Kontrolle der Spesenbelege und Zahlungsfreigabe

1. Spesenverantwortlicher: Die Person in Ihrem Unternehmen welche die Spesen genehmigt. Muss über Administratorenrechte in der Run my Accounts Software verfügen.
2. Administrator: Die Person welche in Ihrem Unternehmen grundsätzlich alle Einstellungen in der Run my Accounts Software vornimmt.
3. Nutzer: Nutzer der Spesenfunktion via App, welcher Spesen einreichen kann.

Als Spesenverantwortlicher können Sie unter “Service” (Abb. 1,1), im Untermenü “Spesen” (Abb. 1,2) alle durch die Nutzer eingereichten Spesen einsehen.

 Abb.1

Die eingereichten Spesen können Sie in der Übersicht, prüfen, ändern, freigeben und löschen. Mit Klick auf den Beleglink unter “Barcode” (Abb. 2, 1) gelangen Sie zum jeweiligen Spesenbeleg. Über die drei Pünktchen am rechten Rande können Sie den jeweiligen Spesenbeleg individuell auszahlen, genehmigen oder löschen (Abb. 2,2).

Abb.2

Auszahlung an ein privates Konto

Genehmigen Sie einen Spesenbeleg und klicken auf “Auszahlen”, erscheint ein Pop-Up in welchem Sie angeben können, von welchem Bankkonto Sie den Betrag an den Nutzer überweisen wollen. Das System schlägt das Bankkonto des jeweiligen Nutzers automatisch vor. Sind mehrere Bankkonti des Unternehmens erfasst kann das gewünschte Konto ausgewählt werden (Abb. 3).  «Genehmigen» Sie die Spesen, so werden diese auf das entsprechende Kontokorrent des Mitarbeiters gebucht. Dies macht nur dann Sinn, wenn der Mitarbeiter sehr selten seine Spesen ausbezahlt bekommt (z.B. bei Gesellschafter des Unternehmens). Mit der Annahme oder Ablehnung der Speseneinträge ist die Spesenbearbeitung beendet.
Weisen Sie einen Beleg zurück («Ablehnen»), wird die komplette Eingabe dieses Spesenbeleges gelöscht. Es ist empfehlenswert vorab mit dem Nutzer der eingegebenen Spesen zu sprechen und allenfalls den Speseneintrag anzupassen bevor Sie dessen Spesenbeleg zurück weisen. Dies spart möglicherweise Aufwand für beide Personen. Es gibt noch der Status «Bereit zur Auszahlung», wenn die Spesen geprüft werden, jedoch die Auszahlung muss noch nicht stattfinden, kann man die Spesen in erster Phase genehmigen mit «Bereit zur Auszahlung», sobald die Auszahlung ausgeführt werden sollte, kann man die Spesen, die in erster Phase bereits genehmigt worden sind “Auszahlen”. Nach dem Status «Bereit zur Auszahlung» können die Spesen nur noch ausbezahlt werden.

Wichtig: Fassen Sie Auszahlungen pro Nutzer zusammen (z.B. 14-täglich oder monatlich) und geben alle auf einmal zur Auszahlung (durch setzen der Häcken). Damit wird Ihnen nur ein Zahlungs-Upload verrechnet.

Abb. 3 

Benachrichtigung zu eingereichten Spesen

Unter Benachrichtigungen (Abb. 4,1) haben Sie als Spesenverantwortlicher die Möglichkeit einen E-Mail Alert einzurichten. Bei «Art» wählen Sie «Eingereichte Spesen» (Abb. 4,2). Sie erhalten dann jeweils eine E-Mail, wenn neue Spesen von den Nutzern eingereicht wurden. Unter  dem Benachrichtigungstyp können Sie einstellen, wie oft Sie eine E-Mail erhalten wollen (“sofort”, “täglich” oder “wöchentlich”) (Abb. 4,3).

Abb. 4