Die Spesen-Verbuchungsmethode von Run my Accounts

Über unsere Verbuchungsmethode stellen wir sicher, dass sämtliche Originalbelege in die Buchhaltung mit einfliessen. Wir unterscheiden bei unserer Spesenabrechnungsmethode 2 Vorfälle.

1. Phase / Aufwandsbuchung

Sie kaufen etwas ein und erhalten dafür eine Quittung (sei es in einem Laden, einem Webshop, …). Diese Quittungen gelangen über folgende Methoden in den Aufwand Ihrer Buchhalung:

  1. Per Spesenabrechnung, welche Ihnen als xls zur Verfügung steht
  2. Per Scan

Wir buchen diese Aufwendungen gegen Ihr persönliches Kontokorrent Konto. D.h. Sie haben dann ein Guthaben bei der Firma in der Höhe des Einkaufs, weil Sie etwas für die Firma bezahlt haben - und zwar unabhängig von der Zahlungsmethode.

2. Phase / Zahlungsvorgang

Die Zahlung kann über verschiedene Methoden erfolgen:

  1. Sie haben mit der Firmenkreditkarte eingekauft: Sie erhalten eine Kreditkartenabrechnung, welche über das Bankkonto der Firma bezahlt wird. Die Zahlung vom Bankkonto belasten wir Ihrem Kontokorrent Konto. Damit ist der Stand Ihres Kontokorrent Kontos wieder auf 0.
  2. Sie haben den Einkauf mit der Firmen EC-Karte bezahlt: Der Betrag wird ihrem Bankkonto belastet und wir buchen diese Zahlung gegen Ihr Kontokorrent Konto. Damit ist der Stand Ihres Kontokorrent Kontos wieder auf 0.
  3. Sie haben den Einkauf privat bezahlt, entweder mit Ihrem Bargeld, mit der privaten Kreditkarte oder mit der privaten EC Karte. In diesem Fall bleibt das Guthaben auf dem Kontokorrent bestehen, bis es eine Auszahlung vom Firmenbankkonto an Ihr privates Bankkonto erfolgt, oder sie mit der Firmenkreditkarte / Firmen EC-Karte einen privaten Bezug machen.

Anmerkungen

  1. Quittungen müssen alle eingereicht werden, ansonsten verbleibt auf dem Kontokorrent Konto ein Guthaben der Firma zu Ihren Ungunsten.
  2. Sind Quittungen nicht mehr vorhanden, muss ein Ersatzbeleg erstellt werden.
  3. Sie können mit einer Firmenkreditkarte auch private Aufwendungen bezahlen und reichen die Quittungen in diesem Fall nicht an Run my Accounts weiter. Es verbleibt auf Ihrem Kontokorrent Konto eine Schuld von Ihnen gegenüber der Firma über den privat bezahlten Betrag.
  4. Sie können über die Spesenabrechnung sämtliche Quittungen geltend machen, unabhängig von der Zahlungsmethode.

Spesen → Buchungsmethode über Kontokorrent