Run my Accounts Kunden scannen ihre Buchhaltungs-Belege einfach zur Verarbeitung durch:
Bitte scannen Sie Ihre Belege in folgendem Format:
300 dpi schwarz-weiss (keine Graustufen) PDF-Format
Bitte achten Sie beim Scannen darauf, dass:
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Alle Seiten des Beleges vollständig gescannt werden
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Die Scans gerade sind
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Der Einzahlungsschein nicht die Rechnung verdeckt (zum Verbuchen müssen wir den gesamten Inhalt der Rechnung kennen).
Übermittlung der Scans
Mehr zur Übermittlung finden Sie hier.
Tipps
Sie brauchen die Scan-Dateien nicht anzuschreiben.
Mitteilungen an Run my Accounts wie zum Beispiel Kontierungs- oder Zahlungsanweisungen und schreiben Sie direkt mit einem schwarzen Kugelschreiber auf die Belege. Damit ist sichergestellt, dass auch ein Revisor später diese Anweisungen nachvollziehen kann.
Falls Sie einen Beleg in eine andere Periode buchen wollen, streichen Sie bitte das Belegdatum durch und schreiben das gewünschte Buchungsdatum von Hand auf den Beleg („Praktikermethode“). Damit ist die Buchung für alle nachvollziehbar.
Wieso nicht farbig?
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Farbige Scans benötigen ein vielfaches an Speicherplatz. Viele Mailserver haben Probleme damit, grosse Dateien zu versenden. Manchmal kommen diese grossen Dateien nicht bei uns an.
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Unsere Belegverarbeitung ist auf ein hohes Kontrastverhältnis angewiesen. Wir müssen daher farbige Dateien ins Schwarz-Weiss Format umwandeln. Aufgrund des schlechten Kontrastverhältnisses leidet die Qualität des Bildes und damit die Erkennbarkeit des relevanten Textes.
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In der Archivierung ist das Schwarz-Weiss Format die Regel, da Schwarz-Weiss Dateien weniger Speicherplatz benötigen und die Volltextindizierung besser funktioniert.
Wieso keine Graustufen?
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In Graustufe gescannte Bilder weisen ein sehr schlechtes Kontrastverhältnis auf. Texte werden oft unleserlich. Unsere Belegverarbeitung ist auf ein hohes Kontrastverhältnis angewiesen. Wir müssen daher graue Dateien ins Schwarz-Weiss Format umwandeln. Aufgrund des schlechten Kontrastverhältnisses leidet die Qualität des Bildes und damit die Erkennbarkeit des relevanten Textes.
Im folgenden Beispiel sehen Sie, dass bei Verwendung von Graustufen-Bildern bei der Umwandlung in Schwarz-Weiss wichtige Informationen verloren gehen. Werden die Belege von Anfang an in Schwarz-Weiss gescannt, erscheint der ganze Text in Schwarz.
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