Gesicherter Zugriff mit SuisseID auf die Buchhaltung?

Die SuisseID ist ein standardisierter elektronischer Identitätsnachweis, mit deren Hilfe eine rechtsgültige elektronische Unterschrift möglich ist. Sie soll helfen, Geschäfte online einfacher abzuschliessen zu können. Eine weitere Funktion der SuisseID ist die Authentifizierung, also das Einloggen in Applikationen, Webshops oder Online-Banken. Die elektronische Unterschrift gibt es sowohl für Privatpersonen als auch für Firmen.

Trotz millionenschwerer Unterstützung des Bundes (Subvention in der Höhe von CHF 17 Mio. für vergünstigte SuisseID) hat sich die SuisseID leider bis heute nicht richtig durchsetzen können – die kritische Masse an Usern wurde nicht erreicht.

Eine kürzlich von Twitter User @suisseid durchgeführte Umfrage (leider nicht mehr online) hat ergeben, dass sehr viele Nutzer die SuisseID nicht mehr erneuern wollen. Dies ist aus unserer Sicht mindestens verständlich:

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Neue Einzahlungsscheine mit QR-Code ab 2015

Die Arbeitsgruppe Kommunikation Migration ZV CH hat Ihre Vorstellungen über die Einführung von neuen Einzahlungsscheinen ab Herbst 2015 publiziert. Die heutige Vielfalt von sieben roten und orangen Einzahlungsschein-Varianten soll durch einen einzigen Einheitsbeleg abgelöst werden. Der neue Einzahlungsschein unterscheidet sich vor allem durch folgende Punkte von den alten Formaten:

  • Ein Beleg für sämtliche Zahlungsarten
  • Durchgängige Verwendung der IBAN an stelle der heute verwendeten PC-Nummer
  • QR-Code (2-dimensionaler Barcode) anstatt Referenznummer
Neue Einzahlungsscheine mit QR Codes

Neue Einzahlungsscheine mit QR Codes – Arbeitsskizze Arbeitsgruppe Migration ZV CH

Es soll gemäss der Arbeitsgruppe jedoch weiterhin möglich sein, Einzahlungsscheine mit ESR-Referenznummer oder Mitteilung zu erstellen.

Nach einer dreijährigen Parallelphase zwischen Herbst 2015 und 2018 sollen die heute verwendeten Einzahlungsscheine nicht mehr unterstützt werden.

Vorteile des neuen Formates sind:

  • Automatisierung bei der Verarbeitung von Einzahlungsscheinen durch den QR-Code
  • Keine Redundanzen bei den Einzahlungsscheinen
  • Bessere Lesbarkeit von Einzahlungsscheinen durch mobile Apps (Bsp. iPhone / Android)

Wir sehen jedoch auch einige Nachteile bei den neuen Einzahlungsschein-Formaten:

  • Die Verwendung der QR-Codes verhindert eine manuelle Erfassung von Einzahlungsscheinen im E-Banking. Ein QR-Code-Leser ist Voraussetzung in jedem Haushalt, damit die Einzahlungsscheine überhaupt bezahlt werden können. Die Teilnehmer am Zahlungsverkehr müssen sich dies bewusst sein und damit rechnen, dass gewisse Zahler ohne Gerät nicht in der Lage sein werden, ihre Rechnungen zu bezahlen – es sei denn, sie gehen für Einzahlungen wie früher am Postschalter vorbei.
  • Zahlungsempfänger müssen Ihre Debitoren-Software Lösungen upgraden, was mit Migrationskosten verbunden ist.
  • Das Einheitsformat des Einzahlungsscheins könnte dazu führen, das die Zahler die Referenznummer nicht mehr verwenden und stattdessen das Mitteilungsfeld nutzen. Dies könnte dazu führen, dass die Zahlungsempfänger die Zahlungen nicht mehr automatisch zuordnen können.

Run my Accounts Kunden profitieren davon, dass wir unsere Software laufend auf den aktuellen Stand bringen. Wir werden Ihnen die neuen Einzahlungsschein-Formate pünktlich mit der Einführung debitoren- wie auch kreditoren-seitig anbieten.

Weitere Informationen zu den neuen Einheitsformaten finden Sie direkt auf der Seite der Arbeitsgruppe Migration ZV CH, welche sich aus Vertretern der grössten schweizerischen Banken und der SIX Interbank Clearing zusammensetzt.

Ein Update zu den Entwicklungen zum Einzahlungsschein mit QR-Code finden Sie in unserem Blog-Beitrag „Der neue Einzahlungsschein mit QR-Code wird konkret [Update]“ vom 6. Oktober 2012.

CH-Start-Ups im Fokus – Run my Accounts

Computerworld porträtiert in einer losen Serie Schweizer Start-Ups die mit innovativen IT-Lösungen aufgefallen sind. Der Auftakt ist Run my Accounts gewidmet: Hier geht’s zum Computerworld-Artikel.

Buchhaltungssoftware für Startups?

Derzeit bieten verschiedene Buchhaltungs-Software Anbieter auf dem Schweizer Markt Business-Software zu Sonderkonditionen für Startups an. Soll ein Startup wirklich ein ERP (Enterprise Ressource Management System) kaufen, um damit Buchhaltung mit Debitoren-, Kreditoren-, Lager- und Lohnbuchhaltung und Address-Management zu machen?

Vordergründig spricht sicher vieles dafür, wenn man eine sehr umfassende Software-Lösung zum startup-verträglichen Sonderpreis erhält. Startups und deren Berater sollten sich aber ebenso fragen, ob es in der Aufbau-Phase Sinn macht, eine solche Monster-Lösung einzuführen, sich dafür zu schulen zu lassen und dann auch noch die Buchführungsarbeit zu erledigen. Oder ob man sich nicht doch gescheiter voll auf den Aufbau der Firma fokussieren soll.

Der „Preis der Buchhaltungs-Software“

Der Preis einer Software-Lizenz für ein Enterprise Ressource Planning System ist im Verhältnis zu den Kosten der Bedienung der Software meist vernachlässigbar. Der ganz grosse Kostenblock liegt bei der Anwendung der Software. Je mehr Features vorhanden sind, je komplexer und umfassender die Software ist, desto grösser wird der Aufwand in der Verwendung. Der Schulungsaufwand, die Einrichtung, aber auch Anpassungen an die eigenen Prozesse können massiv ins Gewicht fallen. Buchhaltungs-Alltag heisst: Belege abtippen, Bankkonten abstimmen, Zahlungen aufbereiten, Zahlungseingänge kontrollieren und verbuchen, MWST Abrechnungen ausfüllen, Belege sortieren und einordnen usw. usf. Ein Sonderangebot ist also nur vordergründig günstig und erleichtert allenfalls den Einstieg. Die „Total Cost of Ownership“ hingegen sind sehr hoch.

Der „Preis der Flexibilität“

Eine umfassende Buchhaltungssoftware einzuführen ist aufwändig – egal ob es klassisch vor Ort auf einem Server oder in der Cloud installiert wird. Die Anwender müssen geschult und das System muss parametrisiert werden. Verschiedene Abteilungen und Anspruchsgruppen müssen das System umfassend nutzen, damit die Anwendung wirklich Sinn macht.

Heute können Daten zwischen Anwendungen auch über standardisierten Web-Schnittstellen zwischen ausgetauscht werden. Es ist sehr einfach, die Vorteile von offenen Schnittstellen in Cloud Apps zu nutzen. So können die unterschiedlichsten Systeme bedarfsgerecht kombiniert werden.

Ein Startup muss sich laufend verändern und dabei flexibel sein können. Ein eingeführtes und auf die damaligen Prozesse des Unternehmens angepasste Buchhaltungs-Software steht quer zur Idee, sich flexibel an neue Anforderungen und Ideen anpassen zu können.

Der „Preis der Verzettelung“

Erfolgreiche Startups fokussieren sich mit voller Kraft auf den Aufbau des Business. Im Vordergrund steht die Entwicklung der eigenen Kernkompetenzen und der Aufbau des Marktes. Administration steht auf der anderen Seite der Prioritäten-Skala. Dennoch ist es wichtig zu wissen, wo man finanziell steht. Das heisst aber nicht, dass diese Arbeit selber gemacht werden muss.

Unter knappen finanziellen Mitteln zu arbeiten, heisst vor allem, dass man effizient arbeiten muss. Effizienter als die Konkurrenz und so effizient, dass man das Business aufgebaut hat, bevor das Geld ausgeht. Dabei sollten effiziente Methoden gerade auch in der Buchhaltung zum Zug kommen.

Der Preis des Treuhänders

Stellen Sie sich vor, Sie schneiden jemanden die Haare. Das Resultat muss danach noch durch einen Profi-Coiffeur ausgebessert werden. Unter dem Strich ist dies viel aufwändiger und das Resultat unbefriedigender, als wenn der Profi von Anfang an die Haare geschnitten hätte.

Genau so – wenn nicht noch extremer – ist dies in der Buchhaltung: Nichts ist so aufwändig, wie in einer schlecht geführten Buchhaltung Differenzen zu suchen, wenn die Buchhaltung nicht aufgeht. Wenn ein Buchhalter einen Abschluss erstellt, dann muss er sich zu hundert Prozent darauf verlassen können, dass die zu Grunde gelegten Daten stimmig sind. Ist er sich nicht sicher, muss er sich Gewissheit verschaffen. Dabei investiert er viele Stunden – Stunden, die am Schluss auch bezahlt werden müssen.

Die Buchhaltung sollte von Anfang an von jemandem gebucht werden, der wirklich etwas davon versteht. Alle anderen Varianten sind meist erheblich teurer. Nur wenn die Buchhaltung von Beginn weg fehlerfrei gebucht ist, lassen sich aufwändige Aufräumaktionen vermeiden.

Run my Accounts für Startups

Run my Accounts bietet für Startups eine wirklich optimale Lösung. Mehr als 10% der von einer Expertenjury gewählten Top 100 Startups 2011 setzen auf Run my Accounts. Wir entlasten Jungunternehmen vollständig von der lästigen Administrationsarbeit und bieten in unserer umfassenden Web-Applikation dennoch tagesaktuelle Zahlen. Auch unserer Preise sind äusserst Startup-Kompatibel: meist kostet die gesamte Buchführung bei uns weniger als bei Software-Anbietern allein die Lizenzgebühren.

Lesen Sie, wieso 10 der Top 100 Startups ihre Buchhaltung von Run my Accounts führen lassen.

Was ist der Unterschied zwischen Run my Accounts und einer Buchhaltungs-Software?

Run my Accounts ist eine smarte Kombination von Buchhaltungssoftware und Buchhaltungsdienstleistung. Als UnternehmerIn oder CFO benötigen Sie somit weder Personal noch eine spezielle Software für Ihre Administration. Wir revolutionieren die Verarbeitung der Buchhaltung durch unseren industriellen Ansatz. Damit erreichen wir unser Ziel, den Anwendern die Fleissarbeit rund um die Buchhaltung weitgehend abzunehmen.

Eine traditionelle Buchhaltungssoftware ist dagegen nur die Grundlage für die manuelle Erfassung der Geschäftsfälle. Diese Buchhaltungssoftware wird sinnvollerweise von einer Buchhaltungs-Fachperson mit solider Ausbildung angewendet. Mit Hilfe einer Buchhaltungs-Software werden somit die Buchhaltungs-Daten abgetippt und schlussendlich ausgewertet.

Anwender

Der typische Anwender von Run my Accounts ist UnternehmerIn oder die finanzverantwortliche Person im Unternehmen. Statt selbst Buchungsbelege abzutippen oder die Mitarbeitenden der Buchhaltungsabteilung zu Führen bzw. deren Arbeit zu kontrollieren, widmen sich diese sinnvollerweise voll ihren Kernaufgaben im Unternehmen. Mit Run my Accounts wird die Buchhaltung auf 3 einfache und effiziente Schritte im Unternehmen reduziert. 1. Belege kontrollieren und Barcode aufkleben – 2. Belege scannen und an Run my Accounts senden – 3. Zahlung im Onlinebanking frei geben.

Der typische Anwender einer traditionellen Buchhaltungs-Software ist normalerweise eine geschulte Fachperson. Damit die Geschäftsvorfälle korrekt verbucht werden können, ist ein fundiertes und aktuelles Grundwissen, praktische Erfahrung und genügend Zeit und vertiefte Kenntnis der Buchhaltungs-Software erforderlich. Der Buchhalter erstellt die Auswertungen in der Regel periodisch (monatlich, quartalsweise oder jährlich) und stellt diese dann mit etwas zeitlicher Verzögerung der Unternehmensführung zur Verfügung.

Entwicklungs-Fokus

Wie bei einer Buchhaltungs-Software steht auch hinter Run my Accounts ein Team von Software-Entwicklern. In Stäfa programmieren wir verschiedene Tools, um zeitraubende und langweilige Fleissarbeit zur Daten-Erfassung zu automatisieren. Wir vereinfachen, verfeinern, verschnellern und präzisieren tagtäglich diese Tools und steigern somit die Effizienz unserer Buchhaltungsverarbeitung stetig. Die enge Zusammenarbeit zwischen unseren Software-Entwickler und Buchhaltern ist dabei der Kern unseres Verbesserungsprozesses.

Unsere Buchhalter tippen keine Buchhaltungs-Belege mehr ab, sondern

  • kontrollieren die von unserer Software erkannten Werte und nehmen in Kenntnis der Kundensituation die Kontierung vor;
  • stimmen die Buchhaltung ab;
  • führen periodische Qualitätskontrollen durch;
  • erstellen die Mehrwertsteuer-Abrechnung; und
  • begleiten unsere Kunden als persönliche Ansprechpartner zu allen Themen rund um die Buchführung.

Die eigentliche Fleissarbeit rund um das Abtippen der Belege (Lieferant, Rechnungsdatum, Beschreibungstext, Zahlungsbedingungen, Währung, Rechnungsbetrag, MWST-Satz, MWST Betrag, Bankkontonummer, Einzahlungsschein, Zahlungsbuchung usw.) aber auch Bankabstimmung und die Prozess-Steuerung wird weitgehend von unserer Software übernommen. Daher sind unsere Buchhalter um ein vielfaches effizienter als unsere Kollegen bei firmeninternen Buchhaltungs-Abteilungen oder Treuhandunternehmen.

Natürlich verwendet auch Run my Accounts eine Buchhaltungs-Software. Unsere Lösung basiert auf einer Open-Source Software, welche wir an unsere Bedürfnisse anpassen. Verbesserungen und Bug-Fixes an dieser Open-Source Software geben wir immer an die Community zurück.

Vorteil von offenen Schnittstellen in Buchhaltungs-Cloud Apps

Wir setzen uns für offene Schnittstellen ein

Run my Accounts hat sich zum Ziel gesetzt, den Austausch von buchhaltungs-relevanten Unternehmens-Daten mit anderen Business-Applikationen zu fördern. Wir sind davon überzeugt, dass Systemen mit offenen Schnittstellen in der Cloud die Zukunft gehört.

Je nach Situation unserer Kunden erfüllen die einzelnen Module unserer Buchhaltungs-Software die Anforderungen einmal besser, einmal weniger gut. Deshalb arbeiten wir eng mit anderen Cloud Anbietern zusammen, um die unterschiedlichsten Bedürfnisse innerhalb und ausserhalb der Buchhaltung optimal abdecken zu können. Wir möchten, dass unsere Kunden ihre Applikations-Landschaft frei wählen und diese nach den Bedürfnissen ihrer Business-Prozesse ausrichten können. Daten sollen zwischen diesen Tools in der Cloud ohne Grenzen ausgetauscht werden können.

Live-Datenaustausch in der Cloud

Dass früher oder später die meisten Anwendungen ins Internet abwandern, ist so gut wie sicher. Die Vorteile von Cloud-Anwendungen liegen auf der Hand: sie sind ortsunabhängig verfügbar, sind im Vergleich zu lokal installierten Instanzen günstiger im Betrieb, skalierbar, einfacher zu unterhalten und zu warten und in der Regel einfach zu bedienen. Meist sind sie sogar noch sicherer als lokal installierte Software, da sie professionell betrieben werden.

Der Vorteil der Ortsunabhängigkeit gilt sowohl für den Anwender, als auch für andere Web-Applikationen, welche übers Netz durch offene Schnittstellen verbunden werden können. Unternehmen haben dadurch die Möglichkeit, ihre Applikations-Landschaft so frei und flexibel zu gestalten wie noch nie. Offene Web-Schnittstellen erlauben den flexiblen Austausch von Unternehmens-Daten zwischen den unterschiedlichsten Anwendungen.

Schwerfälliges ERP versus flexible Web-Apps

Dies eröffnet Unternehmen ganz neue Perspektiven: Es ist nicht mehr notwendig, grosse, komplexe, umfassende und schwerfällige ERP (Enterprise Ressource Management) Systeme anzuschaffen und von Unternehmensberatern implementieren zu lassen. Oftmals passen gerade solche Lösungen sowieso nicht zu 100 % und können den Anforderungen einzelner Abteilungen oder Prozesse selten vollständig genügen.

Unternehmen können für verschiedene Teil-Prozesse einen „Teppich“ aus passenden Apps flexibel zusammenstellen und miteinander verbinden. So ist sichergestellt, dass die individuellen Anforderungen der Firma, einzelner Abteilungen oder Prozesse perfekt in der Applikations-Landschaft widerspiegelt sind. Bei veränderten Bedürfnissen tauscht man einzelne Applikationen einfach aus. Auch wenn ein ERP im Software as a Service (SaaS) oder Cloud Modell genutzt wird, dürfte es immer schwerfälliger und unflexibler sein, als agile, spezialiserte und offene Apps, die man wie ein Puzzle zusammenstellt.

Flexibilität ist gefragt

Flexibilität ist eine der wichtigsten Maximen von Unternehmen, um neuen und veränderten Herausforderungen begegnen zu können. Die Anschaffung, die Einführung und der Betrieb eines ERP ist meist viel teurer und komplexer. Lange Vertragsdauer, hohe Investitionskosten und damit einhergehende unflexible Geschäftsprozesse sind Gift in einer Zeit, in der sich alles immer schneller verändert.

Wie können Web-Apps zusammengehängt werden?

Viele Web-Apps verfügen über offene Schnittstellen (Application Protocol Interface – API), über welche Daten (meist XML oder JSON Format) standardisiert ausgetauscht werden können. Die Apps können entweder über bereits bestehende Schnittstellen zusammengehängt werden. Falls noch keine Schnittstelle zwischen zwei Programmen besteht, kann diese in der Regel mit wenig Programmier-Aufwand erstellt werden.

Beispiel

Um von den für ihn passenden Web-Apps profitieren zu können, hat einer unserer Kunden für seine Projekt-Rapportierung das Zeiterfassungs-Tool mite. im Einsatz. Damit die Rechnungen effizient erstellt werden können, werden die in mite. erfassten Stunden direkt über die Schnittstelle ins Fakturierungssystem Billomat übertragen. Kontakte werden aus dem Online-CRM Highrise zu Billomat importiert. Die in Billomat erstellten Rechnungen werden einmal täglich automatisch mit der Buchhaltungs-Web-Applikation von Run my Accounts abgeglichen. Zahlungen werden von Run my Accounts aus dem E-Banking des Kunden geladen und über die Schnittstelle an Billomat zurück geliefert. So entfällt doppelter Erfassungsaufwand vollständig.

Run my Accounts ist offen

Bis jetzt bestehen Schnittstellen zu smallinvoice, Billomat und easySYS. Über diese Systeme kann eine Vielzahl an weiteren Applikationen mit Run my Accounts verbunden werden. Weitere Schnittstellen zu Cloud-Lösungen sind in Planung. Eine aktuelle Liste aller Anbindungen finden Sie hier.

Falls Ihre Branchenlösung eine Schnittstelle zur Verfügung stellt, verbinden Sie diese mit unserer Buchhaltungs-Web-App. Mehr Informationen dazu finden Sie auf unserer Website. Die technische Schnittstellen-Definition ist in unserer Buchhaltungs-Hilfe zu finden.

FiBu oder doch Haupt- und Nebenbücher?

Immer wieder werden wir gefragt, was der Unterschied zwischen einer reinen Finanzbuchhaltung (FiBu) und der professionelleren Buchführung mit Haupt- und Nebenbüchern ist. Kurz auf den Punkt gebracht unterscheiden sich die beiden Arten wie folgt:

  • eine nur in der FiBu geführte Buchführung ist trivial lässt neben Erfolgsrechnung und Bilanz keine weiteren Auswertungen zu. Die meisten Treuhänder führen bloss eine solche Buchhaltung. So werden die gesetzlichen Mindestanforderungen zwar erfüllt, darüber hinausgehende Auswertungen sind jedoch in der Regel nicht möglich.
  • Eine mit Nebenbüchern geführte Buchhaltung ist sehr professionell und kann, im Gegensatz zu einer reinen Finanzbuchhaltung mit offenen Posten geführt werden. Auswertungen sind viel detaillierter und vielfältiger, da viel mehr Informationen und Felder erfasst werden. Klar ist der Erfassungsaufwand damit höher. Dafür gibt es aber auch einen beträchtlichen Mehrnutzen aus diesen zusätzlich erfassten Daten.

Mögliche Beispiele für Nebenbücher sind Debitoren-, Kreditoren-, oder auch die Lohnbuchhaltung. In den Nebenbüchern werden umfassende Informationen erfasst, die weit über die normalen Soll- und Haben-Buchungen hinaus gehen.

Das Debitoren-Nebenbuch

Das Debitoren-Nebenbuch ist ein Fakturierungs-Modul: In diesem Modul werden Kundenstämme erfasst. Diese beinhalten neben den Adressdaten auch Informationen zu Zahlungsfristen, zuständigem Verkäufer, bevorzugten Währungen, Bankkonten usw. Neben den Kundenstämmen gibt es meist Artikelstämme. Die von einer Firma verkauften Artikel werden dort systematisch erfasst und mit Preisen, Kontierungs- und MWST Informationen hinterlegt.

Die Hauptaufgabe des Fakturierungs-Moduls ist es, Rechnungen zu schreiben und Zahlungseingänge zuzuordnen. Daneben gibt es meist auch ein integriertes Mahnwesen.

Die darin gesammelten Daten lassen sich detailliert auswerten:

  • Welche Artikel verkaufen sich wie gut?
  • Welche Ihrer Kunden sind die profitabelsten? Welche sind die grössten?
  • Welche Kunden zahlen pünktlich? Welche nicht?
  • Wer hat wann welchen Artikel bestellt?
  • usw.

Das Kreditoren-Nebenbuch

Im Kreditoren-Nebenbuch können die Lieferanten-Daten verwaltet werden. Neben der Adressverwaltung, Bankverbindungsinformationen können auch Währungen und Zahlungsfristen hinterlegt werden.

Üblicherweise werden die darin erfassten Rechnungen auch gleich mit dem Modul zur Zahlung aufbereitet.

Genau gleich wie beim Debitorenmodul können im Kreditorenmodul aufgrund der vorhandenen Daten detaillierte Auwertungen zu den Lieferanten erstellt werden.

Fazit

Aus betriebswirtschaftlicher Sicht ist die Buchhaltung mit Nebenbüchern bedeutend sinnvoller. Aus der Buchhaltung können wichtige Schlüsse gezogen werden und sie kann hohe Anforderungen an die Aktualität erfüllen. Eine Buchhaltung im Hauptbuch hingegen erfüllt bloss die gesetzlichen Mindestanforderungen und kann nur nach Zahlungsverkehr nachgebucht werden. Der Vorteil der Buchung übers Hauptbuch liegt klar im Erfassungsaufwand des Treuhänders. Unter Berücksichtigung des Gesamtaufwandes (Separate Aufbereitung von Zahlungen, Liquiditätsplanung, Budgetierung) erweist sich, dass eine Buchhaltung im Hauptbuch meist ineffizienter ist, da es viele Doppelspurigkeiten gibt.

Mit Run my Accounts wird Ihre Buchhaltung professionell mit Nebenbüchern gebucht. Dank den industrialisierten Prozessen häufig einiges günstiger, als ein von einem Treuhänder geführten Hauptbuch. Kontaktieren Sie uns.

Einen ausführlichen Artikel zu Haupt- und Nebenbüchern finden Sie in unserer Buchhaltungs-Hilfe.