Vorerfassung und der Irrtum über den Spareffekt

Viele Unternehmen erledigen ihre Buchhaltungsarbeiten selber und setzen dazu ein Vorerfassungstool ein. Dahinter steckt die Idee, dass man möglichst viele Buchhaltungsarbeiten in der Unternehmung selber erledigen möchte, um bei der externen Treuhandstelle Kosten zu sparen. Leider ist es in der Regel so, dass nicht nur die internen Kosten der Erfassung massiv unterschätzt werden, sondern auch der Korrekturaufwand des Treuhänders.

Wenn Sie in Ihrer Unternehmung vor dem Entscheid stehen, eine Vorerfassung einzuführen, dann sollten sie sich die folgenden Punkte genau überlegen:

1. Anschaffungskosten für Software: z.B. diejenige des Marktführers für ca. CHF 900, hinzu kommen die jährlichen Kosten für Wartung.
2. Betrieb der Vorerfassungssoftware: Installation der Software, Einrichtung (z.B. Ihren Kontenplan), regelmässige Back-ups, Installation der Upgrades.
3. Schulung: Sie müssen sich mit der Software intensiv auseinander setzen, damit Sie korrekt buchen können.
4. Als unregelmässiger Benutzer (im Gegensatz zu Ihrem Treuhänder) können Sie in etwa mit 4 Minuten pro Beleg rechnen. Die 4 Minuten beinhalten das Abtippen des Beleges, die Kontierung, die MWST Buchungen, den Abgleich mit anderen Konten (der Schlusssaldo auf Ihrem Bankkonto muss mit dem Schlusssaldo des Buchhaltungskontos übereinstimmen) und die Ablage der Belege. Sie erledigen also ca. 15 Buchungen pro Stunde.
5. Da die Vorerfassungs-Lösungen in aller Regel kein Kreditoren-Modul beinhalten, müssen Sie die in der Finanzbuchhaltung eingetippten Zahlen ein zweites Mal in Ihrem e-Banking erfassen, um die Zahlung der Lieferantenrechnungen auszulösen. Rechnen Sie dazu noch einmal 3-4 Minuten pro Beleg.
6. Sie müssen Ihre eingegenbenen Daten exportieren und der Treuhänder muss diese bei seiner Installation wieder importieren. Dieser Prozess ist fehleranfällig.
7. Der Treuhänder muss alle Buchungen noch einmal genau anschauen und falls nötig korrigieren (gerade bei Betrieben mit MWST-Pflicht ist es essenziell, dass die Vorsteuerabrechnungen stimmen). Dieser Aufwand wird meist unterschätzt. Viele Treuhänder beklagen sich über eine mangelhafte Qualität der Vorerfassung und dass meist im grossen Stil korrigiert werden muss. Oftmals ist es sogar so, dass eine direkte Erfassung durch den Treuhänder am Ende günstiger gewesen wäre, als die Durchführung der Korrekturen (zudem müssen Sie auch die angelaufenen internen Kosten berücksichtigen). Spätestens, wenn die Rechnung des Treuhänders beim Kunden eintrifft, werden diese vermeintlich nicht existierenden Kosten sichtbar.

Zentral ist, ob Sie sich sicher sind, ob Sie oder Ihr Personal langfristig auch wirklich genügend Know-how haben, um die Buchhaltung selber zu erledigen und ob Sie bereit sind, sich mit dem Thema intensiv auseinanderzusetzen und sich stets über alle Gesetzesänderungen auf dem Laufenden halten. Nur dann lassen sich Doppelspurigkeiten und Fehler vermeiden, die kostspielig sind. Wissen Sie zum Beispiel Bescheid über das neue MWST Gesetz, dass per 1. Januar 2010 in Kraft tritt und was dies für Sie resp. die Vorerfassung der Vorsteuer bedeutet?

Das Ziel einer aktuellen Buchhaltung zum kleinen Preis lässt sich auch anders erreichen: über die schlanken Administrationsprozesse von Run my Accounts scan2mailen Sie Ihre Belege. Diese werden sofort verbucht, die Zahlung wird ins e-Banking hochgeladen und der Beleg wird im Online-Dokumenten Management System abgelegt. Detaillierte Reports wie auch die Belege im PDF-Format sind für Sie per Web zugänglich – dies alles zu extrem attraktiven Konditionen, die mit Sicherheit unter Ihren internen und externen Buchhaltungskosten liegen.