werden kann!):
    • Name und Adresse des Leistungserbringers sowie dessen MWST Nummer
    • Name und Adresse des Leistungsempfängers (Falls Rechnungsbetrag über CHF 400)
    • Datum oder Zeitraum der Lieferung oder Dienstleistung
    • Art, Gegenstand und Umfang der Lieferung oder Dienstleistung
    • das Entgelt für die Lieferung oder Dienstleistung
    • den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag. Dieser muss ausdrücklich MWST bezeichnet und mit dem Steuersatz versehen sein. Werden die Preise einschliesslich MWST fakturiert, genügt die Bezeichnung „inklusive MWST“ mit Angabe des entsprechenden MWST-Satzes (z.B. „inkl. 8.0% MWST“).
  • Wenn Sie Zugriff auf elektronische Daten aus Kreditkarten-Abrechnungen oder Debit-Karten ins Spesenformular einfüllen wollen, gehen Sie wie folgt vor:
    1. Eröffnen Sie einen neuen Tab im Excel Forular
    2. Kopieren Sie die Daten-Reihe in diesen Tab
    3. Fügen Sie im Spesenformular in der Spalte „Betrag“ eine Formel auf die Datenreihen im neuen Tab ein

Einreichen des Spesenformulars

  1. Unterschreiben Sie das Spesenformular.
  2. Sammeln Sie die Originalbelege in einem Couvert.
  3. Reichen Sie das ausgefüllte Formular zusammen mit den Belegen Ihrem Vorgesetzten ein.
  4. Scannen Sie das Spesenformular mit einem Barcode versehen an Run my Accounts (Alternative: Belege ohne Barcode)
  5. Heften Sie das Couvert mit den Spesenbelegen ans Original-Formular.
  • Allgemeine Informationen, wie Spesen bei Run my Accounts eingereicht werden können, finden Sie hier.
  • Die Verbuchung von Spesen über Kontokorrent-Konten erklären wir ihnen hier.

Spesen → Run my Accounts Spesenformular ausfüllen