Workflow

Workflow bietet die Möglichkeit, einen beliebigen Abnahmeprozess zwischen der Run my Accounts Belegverarbeitung und der Buchhaltung, bzw. für Zahlungen dem E-Banking, zu schalten.

Das folgende Schema zeigt ein Beispiel für ein Restaurant: Alle Kreditorenbelege werden wie gewohnt bei Run my Accounts verarbeitet. Bevor diese in die Buchhaltung eingebucht und die Zahlungen durch Run my Accounts ins E-Banking hochgeladen werden, werden die Belege in eine 'Triage' weitergeleitet. Alle Personen, die für die Station freigeschaltet sind (vorzugsweise eine interne Administrationsperson), erhalten regelmässig ein Mail, falls neue Belege vorhanden sind. Rechnungen von Lieferungen an die Küche, werden von dieser Person an die Station Küche weitergeleitet. Dort entscheidet der Chefkoch, ob auch alles geliefert wurde, was auf der Rechnung verrechnet wird. Falls nicht, hat er die Möglichkeit, den Beleg zu löschen. Natürlich sollte in dem Fall eine neue Rechnung angefordert werden! Alle anderen Rechnungen leitet die Administrationsperson direkt an die Endabnahme, wo sie vom Wirt (Geschäftsführer) kontrolliert werden. Erst, wenn dieser sein OK gegeben hat, geht der Beleg in die Buchhaltung über und eine Zahlung wird ins E-Banking geladen.

Funktionen von Workflow

Liste der pendenten Belege

Klicken Sie auf eine Ihnen freigeschaltene Station und es werden alle pendenten Belege angezeigt. Wählt man einen oder mehrere aus, so kommen diese ins Approval-Tool, wo sie kontrolliert werden können.

Workflow Inbox

Archiv

Das Archiv zeigt Belege, welche durch den User kontrolliert wurden.

Workflow Archiv

Approval-Tool

Im Approval-Tool werden ausgewählte Belege angezeigt. Die Kontierung der Positionen, das Zahlungsdatum und das Zahlungskonto können verändert werden. Zusätzlich können dem Beleg Notizen hinterlegt werden, welche alle weiteren Stationen einsehen können.

Je nach Station und Setup des Workflow, kann folgendes mit dem Beleg gemacht werden:

  • Löschen - Der Beleg ist ungültig, es muss beim Lieferanten eine neue Rechnung angefordert werden.
  • Zurückweisen - Je nach Setup des Workflow, wird der Beleg an Run my Accounts oder aber an einen anderen User zurückgewiesen.
  • Weiterleiten - Der Beleg kann an weitere Stationen geleitet werden. Die möglichen Stationen sind durch den Setup des Workflow festgelegt.
  • Genehmigen - Der Beleg geht im Workflow zum nächsten User resp. werden in der Buchhaltung verbucht und die Zahlung ins E-Banking geladen.

Workflow Approval

Weitere Funktionen