Seit letztem Montag Morgen ist unsere neue Buchhaltungs-Web-Applikation in frischem Design und mit vielen neuen Funktionen im Betrieb. Der Wechsel zur neuen Version ging reibungslos über die Bühne. Wir bedanken uns bei unseren Kunden für die vielen positiven Rückmeldungen!

Unter anderem haben wir folgende Neuerungen eingebaut:

  • Single Sign-On: Alle Anwendungen werden über ein Login gebündelt.
  • Neue Buchhaltungs-Hilfe: wir haben unsere Buchhaltungs-Hilfe massiv ausgebaut und direkt für jedermann zugänglich ins Internet gestellt. Sie finden darin viele interessante Informationen zur Anwendung unserer Web-Applikation und zum Thema Buchhaltung.
  • Neues Design: unsere Applikation kommt in frischen Farben und neuem Look-and-Feel daher.
  • Neues Archiv Widget: durchsuchen Sie ihre Belege mit Volltext-Suche oder klicken Sie sich durch das neue Ablage-System.

Und es geht weiter: in Kürze werden wir Ihnen weitere spannende Features präsentieren. Bleiben Sie gespannt!

Hier haben wir ein paar Screenshots unserer aufgemotzten Cloud Buchhaltung hinterlegt und die einzelnen Funktionen beschrieben!

Wir haben eine tolle Nachricht für Sie: die Buchhaltungssoftware von Run my Accounts ist komplett überarbeitet. Wir werden die neue Version am Montag, 11. Juni lancieren.

Die Umstellung wird am Sonntag, 10. Juni 2012, abends vorgenommen. Als Folge dessen, ist die Web-App zwischen 18 bis 24 Uhr teilweise nicht verfügbar. Wir bitten Sie um Verständnis.

Diese interessanten Neuerungen stehen Ihnen mit dem Wechsel zur Verfügung:

  • Single Sign-On: Alle Anwendungen werden über ein Login gebündelt.
  • Neue Online-Hilfe: wir haben unsere Buchhaltungs-Hilfe massiv ausgebaut. Sie finden darin viele interessante Informationen zur Anwendung unserer Web-Applikation und zum Thema Buchhaltung.
  • Neues Design: unsere Applikation kommt in frischen Farben und neuem Look-and-Feel daher.
  • Neues Archiv Widget: durchsuchen Sie ihre Belege mit Volltext-Suche oder klicken Sie sich durch das neue Ablage-System.

Darüber hinaus planen wir weitere Features, welche wir voraussichtlich noch im 2012 aufschalten werden. Bleiben Sie gespannt!

Ihr persönlicher Account Manager steht Ihnen bei Fragen gerne zur Verfügung. Wir freuen uns auf Ihr Feedback zur neuen Applikation oder auf unserer Facebook Seite.

Freundliche Grüsse
Ihr Run my Accounts Team

„Ist Run my Accounts Cloud Buchhaltung?“, werden wir immer wieder gefragt. Hier eine klare Antwort zu geben, ist gar nicht so einfach. Gemäss Wikipedia umschreibt der Begriff Cloud Computing den Ansatz „abstrahierte IT-Infrastrukturen (z. B. Rechenkapazität, Datenspeicher, Netzwerkkapazitäten oder auch fertige Software) dynamisch an den Bedarf angepasst über ein Netzwerk zur Verfügung zu stellen.“ In der Tat bietet Run my Accounts seinen Kunden die Möglichkeit, die Kennzahlen in der Buchhaltung über ein Netzwerk, das Internet, jederzeit und von überall einzusehen. „Die Anwendungen und Daten befinden sich dann nicht mehr auf dem lokalen Rechner oder im Firmenrechenzentrum, sondern in der (metaphorischen) Wolke (engl. „cloud“).“ Die Daten befinden sich also nicht auf dem Rechner unserer Kunden, sondern sind dezentral auf einem Server abgelegt.

In diesem Zusammenhang ist das Thema Datensicherheit von grosser Bedeutung; insbesondere, da es sich bei den von  Run my Accounts gespeicherten Informationen um sehr sensible und schützenswerte Daten handelt: die finanziellen Kennzahlen einer Unternehmung. Wie können Informationen, welche im Internet gespeichert sind, vor fremdem Zugriff geschützt werden? Zuerst einmal befinden sich die Daten unserer Kunden auf zwei gesicherten und permanent gespiegelten Serverstandorten in der Schweiz. Zum Anderen ist der Zugriff verschlüsselt und entspricht der gleichen Sicherheitstufe wie das E-Banking einer Schweizer Bank. Run my Accounts kann man also getrost als Buchhaltung in der Cloud bezeichnen, welche es den Kunden erlaubt, orts- und zeitunabhängig auf ihre Daten zuzugreifen und grösstmögliche Datensicherheit garantiert.

Über die Cloud Lösung hinaus bietet Run my Accounts sehr effiziente Buchführungs-Prozesse an und und erlaubt Schweizer KMU eine sehr hohe Verfügbarkeit der Daten beim Outsourcing der Buchführung.

Der Kostentreiber in einer Buchhaltung ist eindeutig die Anzahl der Buchungen. Dies trifft für kleinere und grössere Buchhaltungen im KMU gleichermassen zu. Man könnte denken, dass mit steigendem Volumen die Kosten sinken. Unsere Erfahrung zeigt, dass genau das Gegenteil der Fall ist: wir haben bei unseren Kunden oftmals gesehen, dass die Kosten pro Beleg eher zunehmen. Grund dafür ist die steigende Komplexität und die Abstimmungsarbeit bei grösserem Belegvolumen.
Schauen wir uns einmal die zu erledigenden Schritte an, wenn eine Lieferantenrechnung von Office World über CHF 25.70 bei Ihnen eintrifft:

1. Die Rechnung trifft per Post ein, wird geöffnet.

2. Die Rechnung wird kontrolliert und allenfalls in einen Liquiditätsplan eingegeben.

3. Die Rechnung muss bezahlt werden: Oftmals geschieht dies im KMU dadurch, indem der Einzahlungsschein direkt im E-Banking abgeschrieben wird.

4. Die Rechnung wird bezahlt und die Bank schickt einen Bank-Zahlungsbeleg, der dieser Rechnung manuell zugeordnet werden muss.

5. Die Rechnung wird kontiert und anschliessend in der Buchhaltung erfasst.

6. Das Rechnungsoriginal wird in einen Ordner, womöglich nach Alphabet, sortiert abgelegt und für 10 Jahre archiviert.

7. Das Bankkonto muss abgestimmt werden.

8. Später wird die MWST Abrechnung erstellt und die MWST-Buchung noch einmal kontrolliert.

9. Auch zum Jahresabschluss werden die Konten in der Regel abgestimmt.

10. Der Revisor schaut sich die Buchhaltung später noch einmal an.

Wie Sie sehen können, ist das Handling einer Rechnung über CHF 25.70 (schlussendlich jeder Rechnung über egal welchen Betrag) mit viel Aufwand verbunden, dem sich entweder interne oder externe Personen annehmen und dafür irgendwie entschädigt werden müssen.

Die Frage, wie viel eine Buchung kostet, ist wie folgt zu beantworten:

1. Wie viele Rechnungen schreiben Sie pro Jahr?

2. Wie viele Rechnungen empfangen Sie pro Jahr?

3. Wie viele Spesenbelege fallen in Ihrem Unternehmen an?

Zählen Sie alles zusammen und rechnen noch einmal rund 10-20% für weitere Buchungen wie Löhne, Zinsen etc. oben drauf und dividieren diese Anzahl durch die Kosten Ihres Treuhänders.

Etablierte Treuhänder rechnen pro FiBu Buchung in der Nachbearbeitung (also ohne Zahlungsabwicklung) über alles gesehen (Buchung, Bankkonto-Abstimmung, Suche nach fehlenden Belegen, MWST Erklärung) mit ca. 7 Minuten pro Beleg. Wenn eine professionelle Buchhaltung mit Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung geführt wird, liegt dieser Wert bei ungefähr 11 Minuten (inkl. Aufbereitung und Kontrolle der Zahlung). Verrechnet Ihnen der Treuhänder einen Stundenansatz von CHF 140 (normaler Satz für einen Buchhaltungssachbearbeiter), kostet Sie eine Buchung zwischen ca. CHF 16.- und CHF 26.-; das Erstaunen über diese hohen Kosten ist durchaus gerechtfertigt!

Auch wenn die Buchhaltung intern erledigt wird, dürfte dieser Preis pro Beleg nicht wesentlich tiefer liegen – sofern die Vollkosten (Lohn, Sozialversicherungen, Buchhaltungs-Softwarelizenzen, Software Wartung, Computer, Führung der Person, keine permanente Auslastung, ständige Weiterbildung im Bereich der Buchhaltung, …) berücksichtigt werden.

Wenn Sie die Buchhaltungskosten reduzieren wollen, gibt es diverse Tipps, die Ihnen weiterhelfen:

1. Reduzieren Sie die Anzahl Ihrer Buchungen. Dieses Ziel erreichen Sie zum Beispiel über folgende Massnahmen:

      • Verlangen Sie von Ihren Lieferanten Sammelrechnungen. Es ist nicht nötig, dass jeder Ihrer Mitarbeiter mit eigenem Handy eine eigene Rechnung erhält. Die Anbieter in der Schweiz können Ihnen Sammelrechnungen ausstellen. Da auch Ihre Lieferanten ihre Administrationskosten tief halten wollen, werden sie Ihnen dankbar sein.
      • Schreiben Sie selber wenn möglich weniger Rechnungen, dafür mit höheren Beträgen.
      • Lassen Sie durch Ihre Mitarbeiter Spesenabrechnungen erstellen, damit Ihr Buchhalter nicht die Kleinbelege einbuchen muss. Noch besser: handeln Sie mit dem Kanton ein genehmigtes Spesenreglement aus und ersetzen Sie Kleinbelege durch Pauschalspesen.

2. Installieren Sie möglichst effiziente Prozesse und automatisieren Sie Ihre Buchführung so stark wie möglich (z.B. Verwendung von ESR Einzahlungsscheinen). Auch bei den Kreditoren und in der Bankkontoführung besteht sehr viel Automatisierungspotenzial, das Sie über einen externen Partner nutzen können.

3. Lassen Sie klug buchen. Über geeignete Buchungsansätze können Sie die Anzahl der Buchungen massiv reduzieren und gleichzeitig die Übersichtlichkeit in der Buchhaltung erhöhen.

Leider ist es so, dass viele KMUs Ihre Zahlen nicht im Griff haben. Dies gilt sowohl bei interner als auch bei externer Buchführung. So wird die Buchhaltung in die reine Administrationsecke gedrängt und dient eigentlich nur dem Gesetzgeber, der eine ordentlich geführte Buchhaltung verlangt.

Eine tagesaktuelle Buchhaltung hingegen bietet KMUs einen grossen Zusatznutzen jenseits der Administration: man weiss wo man steht, hat spannende Kennzahlen zur Verfügung und kann rechtzeitig gezielte Massnahmen ergreifen, wenn einmal etwas nicht so läuft, wie es sollte. Eine tagesaktuell geführte Buchhaltung kann Sie so erfolgreicher machen.

Bei einer klassisch geführten externen Buchhaltung senden Sie alle relevanten Buchhaltungsbelege an den Treuhänder und bekommen diese erst ein paar Wochen später zurück. Meist bleiben Ihnen die Zahlen verborgen, weil es keine Möglichkeit gibt, darauf zuzugreifen – es sei denn, der Treuhänder sendet Ihnen einen (veralteten) Auszug.

Auch intern geführte Buchhaltungen haben oftmals Mängel und sind nicht immer verlässlich. Allzu oft schiebt man die unangenehme Buchhaltungsarbeit so lange wie möglich auf und gerät dann noch mehr unter Druck, diese lästige Arbeit endlich zu erledigen. Und wer garantiert Ihnen, dass alles korrekt verbucht ist, die MWST-Erklärung stimmt, und ob Sie sich auf die Zahlen verlassen können?

Web-basierte Systeme bieten den entscheidenden Vorteil, dass die Grenze zwischen interner Buchführung und externem Spezialisten verwischt werden. Die Informationen sind jederzeit verfügbar, wo auch immer Sie oder Ihr Partner sich befinden.

Doch das ist nicht alles. Nur wegen einer Online-Buchhaltungssoftware , muss Ihre Buchhaltung nicht unbedingt aktueller oder günstiger werden, wenn die Prozesse dahinter nicht stimmen. Nur wenn Ihnen eine aktuelle Buchführung so einfach wie möglich gemacht wird und sich über geeignete Prozesse einbinden lässt, schaffen Sie es, die Buchhaltung dahin zu führen, wo sie dem Anspruch ein wertvolles Controllinginstrument zu sein gerecht wird. Belege durchscannen, Zahlungen auslösen und auf aktuelle Zahlen zugreifen – das ist heute Realität und bringt Sie hinsichtlich Controlling einen entscheidenden Schritt weiter.

Wir haben heute die nächste Version unserer Buchhaltungs-Web-Applikation lanciert. Die Buchhaltungs-Web-Applikation ist bei unserem Service gratis dabei. Schauen Sie sich eine Demo an:

Run my Accounts Kreditoren-Modul mit integriertem Dokumenten Management System, Belege digital signiert.

Soeben haben wir erfahren, dass Run my Accounts zu den 5 Finalisten des Newcomer in der Kategorie Newcomer gewählt wurde. Wir bedanken uns herzlich bei der Jury für diese grosse Anerkennung. In der Kategorie Newcomer sind wir zusammen mit Gbanga, Kooaba, Linguistic Search Solutions und Memonic nominiert.

 

Zu den Finalisten der Sparte Champion gehören Cambridge Technology Partners, Glaux Soft, Infoguard, Namics und Netcetera.

Der Swiss ICT Award ist ein über die Schweiz hinaus bedeutender und bekannter Preis für erstklassige ICT-Leistungen und -Produkte, die durch schweizerische Unternehmen erbracht werden. Der Newcomer ist die Auszeichnung für jüngere ICT-Unternehmen der Schweiz mit einem deutlichen Anspruch, in der Zukunft mit innovativen Lösungen eine bedeutende Rolle zu übernehmen.

Die Preisverleihung findet am 18. November 2010 im Verkehrshaus Luzern statt. Mehr dazu finden Sie hier.