Wie soll ich mit Gutschriften von Lieferanten umgehen?

Sämtliche Gutschriften Ihrer Lieferanten müssen in der Buchhaltung verbucht werden. Bitte scannen Sie uns diese Gutschriften entsprechend mit Barcode durch und weisen Sie uns an, wie wir mit diesen Gutschriften verfahren sollen. Es stehen Ihnen dazu folgende Möglichkeiten zur Verfügung.

Bei vereinzelten Gutschriften

Gutschrift Ihres Lieferanten wird ausbezahlt

Bitte schreiben Sie uns dies auf den Beleg. Wir freuen uns, wenn Sie den Beleg sofort nach erhalt durchscannen, damit wir beim Zahlungseingang wissen, dass der Betrag einer Gutschrift zugeordnet werden muss.

Gutschrift Ihres Lieferanten wird verrechnet

Die meisten Gutschriften werden mit bestehenden oder künftigen Lieferanten-Rechnungen verrechnet. Bitte schreiben Sie handschriftlich auf die Gutschrift, mit welchen Rechnungen Sie die Gutschrift verrechnen wollen, damit wir Ihnen die Zahlungen entsprechend aufbereiten und die Gutschrift mit den Rechnungen verrechnen können.

Bei vielen Gutschriften

Wenn Ihnen ein Lieferant viele Rechnungen sendet, aber auch viele Gutschriften zukommen lässt, kann die Situation für den Lieferanten wie auch für Ihre Buchhaltung schnell unübersichtlich werden.

Wir raten ihnen die jeweiligen einzelnen Rechnungen von uns nicht überweisen zu lassen. Teilen Sie uns dies einfach mit, dann bereiten wir für die betroffenen Lieferanten keine Rechnungen zur Zahlung auf.

Es gibt hier zwei Varianten:

Bei gleichen Zahlungsfristen: Regelmässige Auszahlung aller offenen Rechnungen

Wenn sich die Zahlungsfristen der Rechnungen nicht stark unterscheiden, raten wir Ihnen, regelmässig (z.B. einmal im Monat) eine Zahlung zu überweisen. Dazu können Sie wie folgt vorgehen:

  1. Im Report Kreditoren - Berichte - Buchungen wählen Sie den Lieferanten aus und klicken unten auf „Fälligkeitsdatum“. Bei Bedarf können sie im Feld „Bis“ das Datum eingeben, bis zu welchem Sie Rechnungen bezahlen wollen.
  2. Klicken Sie auf weiter und sortieren Sie anschliessend den Bericht nach dem Fälligkeitsdatum (indem Sie im Report auf „Fälligkeitsdatum“ klicken)
  3. Drucken Sie den Report aus und übermitteln Sie ihn mit Barcode und Zahlungsinformationen an Run my Accounts, damit wir für die Zahlung in Ihr E-Banking laden können.
  4. Senden Sie diesen Report auch Ihrem Lieferanten, damit er weiss, welche Rechnungen Sie bezahlt haben.

Bei ungleichen Zahlungsfristen: Selektive Auszahlung von Rechnungen

Wenn sich die Zahlungsfristen der Lieferanten-Rechnungen stark unterscheiden, dann können Sie die oben beschriebene Methode nicht anwenden, weil Sie damit die unterschiedlichen Fristen nicht abdecken können. Wir haben Ihnen dazu in der Run my Accounts Community ein Sammelzahlungs-Avis Tool zur Verfügung gestellt, in welchem Sie die zu bezahlenden Rechnungen markieren können.