Mit Zapier verknüpfen

Als eines der ersten Schweizer Software Hersteller haben wir unsere Web-Buchhaltungs-Software mit der API Plattform von Zapier.com verbunden. Die direkte Anbindung der Buchhaltungs-Lösung von Run my Accounts an Zapier.com eröffnet Ihnen die ultimative Konnektivität von derzeit 1’500 der weltweit weit verbreitetsten Web-Applikationen: Basecamp, Dropbox, Evernote, Facebook, Freshbooks, Gmail, Google Calendar, Google Drive, Harvest, Highrise, Jira, Magento, Mailchimp, PayPal, Pipedrive, Podio, Redmine, Salesforce, SugarCRM, Teambox, Twitter, WordPress, Zendesk, Zoho CRM sind unter vielen anderen dabei und fast täglich kommen neue hinzu.

Ist Run my Accounts als Ziel ausgesucht (steht auf der rechten Seite eines „Zaps“), können folgende Aktionen ausgewählt werden:

• New AR Invoice – Erstellen einer Debitorenrechnung mit einem Artikel (einer Position). Unterstützte Felder
• New AR Transaction – Erstellen einer Debitorenbuchung mit einem Ertragskonto. Unterstützte Felder
• New Customer – Erstellt einen neuen Kunden in der Buchhaltung. Unterstütze Felder

Einschränkung: Die in Zapier aufgesetzte Schnittstelle erlaubt zur Zeit nur das buchen eines Artikels, oder im Fall von „New AR Transaction“ einem Ertragskonto. Diese Einschränkung ergibt sich aus der Funktionalität von Zapier.

Run my Accounts kann auch Aktionen auslösen (steht auf der linken Seite eines „Zaps“). Folgende Auslöser („Trigger“) können ausgewählt werden:

• New Payments – Dieser Trigger erlaubt es, auf neue in der Buchhaltung erfasste Debitorenzahlungen zu reagieren.
• New Invoices – Der Auslöser ist eine neu in der Buchhaltung erfasste Rechnung.
• New Customers – Der Auslöser ist eine neuer Kunde im Kundenstamm.

Zapier erhält die API Zugangsdaten der jeweils ausgesuchten Web-Applikationen. In den falschen Händen, kann damit auf das volle API zugegriffen werden. Im Fall von Run my Accounts also auf die hier beschriebenen Funktionen: https://github.com

Entscheidend ist, ob Sie Zapier und deren Sicherheitsstandards vertrauen oder nicht. Falls Sie einen Missbrauch vermuten, können Sie den APIZugriff bei Run my Accounts jederzeit schliessen lassen.

Folgendes Beispiel zeigt, wie Sie Harvest (http://www.getharvest.com/) anbinden können. Die Vorraussetzungen sind:

1. Ein Zapier Zugang
2. Ein gültiger Harvest Zugang
3. Ein Run my Accounts API User (sprechen Sie mit Ihrem Online-Buchhalter, falls Sie einen benötigen)

Schritt 1

Loggen Sie sich in Ihren zapier.com Account ein. Gehen Sie dort zum Dashboard und klicken Sie auf „Create new Zap“. Ziehen Sie Harvest ins linke Feld und wählen Sie den Trigger „New Invoice“ aus. Ins rechte Feld kommt Run my Accounts mit der Aktion „New accounts receivable with customer“. Klicken Sie auf „Create this Zap“.

Schritt 2 – Freigabe der Zugänge

Schritt 3 – Rechnungen verbinden

Es müssen die einzelnen Felder der Rechnung im Harvest, mit der neuen Rechnung in Run my Accounts verbunden werden. Klicken Sie auf „Show uncommon, less used fields“ und es werden alle von Harvest zur Verfügung gestellten Felder angezeigt.

Folgende Felder sollten auf festen Werten gesetzt werden:

Schritt 4 – Fertigstellen

Aktivieren Sie die Anbindung mit „Enable and start syncing new data“.