Run my Accounts Handy Spesen Tool

Einreichen von Spesen

  • Relevant ist die Quittung, welche die MWST ausweist. Dazugehörige Kreditkartenquittungen sollen nicht an Run my Accounts eingereicht, aber dennoch aufbewahrt werden.
  • Gesamter Beleg muss fotografiert werden.
Achtung: der Original-Beleg muss aus gesetzlichen Gründen im Original aufbewahrt werden. 

Grundsätzliches Vorgehen

  1. Fotografieren des Spesenbeleges
  2. Ausschneiden des Spesenbeleges und Umwandlung in Schwarz-Weiss Bild mit der App
  3. Benennung des Bildes mit dem Buchungstext
  4. Upload des Beleges in den Dropbox-Spesen-Ordner

Auszahlung der Spesen

  1. Ausdruck des Kontenblatts des Mitarbeiters: Berichte – Kontenblätter – Eingabe Ihrer Kontokorrent Nummer sowie der Periode. Die Details sowie der aktuelle Saldo sind auf diesem Report ersichtlich.
  2. Report mit Barcode versehen an Run my Accounts zur Verbuchung der Zahlung scan2mailen.
  3. Original-Belege anheften und Report ablegen.

Voraussetzungen

Dropbox oder E-Mail

Wir bieten 2 Varianten, die Spesen an Run my Accounts zu senden:

  1. Versand per E-Mail an die Mailadresse auf Ihrem Login-Blatt.
  2. Dropbox: Laden Sie Spesen über Ihren persönlichen Dropbox-Zugang zu Run my Accounts hoch. Mehr zu Dropbox und Run my Accounts erfahren Sie hier: Dropbox Upload. Bitte melden Sie jeden zum Handy-Spesen-Tool berechtigten Mitarbeiter unter Angabe seines Dropbox-User-Namens bei Ihrem Run my Accounts Online-Buchhalter an.

Smartphone

iPhone

Sie benötigen eine Dokumenten-Scanner App für Ihr iPhone. Die besten Erfahrungen haben wir mit der iPhone-App DocScanner von Norfello Oy (erhältlich im App Store für ca. CHF 5) gemacht. Wir empfehlen Ihnen diese App zu installieren, weil sie einen praktischen und effizienten Workflow bietet.

DocScanner

Brauchbare Alternativen zu DocScanner von Norfello Oy sind allenfalls Scanner Pro oder auch Genius Scan.

Scanner Pro Genius Scan

Einstellungen von DocScanner

Einstellungen 1 Einstellungen 2

Dropbox Einstellungen

Ihr Run my Accounts Spesenordner kann allenfalls anders benannt sein.

Android

Gute Erfahrungen haben wir mit dem CamScanner aus dem Android Market gemacht.

CamScanner

Beispiele

Fotografieren der Spesenbelege am Beispiel von iPhone DocScanner

Start Fotografieren

  1. Treffenden Kurzbeschrieb als Dateinamen eingeben – max. 4 Worte
  2. Fotografieren eines Spesenbeleges
    • Relevant ist die Quittung, welche die MWST ausweist, dazugehörige Kreditkartenquittungen dürfen nicht an Run my Accounts eingereicht, sollen aber dennoch aufbewahrt werden.
    • Gesamter Beleg muss fotografiert werden.
    • Kontrolle der Qualität: alle Details müssen gut lesbar sein!

Upload Dropbox

Hochladen Fertig

Fotografieren der Spesenbelege am Beispiel von Android CamScanner

Start Fotografieren

Fotografieren eines Spesenbeleges

  • Relevant ist die Quittung, welche die MWST ausweist, dazugehörige Kreditkartenquittungen dürfen nicht an Run my Accounts eingereicht, sollen aber dennoch aufbewahrt werden.
  • Gesamter Beleg muss fotografiert werden.
  • Kontrolle der Qualität: alle Details müssen gut lesbar sein!

Bestätigen Umwandlung Bestätigen

Anschreiben

Treffenden Kurzbeschrieb als Dateinamen eingeben – max. 4 Worte

Start Upload Dropbox Auswahl

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