Scanner für die Buchhaltung

Als Run my Accounts Kunde scannen Sie alle Buchungsbelege ein. Sie müssen danach nur noch die Zahlung im E-Banking auslösen. Alles andere erledigt für Sie ein Profi – tagesaktuell.

Die Auswahl eines möglichst komfortablen Scanners für die Buchhaltung ist wichtig. Die Anforderungen an ein Gerät sind sehr gering: Ein Schwarz/Weiss-Scanner mit einer Auflösung von 300 dpi reicht bereits aus. Optimalerweise wählen Sie ein Scanner mit Dokumenten-Einzug. Geeignete Geräte gibt es bereits ab CHF 180.

In unserer Buchhaltungs-Hilfe haben wir eine Zusammenstellung der besten Scanner für die Buchhaltung gemacht – damit Ihnen die Buchhaltung noch einfacher fällt.

Buchhaltung für Mac

Kürzlich erreichte uns die Frage eines potenziellen Kunden: „Ich bin auf der Suche nach einer Buchhaltung, die auch auf meinem Mac läuft. Geht das überhaupt mit Run my Accounts?“ Unsere Antwort: Klar doch! Der Buchführungsservice von Run my Accounts ist auch für Mac User möglich! Unsere Buchhaltungssoftware läuft im Webbrowser. Somit sind wir völlig unabhängig von Betriebssystemen, Hardware, Firewalls oder dergleichen. Es braucht lediglich einen Webbrowser und Internet. Über eine verschlüsselte Verbindung haben Sie mit Run my Accounts jederzeit sicheren Zugriff auf Ihre Buchhaltung und damit auf Ihre tagesaktuellen Zahlen. Auch auf dem Mac.

Übrigens: unsere Buchhaltung läuft auch auf Linux und Windows.

Gesicherter Zugriff mit SuisseID auf die Buchhaltung?

Die SuisseID ist ein standardisierter elektronischer Identitätsnachweis, mit deren Hilfe eine rechtsgültige elektronische Unterschrift möglich ist. Sie soll helfen, Geschäfte online einfacher abzuschliessen zu können. Eine weitere Funktion der SuisseID ist die Authentifizierung, also das Einloggen in Applikationen, Webshops oder Online-Banken. Die elektronische Unterschrift gibt es sowohl für Privatpersonen als auch für Firmen.

Trotz millionenschwerer Unterstützung des Bundes (Subvention in der Höhe von CHF 17 Mio. für vergünstigte SuisseID) hat sich die SuisseID leider bis heute nicht richtig durchsetzen können – die kritische Masse an Usern wurde nicht erreicht.

Eine kürzlich von Twitter User @suisseid durchgeführte Umfrage (leider nicht mehr online) hat ergeben, dass sehr viele Nutzer die SuisseID nicht mehr erneuern wollen. Dies ist aus unserer Sicht mindestens verständlich:

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Neue Einzahlungsscheine mit QR-Code ab 2015

Die Arbeitsgruppe Kommunikation Migration ZV CH hat Ihre Vorstellungen über die Einführung von neuen Einzahlungsscheinen ab Herbst 2015 publiziert. Die heutige Vielfalt von sieben roten und orangen Einzahlungsschein-Varianten soll durch einen einzigen Einheitsbeleg abgelöst werden. Der neue Einzahlungsschein unterscheidet sich vor allem durch folgende Punkte von den alten Formaten:

  • Ein Beleg für sämtliche Zahlungsarten
  • Durchgängige Verwendung der IBAN an stelle der heute verwendeten PC-Nummer
  • QR-Code (2-dimensionaler Barcode) anstatt Referenznummer
Neue Einzahlungsscheine mit QR Codes

Neue Einzahlungsscheine mit QR Codes – Arbeitsskizze Arbeitsgruppe Migration ZV CH

Es soll gemäss der Arbeitsgruppe jedoch weiterhin möglich sein, Einzahlungsscheine mit ESR-Referenznummer oder Mitteilung zu erstellen.

Nach einer dreijährigen Parallelphase zwischen Herbst 2015 und 2018 sollen die heute verwendeten Einzahlungsscheine nicht mehr unterstützt werden.

Vorteile des neuen Formates sind:

  • Automatisierung bei der Verarbeitung von Einzahlungsscheinen durch den QR-Code
  • Keine Redundanzen bei den Einzahlungsscheinen
  • Bessere Lesbarkeit von Einzahlungsscheinen durch mobile Apps (Bsp. iPhone / Android)

Wir sehen jedoch auch einige Nachteile bei den neuen Einzahlungsschein-Formaten:

  • Die Verwendung der QR-Codes verhindert eine manuelle Erfassung von Einzahlungsscheinen im E-Banking. Ein QR-Code-Leser ist Voraussetzung in jedem Haushalt, damit die Einzahlungsscheine überhaupt bezahlt werden können. Die Teilnehmer am Zahlungsverkehr müssen sich dies bewusst sein und damit rechnen, dass gewisse Zahler ohne Gerät nicht in der Lage sein werden, ihre Rechnungen zu bezahlen – es sei denn, sie gehen für Einzahlungen wie früher am Postschalter vorbei.
  • Zahlungsempfänger müssen Ihre Debitoren-Software Lösungen upgraden, was mit Migrationskosten verbunden ist.
  • Das Einheitsformat des Einzahlungsscheins könnte dazu führen, das die Zahler die Referenznummer nicht mehr verwenden und stattdessen das Mitteilungsfeld nutzen. Dies könnte dazu führen, dass die Zahlungsempfänger die Zahlungen nicht mehr automatisch zuordnen können.

Run my Accounts Kunden profitieren davon, dass wir unsere Software laufend auf den aktuellen Stand bringen. Wir werden Ihnen die neuen Einzahlungsschein-Formate pünktlich mit der Einführung debitoren- wie auch kreditoren-seitig anbieten.

Weitere Informationen zu den neuen Einheitsformaten finden Sie direkt auf der Seite der Arbeitsgruppe Migration ZV CH, welche sich aus Vertretern der grössten schweizerischen Banken und der SIX Interbank Clearing zusammensetzt.

Ein Update zu den Entwicklungen zum Einzahlungsschein mit QR-Code finden Sie in unserem Blog-Beitrag „Der neue Einzahlungsschein mit QR-Code wird konkret [Update]“ vom 6. Oktober 2012.

CH-Start-Ups im Fokus – Run my Accounts

Computerworld porträtiert in einer losen Serie Schweizer Start-Ups die mit innovativen IT-Lösungen aufgefallen sind. Der Auftakt ist Run my Accounts gewidmet: Hier geht’s zum Computerworld-Artikel.

Buchhaltungssoftware für Startups?

Derzeit bieten verschiedene Buchhaltungs-Software Anbieter auf dem Schweizer Markt Business-Software zu Sonderkonditionen für Startups an. Soll ein Startup wirklich ein ERP (Enterprise Ressource Management System) kaufen, um damit Buchhaltung mit Debitoren-, Kreditoren-, Lager- und Lohnbuchhaltung und Address-Management zu machen?

Vordergründig spricht sicher vieles dafür, wenn man eine sehr umfassende Software-Lösung zum startup-verträglichen Sonderpreis erhält. Startups und deren Berater sollten sich aber ebenso fragen, ob es in der Aufbau-Phase Sinn macht, eine solche Monster-Lösung einzuführen, sich dafür zu schulen zu lassen und dann auch noch die Buchführungsarbeit zu erledigen. Oder ob man sich nicht doch gescheiter voll auf den Aufbau der Firma fokussieren soll.

Der „Preis der Buchhaltungs-Software“

Der Preis einer Software-Lizenz für ein Enterprise Ressource Planning System ist im Verhältnis zu den Kosten der Bedienung der Software meist vernachlässigbar. Der ganz grosse Kostenblock liegt bei der Anwendung der Software. Je mehr Features vorhanden sind, je komplexer und umfassender die Software ist, desto grösser wird der Aufwand in der Verwendung. Der Schulungsaufwand, die Einrichtung, aber auch Anpassungen an die eigenen Prozesse können massiv ins Gewicht fallen. Buchhaltungs-Alltag heisst: Belege abtippen, Bankkonten abstimmen, Zahlungen aufbereiten, Zahlungseingänge kontrollieren und verbuchen, MWST Abrechnungen ausfüllen, Belege sortieren und einordnen usw. usf. Ein Sonderangebot ist also nur vordergründig günstig und erleichtert allenfalls den Einstieg. Die „Total Cost of Ownership“ hingegen sind sehr hoch.

Der „Preis der Flexibilität“

Eine umfassende Buchhaltungssoftware einzuführen ist aufwändig – egal ob es klassisch vor Ort auf einem Server oder in der Cloud installiert wird. Die Anwender müssen geschult und das System muss parametrisiert werden. Verschiedene Abteilungen und Anspruchsgruppen müssen das System umfassend nutzen, damit die Anwendung wirklich Sinn macht.

Heute können Daten zwischen Anwendungen auch über standardisierten Web-Schnittstellen zwischen ausgetauscht werden. Es ist sehr einfach, die Vorteile von offenen Schnittstellen in Cloud Apps zu nutzen. So können die unterschiedlichsten Systeme bedarfsgerecht kombiniert werden.

Ein Startup muss sich laufend verändern und dabei flexibel sein können. Ein eingeführtes und auf die damaligen Prozesse des Unternehmens angepasste Buchhaltungs-Software steht quer zur Idee, sich flexibel an neue Anforderungen und Ideen anpassen zu können.

Der „Preis der Verzettelung“

Erfolgreiche Startups fokussieren sich mit voller Kraft auf den Aufbau des Business. Im Vordergrund steht die Entwicklung der eigenen Kernkompetenzen und der Aufbau des Marktes. Administration steht auf der anderen Seite der Prioritäten-Skala. Dennoch ist es wichtig zu wissen, wo man finanziell steht. Das heisst aber nicht, dass diese Arbeit selber gemacht werden muss.

Unter knappen finanziellen Mitteln zu arbeiten, heisst vor allem, dass man effizient arbeiten muss. Effizienter als die Konkurrenz und so effizient, dass man das Business aufgebaut hat, bevor das Geld ausgeht. Dabei sollten effiziente Methoden gerade auch in der Buchhaltung zum Zug kommen.

Der Preis des Treuhänders

Stellen Sie sich vor, Sie schneiden jemanden die Haare. Das Resultat muss danach noch durch einen Profi-Coiffeur ausgebessert werden. Unter dem Strich ist dies viel aufwändiger und das Resultat unbefriedigender, als wenn der Profi von Anfang an die Haare geschnitten hätte.

Genau so – wenn nicht noch extremer – ist dies in der Buchhaltung: Nichts ist so aufwändig, wie in einer schlecht geführten Buchhaltung Differenzen zu suchen, wenn die Buchhaltung nicht aufgeht. Wenn ein Buchhalter einen Abschluss erstellt, dann muss er sich zu hundert Prozent darauf verlassen können, dass die zu Grunde gelegten Daten stimmig sind. Ist er sich nicht sicher, muss er sich Gewissheit verschaffen. Dabei investiert er viele Stunden – Stunden, die am Schluss auch bezahlt werden müssen.

Die Buchhaltung sollte von Anfang an von jemandem gebucht werden, der wirklich etwas davon versteht. Alle anderen Varianten sind meist erheblich teurer. Nur wenn die Buchhaltung von Beginn weg fehlerfrei gebucht ist, lassen sich aufwändige Aufräumaktionen vermeiden.

Run my Accounts für Startups

Run my Accounts bietet für Startups eine wirklich optimale Lösung. Mehr als 10% der von einer Expertenjury gewählten Top 100 Startups 2011 setzen auf Run my Accounts. Wir entlasten Jungunternehmen vollständig von der lästigen Administrationsarbeit und bieten in unserer umfassenden Web-Applikation dennoch tagesaktuelle Zahlen. Auch unserer Preise sind äusserst Startup-Kompatibel: meist kostet die gesamte Buchführung bei uns weniger als bei Software-Anbietern allein die Lizenzgebühren.

Lesen Sie, wieso 10 der Top 100 Startups ihre Buchhaltung von Run my Accounts führen lassen.

Was ist der Unterschied zwischen Run my Accounts und einer Buchhaltungs-Software?

Run my Accounts ist eine smarte Kombination von Buchhaltungssoftware und Buchhaltungsdienstleistung. Als UnternehmerIn oder CFO benötigen Sie somit weder Personal noch eine spezielle Software für Ihre Administration. Wir revolutionieren die Verarbeitung der Buchhaltung durch unseren industriellen Ansatz. Damit erreichen wir unser Ziel, den Anwendern die Fleissarbeit rund um die Buchhaltung weitgehend abzunehmen.

Eine traditionelle Buchhaltungssoftware ist dagegen nur die Grundlage für die manuelle Erfassung der Geschäftsfälle. Diese Buchhaltungssoftware wird sinnvollerweise von einer Buchhaltungs-Fachperson mit solider Ausbildung angewendet. Mit Hilfe einer Buchhaltungs-Software werden somit die Buchhaltungs-Daten abgetippt und schlussendlich ausgewertet.

Anwender

Der typische Anwender von Run my Accounts ist UnternehmerIn oder die finanzverantwortliche Person im Unternehmen. Statt selbst Buchungsbelege abzutippen oder die Mitarbeitenden der Buchhaltungsabteilung zu Führen bzw. deren Arbeit zu kontrollieren, widmen sich diese sinnvollerweise voll ihren Kernaufgaben im Unternehmen. Mit Run my Accounts wird die Buchhaltung auf 3 einfache und effiziente Schritte im Unternehmen reduziert. 1. Belege kontrollieren und Barcode aufkleben – 2. Belege scannen und an Run my Accounts senden – 3. Zahlung im Onlinebanking frei geben.

Der typische Anwender einer traditionellen Buchhaltungs-Software ist normalerweise eine geschulte Fachperson. Damit die Geschäftsvorfälle korrekt verbucht werden können, ist ein fundiertes und aktuelles Grundwissen, praktische Erfahrung und genügend Zeit und vertiefte Kenntnis der Buchhaltungs-Software erforderlich. Der Buchhalter erstellt die Auswertungen in der Regel periodisch (monatlich, quartalsweise oder jährlich) und stellt diese dann mit etwas zeitlicher Verzögerung der Unternehmensführung zur Verfügung.

Entwicklungs-Fokus

Wie bei einer Buchhaltungs-Software steht auch hinter Run my Accounts ein Team von Software-Entwicklern. In Stäfa programmieren wir verschiedene Tools, um zeitraubende und langweilige Fleissarbeit zur Daten-Erfassung zu automatisieren. Wir vereinfachen, verfeinern, verschnellern und präzisieren tagtäglich diese Tools und steigern somit die Effizienz unserer Buchhaltungsverarbeitung stetig. Die enge Zusammenarbeit zwischen unseren Software-Entwickler und Buchhaltern ist dabei der Kern unseres Verbesserungsprozesses.

Unsere Buchhalter tippen keine Buchhaltungs-Belege mehr ab, sondern

  • kontrollieren die von unserer Software erkannten Werte und nehmen in Kenntnis der Kundensituation die Kontierung vor;
  • stimmen die Buchhaltung ab;
  • führen periodische Qualitätskontrollen durch;
  • erstellen die Mehrwertsteuer-Abrechnung; und
  • begleiten unsere Kunden als persönliche Ansprechpartner zu allen Themen rund um die Buchführung.

Die eigentliche Fleissarbeit rund um das Abtippen der Belege (Lieferant, Rechnungsdatum, Beschreibungstext, Zahlungsbedingungen, Währung, Rechnungsbetrag, MWST-Satz, MWST Betrag, Bankkontonummer, Einzahlungsschein, Zahlungsbuchung usw.) aber auch Bankabstimmung und die Prozess-Steuerung wird weitgehend von unserer Software übernommen. Daher sind unsere Buchhalter um ein vielfaches effizienter als unsere Kollegen bei firmeninternen Buchhaltungs-Abteilungen oder Treuhandunternehmen.

Natürlich verwendet auch Run my Accounts eine Buchhaltungs-Software. Unsere Lösung basiert auf einer Open-Source Software, welche wir an unsere Bedürfnisse anpassen. Verbesserungen und Bug-Fixes an dieser Open-Source Software geben wir immer an die Community zurück.