Vorteil von offenen Schnittstellen in Buchhaltungs-Cloud Apps

Wir setzen uns für offene Schnittstellen ein

Run my Accounts hat sich zum Ziel gesetzt, den Austausch von buchhaltungs-relevanten Unternehmens-Daten mit anderen Business-Applikationen zu fördern. Wir sind davon überzeugt, dass Systemen mit offenen Schnittstellen in der Cloud die Zukunft gehört.

Je nach Situation unserer Kunden erfüllen die einzelnen Module unserer Buchhaltungs-Software die Anforderungen einmal besser, einmal weniger gut. Deshalb arbeiten wir eng mit anderen Cloud Anbietern zusammen, um die unterschiedlichsten Bedürfnisse innerhalb und ausserhalb der Buchhaltung optimal abdecken zu können. Wir möchten, dass unsere Kunden ihre Applikations-Landschaft frei wählen und diese nach den Bedürfnissen ihrer Business-Prozesse ausrichten können. Daten sollen zwischen diesen Tools in der Cloud ohne Grenzen ausgetauscht werden können.

Live-Datenaustausch in der Cloud

Dass früher oder später die meisten Anwendungen ins Internet abwandern, ist so gut wie sicher. Die Vorteile von Cloud-Anwendungen liegen auf der Hand: sie sind ortsunabhängig verfügbar, sind im Vergleich zu lokal installierten Instanzen günstiger im Betrieb, skalierbar, einfacher zu unterhalten und zu warten und in der Regel einfach zu bedienen. Meist sind sie sogar noch sicherer als lokal installierte Software, da sie professionell betrieben werden.

Der Vorteil der Ortsunabhängigkeit gilt sowohl für den Anwender, als auch für andere Web-Applikationen, welche übers Netz durch offene Schnittstellen verbunden werden können. Unternehmen haben dadurch die Möglichkeit, ihre Applikations-Landschaft so frei und flexibel zu gestalten wie noch nie. Offene Web-Schnittstellen erlauben den flexiblen Austausch von Unternehmens-Daten zwischen den unterschiedlichsten Anwendungen.

Schwerfälliges ERP versus flexible Web-Apps

Dies eröffnet Unternehmen ganz neue Perspektiven: Es ist nicht mehr notwendig, grosse, komplexe, umfassende und schwerfällige ERP (Enterprise Ressource Management) Systeme anzuschaffen und von Unternehmensberatern implementieren zu lassen. Oftmals passen gerade solche Lösungen sowieso nicht zu 100 % und können den Anforderungen einzelner Abteilungen oder Prozesse selten vollständig genügen.

Unternehmen können für verschiedene Teil-Prozesse einen „Teppich“ aus passenden Apps flexibel zusammenstellen und miteinander verbinden. So ist sichergestellt, dass die individuellen Anforderungen der Firma, einzelner Abteilungen oder Prozesse perfekt in der Applikations-Landschaft widerspiegelt sind. Bei veränderten Bedürfnissen tauscht man einzelne Applikationen einfach aus. Auch wenn ein ERP im Software as a Service (SaaS) oder Cloud Modell genutzt wird, dürfte es immer schwerfälliger und unflexibler sein, als agile, spezialiserte und offene Apps, die man wie ein Puzzle zusammenstellt.

Flexibilität ist gefragt

Flexibilität ist eine der wichtigsten Maximen von Unternehmen, um neuen und veränderten Herausforderungen begegnen zu können. Die Anschaffung, die Einführung und der Betrieb eines ERP ist meist viel teurer und komplexer. Lange Vertragsdauer, hohe Investitionskosten und damit einhergehende unflexible Geschäftsprozesse sind Gift in einer Zeit, in der sich alles immer schneller verändert.

Wie können Web-Apps zusammengehängt werden?

Viele Web-Apps verfügen über offene Schnittstellen (Application Protocol Interface – API), über welche Daten (meist XML oder JSON Format) standardisiert ausgetauscht werden können. Die Apps können entweder über bereits bestehende Schnittstellen zusammengehängt werden. Falls noch keine Schnittstelle zwischen zwei Programmen besteht, kann diese in der Regel mit wenig Programmier-Aufwand erstellt werden.

Beispiel

Um von den für ihn passenden Web-Apps profitieren zu können, hat einer unserer Kunden für seine Projekt-Rapportierung das Zeiterfassungs-Tool mite. im Einsatz. Damit die Rechnungen effizient erstellt werden können, werden die in mite. erfassten Stunden direkt über die Schnittstelle ins Fakturierungssystem Billomat übertragen. Kontakte werden aus dem Online-CRM Highrise zu Billomat importiert. Die in Billomat erstellten Rechnungen werden einmal täglich automatisch mit der Buchhaltungs-Web-Applikation von Run my Accounts abgeglichen. Zahlungen werden von Run my Accounts aus dem E-Banking des Kunden geladen und über die Schnittstelle an Billomat zurück geliefert. So entfällt doppelter Erfassungsaufwand vollständig.

Run my Accounts ist offen

Bis jetzt bestehen Schnittstellen zu smallinvoice, Billomat und easySYS. Über diese Systeme kann eine Vielzahl an weiteren Applikationen mit Run my Accounts verbunden werden. Weitere Schnittstellen zu Cloud-Lösungen sind in Planung. Eine aktuelle Liste aller Anbindungen finden Sie hier.

Falls Ihre Branchenlösung eine Schnittstelle zur Verfügung stellt, verbinden Sie diese mit unserer Buchhaltungs-Web-App. Mehr Informationen dazu finden Sie auf unserer Website. Die technische Schnittstellen-Definition ist in unserer Buchhaltungs-Hilfe zu finden.

FiBu oder doch Haupt- und Nebenbücher?

Immer wieder werden wir gefragt, was der Unterschied zwischen einer reinen Finanzbuchhaltung (FiBu) und der professionelleren Buchführung mit Haupt- und Nebenbüchern ist. Kurz auf den Punkt gebracht unterscheiden sich die beiden Arten wie folgt:

  • eine nur in der FiBu geführte Buchführung ist trivial lässt neben Erfolgsrechnung und Bilanz keine weiteren Auswertungen zu. Die meisten Treuhänder führen bloss eine solche Buchhaltung. So werden die gesetzlichen Mindestanforderungen zwar erfüllt, darüber hinausgehende Auswertungen sind jedoch in der Regel nicht möglich.
  • Eine mit Nebenbüchern geführte Buchhaltung ist sehr professionell und kann, im Gegensatz zu einer reinen Finanzbuchhaltung mit offenen Posten geführt werden. Auswertungen sind viel detaillierter und vielfältiger, da viel mehr Informationen und Felder erfasst werden. Klar ist der Erfassungsaufwand damit höher. Dafür gibt es aber auch einen beträchtlichen Mehrnutzen aus diesen zusätzlich erfassten Daten.

Mögliche Beispiele für Nebenbücher sind Debitoren-, Kreditoren-, oder auch die Lohnbuchhaltung. In den Nebenbüchern werden umfassende Informationen erfasst, die weit über die normalen Soll- und Haben-Buchungen hinaus gehen.

Das Debitoren-Nebenbuch

Das Debitoren-Nebenbuch ist ein Fakturierungs-Modul: In diesem Modul werden Kundenstämme erfasst. Diese beinhalten neben den Adressdaten auch Informationen zu Zahlungsfristen, zuständigem Verkäufer, bevorzugten Währungen, Bankkonten usw. Neben den Kundenstämmen gibt es meist Artikelstämme. Die von einer Firma verkauften Artikel werden dort systematisch erfasst und mit Preisen, Kontierungs- und MWST Informationen hinterlegt.

Die Hauptaufgabe des Fakturierungs-Moduls ist es, Rechnungen zu schreiben und Zahlungseingänge zuzuordnen. Daneben gibt es meist auch ein integriertes Mahnwesen.

Die darin gesammelten Daten lassen sich detailliert auswerten:

  • Welche Artikel verkaufen sich wie gut?
  • Welche Ihrer Kunden sind die profitabelsten? Welche sind die grössten?
  • Welche Kunden zahlen pünktlich? Welche nicht?
  • Wer hat wann welchen Artikel bestellt?
  • usw.

Das Kreditoren-Nebenbuch

Im Kreditoren-Nebenbuch können die Lieferanten-Daten verwaltet werden. Neben der Adressverwaltung, Bankverbindungsinformationen können auch Währungen und Zahlungsfristen hinterlegt werden.

Üblicherweise werden die darin erfassten Rechnungen auch gleich mit dem Modul zur Zahlung aufbereitet.

Genau gleich wie beim Debitorenmodul können im Kreditorenmodul aufgrund der vorhandenen Daten detaillierte Auwertungen zu den Lieferanten erstellt werden.

Fazit

Aus betriebswirtschaftlicher Sicht ist die Buchhaltung mit Nebenbüchern bedeutend sinnvoller. Aus der Buchhaltung können wichtige Schlüsse gezogen werden und sie kann hohe Anforderungen an die Aktualität erfüllen. Eine Buchhaltung im Hauptbuch hingegen erfüllt bloss die gesetzlichen Mindestanforderungen und kann nur nach Zahlungsverkehr nachgebucht werden. Der Vorteil der Buchung übers Hauptbuch liegt klar im Erfassungsaufwand des Treuhänders. Unter Berücksichtigung des Gesamtaufwandes (Separate Aufbereitung von Zahlungen, Liquiditätsplanung, Budgetierung) erweist sich, dass eine Buchhaltung im Hauptbuch meist ineffizienter ist, da es viele Doppelspurigkeiten gibt.

Mit Run my Accounts wird Ihre Buchhaltung professionell mit Nebenbüchern gebucht. Dank den industrialisierten Prozessen häufig einiges günstiger, als ein von einem Treuhänder geführten Hauptbuch. Kontaktieren Sie uns.

Einen ausführlichen Artikel zu Haupt- und Nebenbüchern finden Sie in unserer Buchhaltungs-Hilfe.

Was ist der Unterschied zwischen Run my Accounts und einem Treuhänder?

Run my Accounts führt die Bücher von KMUs tagfertig und agiert somit als firmeneigene Buchhaltungsabteilung. Ein Treuhänder führt Buchhaltungen immer im Nachhinein und ist ein kompetenter Berater mit einem sehr breiten Fachwissen in Steuer-, Gesellschafts-, Ehe-, Güter- und Erbrecht sowie in Unternehmensführung.

Spezialist versus Generalist

Run my Accounts spezialisiert sich ganz bewusst auf die Buchführung von KMU. Wir erledigen die langweilige Fleissarbeit der Buchführung schnell und schlau, damit das Ganze für unsere Kunden möglichst einfach bleibt! Belege Scannen und dann nur noch die Zahlung im E-Banking visieren. So kommt ein KMU zu tagesaktuellen und qualitativ hochstehenden Zahlen. Die Kostenvorteile aus unserem automatisierten und effizienten Prozess geben wir 1:1 an unsere Kunden weiter und bieten so attraktive Preise an, welche sich nur am Buchungsvolumen orientieren. Wir nehmen unseren Kunden das “Problem Buchhaltung” ab, damit sich diese auf Ihre wertschöpfenden Kernkompetenzen konzentrieren können.

Im Gegensatz zu Run my Accounts bietet ein Treuhänder ein viel breiteres Leistungsspektrum an. Treuhänder machen in der Regel alles, was im weiteren Sinne mit Beratung für ein KMU oder dessen Eigentümer zu tun hat: Abschlusserstellung, Steuerberatung, Firmengründungen, Steuererklärungen, Immobilienverwaltung, Vermögensberatung, Erbschaftsberatung, Interim-Management, Controlling, Unternehmensberatung, Budgetierung, Rechtsberatung – und in vielen Fällen auch die Buchführung.

Die Berufsbezeichnung “Treuhänder” ist leider nicht gesetzlich geschützt. Somit darf sich jeder “Treuhänder” nennen. Die für die korrekte Berufsausübung und eine kompetente Dienstleistung vorausgesetzte Qualifikation ist somit manchmal nicht gewährleistet. Aus diesem Grund haben sich die qualifizierten Treuhänder in zwei verschiedenen Verbänden zusammengeschlossen (Treuhand | Suisse, Treuhand-Kammer). Mitglieder müssen zur Aufnahme in diesen Verbänden bereits die entsprechende Ausbildung und Erfahrung mitbringen und sind dazu verpflichtet, sich stetig weiterzubilden. Die Aktualität des Wissens des Treuhänders ist für den Kunden das zentrale Element um eine auf der aktuellen Rechtssprechung und Praxis beruhende kompetente Beratung zu erhalten. Durch die Verbandsmitgliedschaft wird also ein gewisses Qualitätsniveau signalisiert.

Buchführung versus Beratung

Das Treuhandgeschäft ist ein ganz anderes als das eines Buchhalters. Der Treuhänder übernimmt zwar auch Buchhaltungen, ist für die Fleissarbeit aber oft überqualifiziert. Dass die Stundenansätze eines Treuhänders höher sind als die eines Buchhalters ist klar: die regelmässige und auch sehr breite Ausbildung der Mitarbeiter erfordert sehr qualifiziertes Personal, das entsprechend teuer ist.
Die Buchführung an sich hat wenig mit Treuhand- und Unternehmensberatung zu tun. Die Buchführungsregeln sind klar definiert und es gibt wenig Spielraum bei der Arbeit. Am Schluss muss die Buchführung korrekt sein – es gibt nur richtig oder falsch. Auch darum wird Buchhaltung wohl von vielen als langweilig empfunden. Dies ist im Treuhand-Alltag etwas anders: In diesem Beratungs-Prozess muss zuerst einmal die Situation analysiert und verschiedene Handlungsoptionen mit unterschiedlicher Gewichtung abgeklärt werden. Am Schluss stehen die Grundlagen für eine Entscheidung in die eine oder andere Richtung.

Arbeitsmethoden eines Treuhänders im Vergleich mit Run my Accounts

Bietet ein Treuhänder Buchführung an, dann wird diese Arbeit in der Regel von Lehrlingen, angelernten Mitarbeitern oder aber auch von Treuhand-Sachbearbeitern mit althergebrachter Buchhaltungssoftware in vielen Stunden Abtipperei von Buchungsbelegen erledigt. Sind erst einmal alle Belege eingetippt, beginnt die Abstimmungsarbeit. In der Praxis ist es ein Glücksfall, wenn nach der Erfassung der Buchhaltung alles korrekt verbucht ist. Der Mensch macht Fehler beim Abtippen. Die Fehler – oft auch Zahlendreher – müssen in mühsamer Kleinarbeit gesucht und gefunden werden.
Der Treuhänder selbst macht in der Regel keine Buchführung. Er konzentriert sich auf anspruchsvollere Arbeiten wie die Kundenbetreuung und die Beratung. Auch kontrolliert er die von seinen Mitarbeitern geleistete Buchführungsarbeit. Meist erfolgt diese Schlusskontrolle erst nach der bereits schon erfolgten Abstimmung und deckt oft weitere Mängel auf.
Run my Accounts hat mit einer eigenen Crew von Software-Entwicklern clevere Tools zur Buchführung programmiert. Im Zentrum steht eine rationelle und möglichst fehlerfreie Arbeit. Damit wird der Abstimmungsaufwand sehr stark minimiert. Unsere Account-Manager mit fundierter Buchhalterausbildung werden von der eigenen Software so intuitiv unterstützt, damit sie ihren Job effizient erledigen können. Belege werde automatisch ausgelesen und die Resultate auf dem Bildschirm präsentiert. Unsere Account-Manager kontrollieren und bereinigen vor der Verbuchung die so gewonnen Daten. Die mühsame Tipparbeit entfällt fast vollständig. Dies macht unsere Mitarbeiter um Faktoren effektiver im Vergleich zu den klassischen Treuhand-Sachbearbeiter, welche mit herkömmlicher Software die Belege von Hand erfassen. Unsere Programmierer arbeiten Hand in Hand mit unseren Account-Managern, damit Ideen und Verbesserungsvorschläge rasch den Weg in die Entwicklung finden und sich so der Service für unsere Kunden laufend verbessert. Um Updates oder Upgrades einer Buchhaltungssoftware müssen sich unsere Kunden dank dem Zugang über den Webrowser sowieso nicht mehr kümmern.

Brauche ich mit Run my Accounts keinen Treuhänder mehr?

Da Run my Accounts sich voll auf die Buchführung fokussiert ist es wichtig, unsere Dienstleistung mit einem passenden Treuhänder zu ergänzen. Sie brauchen einen Treuhänder (oder bei grössere Unternehmungen sogar einen CFO), der Sie berät und für Sie den Abschluss auf Basis der Buchführung von Run my Accounts erstellt. Dabei fokussiert sich der Treuhänder auf das, was er am liebsten macht und auch ganz sicher am besten kann: Sie optimal zu beraten, damit Sie nicht zu viel Steuern bezahlen. Sie können entweder Ihren bestehenden Treuhänder beiziehen, oder aber einen Treuhänder finden, der bereits Partner von Run my Accounts ist.

Buchhaltung in der Hosentasche

Buchhaltung in der Hosentasche

Mit Run my Accounts können Sie von von überall her auf tagesaktuelle Zahlen zugreifen. Alles was Sie brauchen ist ein Webbrowser und eine Internet-Verbindung. iPad, Android, Blackberry, Laptop oder Desktop unter Windows, OSX oder Linux: im Gegensatz zu anderen Buchhaltungssystemen und ERP Lösungen sind Sie bezüglich des Endgerätes völlig frei und können sämtliche Funktionen auf allen Geräten nutzen.

Buchhaltung outsourcen für Schweizer KMU

Das Outsourcing der Buchhaltung ist bei Run my Accounts für KMU in der Schweiz zu einem moderaten Preis erhältlich. Unsere Dienstleistungen gehen bedeutend weiter, als die eines klassischen Treuhänders, der lediglich die Buchhaltung nachführt.

Im Outsourcing bei Run my Accounts sind zusätzlich folgende Leistungen enthalten:

  • Hosting der Buchhaltungs-Web-Applikation und des PDF-Archivs.
  • Eine ordnungsmässige und hochprofessionelle Buchführung mit Nebenbüchern (Debitorenbuchhaltung, Kreditorenbuchhaltung).
  • Ein persönlicher Ansprechpartner bei Run my Accounts, der Ihr Business kennt und bei Fragen zur Verfügung steht.
  • Zahlungen werden direkt in Ihr E-Banking geladen; Sie müssen nur noch freigeben.
  • Hochmoderner Scanning-Prozess für die digitale Übermittlung Ihrer Belege.
  • Kontrolle der Zahlungseingänge und Mahnwesen.
  • Fristgerechtes Ausfüllen der Mehrwertsteuer-Erklärung.
  • Ein User auf Kundenseite. So erhalten Sie Zugriff auf ihre tagesaktuellen Zahlen.
  • Ein Treuhand-User mit erweiterter Berechtigung, damit Ihr Treuhänder oder CFO Zwischen- und Jahresabschlüsse buchen kann.
  • Umfangreiches und stetig wachsendes Buchhaltungs-Portal mit viel Know-how rund um Run my Accounts und Buchführung in der Schweiz.

All diese Leistungen erhalten Sie bei Run my Accounts bereits ab CHF 160 im Monat. Dies entspricht in etwa einer den Kosten eines durchschnittlichen Handyabos. Bereits für kleinere Firmen haben wir ein extrem attraktives Angebot für das Outsourcing der Buchhaltung.

Kontaktieren Sie uns für eine Demo oder eine massgeschneiderte Offerte.

Zusammenarbeit mit Billomat

Run my Accounts und die im deutschsprachigen Raum führende Fakturierungs-Web-App Billomat arbeiten neu eng zusammen, um ihren gemeinsamen Kunden die einfachste Buchhaltungs- und Fakturierungs-Lösung anzubieten. KMU sollen sich voll auf die eigentlichen Aufgaben fokussieren, anstatt sich mit Fakturierung, Auftragserstellung, Buchhaltung und Zahlungsverkehr herumzuschlagen.

Die Fakturierung kann spielend leicht in Billomat erledigt werden, inklu­sive Kun­den­ver­wal­tung, Ange­bo­ten und Mah­nun­gen. Die beiden Web-Apps werden täglich synchronisiert. Zahlungseingänge werden direkt aus dem E-Banking durch Run my Accounts verarbeitet und mit den offenen Posten abgeglichen. So haben KMU jederzeit den Überblick, welche Rechnungen bezahlt sind und welche noch offen sind.

Die meisten Buchhaltungsprogramme sind für Buchhalter programmiert worden. KMU-Anwender sind oftmals ernüchtert und geben resigniert auf. Es bleibt dann nur noch der Weg zum Treuhänder offen. Billomat und Run my Accounts präsentieren eine Lösung, welche über die Cloud unmittelbar an den Kunden heranrückt, viel Arbeit durch Cloud-Prozesse abnimmt und die volle tagesaktuelle finanzielle Übersicht gewährt. Die Cloud-Apps sind über eine direkte Schnittstelle verbunden, damit Daten in beide Richtungen uneingeschränkt ausgetauscht werden können. Es gibt dadurch keine Doppelspurigkeiten mehr. Einfacher kann ein KMU seine Administration nicht mehr erledigen.

Lesen Sie in der Case Study, wie unser Kunde Blogwerk AG die Vorteile von Billomat und Run my Accounts AG nutzt.

Mehr erfahren Sie auf unserer Seite zum Billomat Add-on. Wir bedanken uns an dieser Stelle herzlich bei unserem neuen Partner Billomat und freuen uns auf die Zusammenarbeit!

Medienmitteilung Billomat – Run my Accounts

Neue Version der Web Buchhaltungs App online!

Seit letztem Montag Morgen ist unsere neue Buchhaltungs-Web-Applikation in frischem Design und mit vielen neuen Funktionen im Betrieb. Der Wechsel zur neuen Version ging reibungslos über die Bühne. Wir bedanken uns bei unseren Kunden für die vielen positiven Rückmeldungen!

Unter anderem haben wir folgende Neuerungen eingebaut:

  • Single Sign-On: Alle Anwendungen werden über ein Login gebündelt.
  • Neue Buchhaltungs-Hilfe: wir haben unsere Buchhaltungs-Hilfe massiv ausgebaut und direkt für jedermann zugänglich ins Internet gestellt. Sie finden darin viele interessante Informationen zur Anwendung unserer Web-Applikation und zum Thema Buchhaltung.
  • Neues Design: unsere Applikation kommt in frischen Farben und neuem Look-and-Feel daher.
  • Neues Archiv Widget: durchsuchen Sie ihre Belege mit Volltext-Suche oder klicken Sie sich durch das neue Ablage-System.

Und es geht weiter: in Kürze werden wir Ihnen weitere spannende Features präsentieren. Bleiben Sie gespannt!

Hier haben wir ein paar Screenshots unserer aufgemotzten Cloud Buchhaltung hinterlegt und die einzelnen Funktionen beschrieben!