Wiederkehrende Buchungen

Die als Option bei Run my Accounts erhältliche Funktion „Wiederkehrende Buchungen“ eignet sich für die Verrechnung von Abonnements. Rechnungen lassen sich damit auf einen bestimmten Rhythmus terminieren. Sobald das terminierte Datum erreicht wird, gelangen Sie beim Einloggen in Run my Accounts auf eine Tabelle, welche alle fälligen Rechnungen auflistet. Mit einem Knopfdruck sind die Rechnungen generiert und können - falls nötig - angepasst werden.

Vorbereitung

Anstatt das Rechnungs-PDF sofort zu erstellen und herunterzuladen, können Sie es wahlweise auch in die Warteschlange drucken. Dazu wählen Sie im Dropdown „In Warteschlagen drucken aus“.

Sofern gerade mehrere Exemplare der selben Rechnung erzeugt werden sollen, können Sie die Anzahl der zu druckenden Kopien ins Feld rechts neben dem Dropdown eingeben.

Durch einen Klick auf den Knopf „Drucken und Buchen“ wird die Rechnung gleichzeitig in die Warteschlage gedruckt und in die Buchhaltung eingebucht.

Wenn die Rechnung in die Warteschlage gedruckt wurde, wird dies mit einer Meldung quittiert:

Zu guter letzt klicken Sie noch auf „Buchungstermine“.

Rechnungen terminieren

  1. Unter Debitoren - Debitorenrechnung haben Sie ein der Eingabemaske für Rechnungen einen Knopf „Buchungstermine“. Über einen Klick auf diesen Knopf, erreichen Sie eine neue Eingabemaske:

Wiederkehrende Buchungen

  • Referenz:
    • leer lassen, falls immer eine neue Rechnungsnummer mit neuer Einzahlungsschein-Referenznummer generiert werden soll.
    • Ausfüllen, falls immer die selbe Rechnungsnummer und der selbe Einzahlungsschein verwendet werden soll.
  • Beschreibung: z.B. Abo Kunde X
  • 1. Wiederholungsdatum: Datum an dem die erste Nachfolgerechnung erstellt werden soll.
  • Zahlung mitbuchen: Hacken setzten, sofern Ihnen das Zahldatum Ihres Kunden bereits bekannt ist. Die Zahlung wird dann gleichzeitig mitgebucht.
  • Wiederholen: Definition des Rechnungsrhythmus
  • Email: Email Funktionen lassen sich definieren. Achtung: bei Aktivierung werden die Rechnungen beim Auslösen der Wiederkehrenden Buchung via Email automatisch und unverändert an Ihren Kunden versandt. Sie können keine Änderungen mehr vornehmen oder Kontrollen durchführen.
  1. Speichern Sie die Buchungstermine ab.
  2. Fahren Sie mit der Erfassung der ursprünglichen Rechnung fort nach den Angaben unter Rechnung erfassen.

Sie können bei der Erstellung von Wiederkehrenden Buchungen Variablen für Perioden einsetzen.

Terminierte Rechnungen auslösen

Wiederkehrende Buchung auslösen

  1. Im neuen Menupunkt „Wiederkehrende Buchungen“ gibt es eine Auflistung aller wiederkehrenden Buchungen.
  2. Rechnungen, die verarbeitet werden sollten (terminiertes Datum erreicht oder überschritten), sind bereits mit einem Hacken markiert. Hacken können auch manuell gesetzt werden. Wiederkehrende Buchungen, deren Zeitplan bereits abgearbeitet ist, haben keine Box, in der ein Hacken gesetzt werden kann.
  3. Mit einem Klick auf „Buchung erstellen“ werden die mit einem Hacken markierten Buchungen abgearbeitet: die Rechnungen werden automatisch generiert und gebucht. Oben links werden die generierten Rechnungsnummern angezeigt.
  4. Die generierten Rechnungen können über Debitoren - Berichte - Offen gesucht und angepasst werden (Rechnung erfassen).
  5. Falls Sie an den Rechnungen Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Buchen.

Viele neue Rechnungen können mittels Massenverarbeitungs-Funktion mit einem Klick gedruckt werden.

Anmerkungen

  • Als Template steht immer die Rechnung zur Verfügung, für welche die Buchungstermine gesetzt sind. Wird die ursprüngliche Rechnung abgeändert, dann werden auch die nachfolgenden Rechnungen entsprechend abgeändert.
  • Falsch generierte Rechnungen suchen Sie über Debitoren - Berichte - Offen und löschen diese mit einem Klick auf den Knopf „Löschen“.
  • Buchungstermine können für bereits gebuchte Rechnungen gesetzt werden.

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