Spesen verbuchen mit der Spesen-App

1. Spesenverantwortlicher: Die Person in Ihrem Unternehmen welche die Spesen genehmigt. Muss über Administratorenrechte in der Run my Accounts Software verfügen.
2. Administrator: Die Person welche in Ihrem Unternehmen grundsätzlich alle Einstellungen in der Run my Accounts Software vornimmt.
3. Nutzer: Nutzer der Spesenfunktion via App, welcher Spesen einreichen kann.

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Als Nutzer der einen Spesenbeleg einscannen möchte, öffnen Sie die Spesen-App auf Ihrem Smartphone. Dabei erscheint das Dashboard mit den Finanzkennzahlen des eigenen Unternehmens. Je nach Nutzer-Rolle sehen Sie hier mehr oder weniger Informationen.

Spesenbeleg fotografieren

Um nun Ihren Spesenbeleg einzuscannen, drücken Sie auf den Menüpunkt “Kamera” (Abb. 1).

Abb. 1

Abb. 2

Wichtig: Ein gutes Foto, mit genügendem Licht und einem scharf gestellten Fokus der Kamera auf den Spesenbeleg ist entscheidend, dass der Beleg später bei der Belegverarbeitung wie auch bei Ihnen intern gut erkannt und zugeordnet werden kann. Achten Sie weiter darauf, dass der Beleg einen hinreichenden Kontrast zum Hintergrund aufweist. Das erleichtert die automatische Erkennung der Spesenquittung.

Ohne Beleg (Abb 2, 1): Sollten Sie für die zu deklarierenden Spesen keinen Beleg vorliegen haben (z.B. Original-Beleg nicht verfügbar), können Sie mit dieser Funktion einen Speseneintrag ohne Foto erfassen. Auch Kilometerspesen kann man hier einfach erfassen.

Import (2): Sie können ein bereits mit Ihrer Handykamera erfasstes Foto aus der Fotogalerie als Spesenbeleg verwenden.

Wizard (3): Der Wizard versucht den Spesenbeleg beim Fotografieren zu erkennen, um ihn danach automatisch auszuschneiden. Es kann jedoch sein, dass der Wizard den Beleg nicht oder nur schlecht erkennt. Durch das Deaktivieren des Wizards kann das Ausschneiden manuell erfolgen. 

Spesenbeleg ausschneiden

Nachdem Sie den Spesenbeleg gut lesbar fotografiert haben, können Sie diesen zuschneiden (Abb.3). Den blauen Rahmen können Sie an den markierten Punkten mit dem Finger bewegen und so den Beleg umranden. Mit “Anwenden” wird der Beleg ausgeschnitten (Abb. 4) und mit “Weiter” gelangen Sie zum nächsten Bildschirm (Abb. 5).

Abb. 3, Abb. 4, Abb. 5

Beleg zuordnen

Haben Sie den Beleg zugeschnitten, können Sie zwischen Spesenbeleg und Lieferantenrechnung wählen (Abb. 6). Für Spesenquittungen verwenden Sie Spesenbeleg. Normale Buchungsbelege (z.B. Lieferanten-Rechnungen, FiBu-Belege, Bank-Belege, Debitoren-Rechnungen) erfassen Sie über die Option Lieferantenrechnung. Diese Funktion kann als Ersatz für Ihren Scanner genutzt werden. Als nächstes können Sie die passende «Spesenart» ihres Spesenbelegs wählen (Abb. 7).

Abb. 6, Abb. 7, Abb. 8

Danach geben Sie die «Beschreibung» und die «Zahlungsmethode» an (Abb. 8). Diese drei Angaben sind obligatorisch, die restlichen Eingabefelder sind nicht zwingend auszufüllen. Falls Sie spezifische Eingaben oder Änderungen zu diesem Spesenbeleg vermerken wollen, können weitere Angaben unter dem Punkt “Erweiterte Ansicht” gemacht werden. Das Nutzen dieser Funktion ist jedoch nur bei Spezialfällen sinnvoll, wenn Sie bewusst abweichende Angaben erfassen möchten.

Die Zeile “Beschreibung” sollte die relevanten Informationen zu diesem Spesenbeleg enthalten. Diese ist aus Beweisgründen notwendig, um der Steuerverwaltung aufzuzeigen, dass es sich um einen geschäftsmässig begründeten Aufwand handelt.

Ausführung: Erweiterte Ansicht (Abb. 9)

In der erweiterten Ansicht kann der Spesenbeleg manuell bearbeitet werden. Dies ist sinnvoll, wenn zum Beispiel nur ein Teil der notwendigen Angaben auf dem Beleg ersichtlich sind, oder wenn es sich bei einem Teil um Privatkonsum des Nutzers handelt.

In der erweiterten Ansicht können alle Informationen der Belegbuchung angepasst werden. Was Sie hier eingeben, wird von unserem Service Center auf jeden Fall übernommen.

Abb.9

An das Service Center von Run my Accounts senden

In unserem Service Center werden die Belege automatisiert erfasst. Um Fehler möglichst auszuschliessen und Ihnen eine hohe Qualität mit viel Komfort zu gewähren, wird jeder einzelne Beleg durch einen Sachbearbeiter von Run my Accounts überprüft. Wir erfassen für Sie folgende Positionen:

• Datum
• Betrag
• Währung
• Wechselkurs (dieser wird von der Steuerverwaltung vorgegeben und durch uns eingefügt)
• Aufwandskonto
• MWST und MWST Konto

Nach dem Einsenden Ihres Beleges ist dieser auf Ihrer App wie folgt auf der App ersichtlich (Abb.10).

Abb.10

Spezielle Vorgehensweise bei zwei verschiedenen MWST-Sätzen auf einem Spesenbeleg

Sollten Sie einen Spesenbeleg eingegeben haben, auf welchem zwei verschiedene MWST-Sätze benutzt wurden, werden wir diese MWST nicht im Service Center erfassen. In einem solchen Fall wird Ihr Online Buchhalter nach der Verbuchung die beiden MWST Sätze und Beträge in Ihrer Buchhaltung ausweisen.

Fragestellungen durch das Service Center

Ist für unser Service Center etwas an Ihrem Spesenbeleg oder dessen Eingabe unklar, senden wir Ihnen eine Rückfrage per App.

Freigabe des Spesenbelegs durch den Nutzer

Die von uns erfasste Buchung senden wir zur Überprüfung an den Nutzer zurück, damit er das Resultat, falls gewünscht, überprüfen kann.

Der Nutzer kann das Resultat des erfassten Belegs per Klick auf die Zeile (gelber Kreis) überprüfen. Dort kann er falls gewünscht Änderungen vornehmen und diese speichern. (gelber Kreis, Abb. 12). Ist aus Sicht des  Nutzers alles korrekt erfasst, kann er den Spesenbeleg an den Spesenverantwortlichen des Unternehmens gesendet werden (die beiden roten Kreise kennzeichnen diese Möglichkeit, Abb. 11 und 12).

Zur Erinnerung: Falls Sie einen Spesenbeleg mit verschiedenen MWST-Sätzen eingereicht haben, wird unser Service Center die MWST Beträge nicht ausweisen. Diese sind somit nicht erfasst.

Unter “EINGEREICHT” können Sie Ihre Spesen solange einsehen, wie diese noch nicht durch den Spesenverantwortlichen bearbeitet wurden (Abb. 13).

Abb. 11, Abb. 12, Abb. 13