Art. 6 der Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (GeBüV) schreibt vor, dass Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz so aufbewahrt werden muss, dass sie bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren von einer berechtigten Person innert angemessener Frist eingesehen und geprüft werden können.
Wir schlagen Ihnen folgende Systeme vor:
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Alphabetische Ablage: legen Sie Ihre Debitoren / Kreditoren getrennt und alphabetisch sortiert in einem Ordner für eine bestimmte Zeitperiode ab. Bankbelege legen Sie nach Datum in einem weiteren Ordner ab. Sonstige Buchungsbelege können nach Nummern archiviert werden.
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Ablage nach Belegnummer: legen Sie alle Belege nach Barcode-Nummer sortiert ab (in der Regel so, wie Sie diese Belege einscannen).
Wir empfehlen Ihnen die Ablage nach Belegnummer. Da Sie bei Run my Accounts ein elektronisches Archiv mit Volltext-Suche haben und die Kreditoren auch nach Lieferant filtern können, ist es oft praktischer, die Belege nach Nummer zu archivieren. Sollten Sie wieder einmal ein Original-Beleg benötigen, kann dieser anhand der dem Buchungssatz zugeordneten Barcode-Nummer einfach aus dem Stapel gezogen werden.
Alle buchhaltungsrelevanten Belege werden ins Online Archiv abgelegt. Alle Belege können durchsucht werden. Gefunden wird: Dateiname, Inhalt des PDF, sowie Belegnummer und Lieferant.
