Buchhaltung in Nebenbüchern

Funktionsweise von Nebenbüchern

Eine Buchhaltung in Nebenbüchern unterscheidet sich stark von einer FiBu:

• Die Debitoren-Fakturierung wird direkt in der Buchhaltungs-Software vorgenommen.
  • Umsätze und die Aufteilung auf einzelne Konten (z.B. nach Artikeln) werden beim Erfassen im Debitoren-Modul gebucht.
  • Zahlungseingänge werden einzelnen offenen Positionen direkt zugeordnet und gebucht.
  • Dadurch wird ein tagesaktuelles OP-Management ermöglicht.
• Kreditorenverarbeitung inkl. Zahlungsaufbereitung:
  • Die Kreditoren-Verbuchung und die Aufbereitung einer Zahlung können im gleichen Schritt vorgenommen werden.
  • Der Zahlungsausgang wird einer offenen Position zugeordnet und gleichzeitig gebucht.

Insgesamt gesehen ist die Buchführung aufgrund mehr Buchungen in Nebenbüchern zwar aufwändiger. Aber insgesamt bieten sich Effizienzvorteile, weil Tätigkeiten zusammengefasst und bessere und aktuellere Auswertungen zur Verfügung stehen.

Wann Sie eine FiBu oder ein Nebenbuch führen sollen, lesen Sie in unserem Blog FiBu oder doch Haupt- und Nebenbücher? Den genauen Unterschied erklären wir im Blog Hauptbuch und Nebenbuch.

Besonderheiten von Nebenbüchern

Bei der Buchhaltung über Nebenbüchern gibt es gegenüber einer FiBu einige Besonderheiten:

Für einen Beleg gibt es 2 Buchungen

Sowohl für einen Kreditoren- als auch für einen Debitoren-Beleg fallen immer 2 Buchungen an:

1. Buchung: Aufwand / Ertrag (resp. Bilanz)

Beispiel Kreditorenrechnung über einen Betrag von CHF 107.7 inkl. Vorsteuer:

• 27.02.2019 6510 Telekommunikation – 2000 Kreditor CHF 100.00
• 27.02.2019 1173 Vorsteuer 7.7% auf Inv. + übr. BA – 2000 Kreditor CHF 7.70

2. Buchung: Zahlung

• 21.03.2019 2000 Kreditor – 1020 Bank CHF 107.70

Resultat: auf dem Debitoren- (1100) und auf dem Kreditorenkonto (2000) wird der Saldo zu einem bestimmten Zeitpunkt ausgewiesen.

Keine FiBu-Buchung über 1100 und 2000

Debitoren- (1100) und Kreditorenkonti (2000) sollen nicht über die Finanzbuchhaltung bebucht werden. Ansonsten weisen Haupt- und Nebenbuch andere Saldi auf. Korrekturen müssen immer im Nebenbuch vorgenommen werden.

Aus der Systematik sollen Debitoren und Kreditoren über Nebenbücher erfasst werden:

• Nur dann machen die entsprechenden Auswertungen aus den Nebenbüchern Sinn.
• Bei konsequenter Anwendung kann der Saldo des Debitoren- und Kreditorenkontos immer über das Nebenbuch hergeleitet werden:
  • z.B. Report Debitoren – Berichte – offen unter Angabe eines Stichtag-Datums.

Konsequenzen:

• Debitoren- und Kreditoren-Nebenbücher müssen konsequent abgestimmt werden.
• Sinnvollerweise wird eine FiBu Buchung gegen die Debitoren- (1100) und Kreditorenkonten (2000) bei Nebenbücher Buchhaltungen gesperrt.
• Bei der Transformation einer FiBu zu einer in Nebenbüchern geführten Buchhaltung gibt es im Übergang von einer FiBu- zur Nebenbücherbuchhaltung 2 Varianten:
  1. Einführung von Hilfskonten 1101 Debitoren Alt resp. 2001 Kreditoren Alt:
     1. Die Saldi der Eingangsbilanz werden auf den „Alt“-Konten erfasst
     2. Zahlungsein- und Ausgänge von per Stichtag in der Bilanz erfassten Rechnungen werden als FiBu-Buchung gegen diese Konten gebucht.
  2. Erneute Erfassung der per Stichtag bereits gebuchten Debitoren- und Kreditoren über die Nebenbücher.
     1. Anstatt Aufwandkonto wird das Konto 2001 verwendet
     2. Anstatt Ertragskonto wird das Konto 1101 verwendet.
  3. Mix beider Methoden, ev. Übergang von Methode 1 zu Methode 2 bei einem bestimmten Stichtag.

MWST relevante Buchungen zwingend über Nebenbücher

Sinnvollerweise werden alle MWST relevanten Buchungen über Nebenbücher gebucht. Bei nicht konsequenter Anwendung kann es rasch zu Doppelerfassungen und Fehlbuchungen kommen.

Aufwands- / Ertragsbuchung vor Zahlungsbuchung

Damit saubere OP-Listen generiert werden können, ist es erforderlich, dass die Aufwands- resp. Ertragsbuchung ein Datum hat, das vor oder am selben Tag der Zahlungs-Buchung liegt. Ansonsten kann dies zu Differenzen zwischen Haupt- und Nebenbuch führen.

Wechselkursdifferenzen

Wir empfehlen die Verwendung der Monatsmittelkurse, welche jeweils im Voraus von der ESTV gestellt werden. Bei Run my Accounts werden diese Kurse jeweils in die Buchhaltung geladen und stehen allen Kunden ohne weiteres Zutun zur Verfügung.

Allfällige Wechselkursdifferenzen zwischen dem Aufwands- resp. Ertrags-Datum und dem Zahlungsdatum werden über die Konti 6842 Kursverluste resp. 6892 Kursgewinne ausgeglichen.