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Vom Einzahlungsschein zur QR-Rechnung

Der Finanzplatz Schweiz hat am 15. November 2018 über die (vorerst?) definitive Ausgestaltung der QR-Rechnung informiert. Diese soll am 30. Juni 2020 die bisherigen Varianten der Einzahlungsscheine ablösen. Bereits seit 2012 ist der Einzahlungsschein mit QR-Code bei Run my Accounts ein Thema. Er wurde seither drei Mal überarbeitet.

Eine kurze Geschichte der QR-Rechnung

Die QR-Rechnung hätte eigentlich bereits im Herbst 2015 die heutigen Einzahlungsscheine ablösen sollen. Ursprünglich hätte die QR-Rechnung so ausgesehen:

Im Januar 2013 hat sich die Arbeitsgruppe Kommunikation Migration Zahlungsverkehr entschieden, den Einführungstermin um 3 Jahre auf März 2018 zu verschieben. Im Juni 2016 hat der Finanzplatz die Spezifikationen erneut überarbeitet:

Bald merkte man, dass der QR-Code sinnvollerweise durch weitere für die Buchhaltung relevante Felder ergänzt werden könnte. Dieses Potential wollte man mit der im April 2017 überarbeiteten Spezifikation ausnutzen. Gleichzeitig hat man die Lancierung auf Mitte 2019 verschoben.

Im Sommer 2018 hat der Finanzplatz Schweiz bekannt gegeben, dass die Spezifikationen erneut überarbeitet würden. Die Lancierung wurde auf den 30. Juni 2020 festgelegt.

Konsultationsverfahren im Herbst 2018

Zwischen August und September 2018 hat der Finanzplatz Schweiz ein Konsultationsverfahren durchgeführt, an welchem sich die Marktteilnehmer (grosse Rechnungssteller und Rechnungsempfänger, Verbände, Spendenorganisationen, Konsumentenschutzorganisationen oder Softwareunternehmen) beteiligen konnten. Folgende Anpassungen standen zur Diskussion:

Übersicht der geplanten Änderungen. Quelle: SIX, Swiss Banking.

Auf Basis der Erkenntnisse aus dem Konsultationsverfahren hat der Finanzplatz beschlossen, sechs der acht Änderungsvorschläge umzusetzen. Diese sind:

  • Einführung einer Perforationspflicht
  • Einführung eines Empfangsscheins
  • Vereinfachung bei den strukturierten Adressen
  • Vereinfachung der Kombinationsmöglichkeiten bei strukturierten Referenzen,
  • Vorerst keine Verwendung des «endgültigen Zahlungsempfängers»
  • Einführung einer zusätzlichen, lizenzfreien Schriftart für nicht Microsoft-User

Strukturierte Referenzen müssen weiterhin in Klartext abgedruckt werden. Alternative Verfahren werden bereits ab 30. Juni 2020 angeboten.

Damit sieht die QR-Rechnung aktuell wie folgt aus:

Die QR-Rechnung aus Sicht von Run my Accounts

Die QR-Rechnung ist eine grosse Chance für den Finanzplatz Schweiz und alle Nutzer: Sie vereinfacht die Abwicklung von Zahlungen für Konsumenten und erhöht die Automatisierung bei Rechnungsempfängern. Die QR-Rechnung hat sich über die letzten Versionen der Spezifikationen in die richtige Richtung weiterentwickelt. Es gibt aus unserer Sicht jedoch auch einige Wehmutstropfen:

  • Wir hätten es begrüsst, wenn wir den QR-Code an beliebiger Stelle auf der Rechnung oder auch einer Plakatwand (z.B. für Spenden) hätten anordnen können. Aus Sicherheitsgründen haben sich die Banken entschieden, dass sämtliche Inhalte des QR-Codes in unterschiedlichen genau definierten Bereichen des Zahlteils abgedruckt werden müssen. Die Banken werden den Inhalt des QR-Codes mit den schriftlichen Angaben vergleichen und so das Betrugs-Potential verringern.
  • Die Perforationspflicht ist aus Sicht von Nutzern des papiergebundenen Zahlungsverkehrs (z.B. Post-Einzahlung) sicher nützlich. Da jedoch Rechnungen auch per PDF versendet werden dürfen, wird sich wohl eher die Variante der PDF QR-Rechnung mit Scherensymbol an Stelle der Perforation durchsetzen.
  • Das Feld mit den Strukturierten Referenzen muss im Klartext unter „Zusätzliche Informationen“ abgedruckt werden. Die meisten Software-Hersteller werden dieses Feld nutzen, um Daten MWST-Nummern, MWST-Sätze, Rechnungs- und Bestellnummern oder Konditionen abzudrucken. Der verwendete Syntax wurde im Rahmen einer SWICO-Arbeitsgruppe erarbeitet, an der sich auch Run my Accounts aktiv beteiligt hat. Diese Information wird sehr kryptisch daher kommen und die Konsumenten eher verwirren.
  • Es wäre toll gewesen, noch mehr Informationen in ein eigenes Feld der QR-Rechnung zu packen. So fehlen zum Beispiel wichtige Felder wie das Fälligkeitsdatum, Eigenschaften von Rechnungspositionen, Rechnungsnummer. Der oben Beschriebene Syntax der SWICO-Mitglieder kann bestenfalls als Workaround dieser Situation gesehen werden. Enthält eine Rechnung mehrere MWST-Positionen, kann diese Tatsache nicht mitgegeben werden. Somit bleibt das Automatisierungs-Potential für Rechnungsempfänger hinter den potentiellen Möglichkeiten.

Natürlich würden wir es sehr begrüssen, wenn dies die Anpassung des Standards gewesen wäre und die QR-Rechnung tatsächlich per 30. Juni 2020 eingeführt würde. Run my Accounts hat die QR-Rechnung bereits in den letzten 2 publizierten Varianten in der Software implementiert – wir freuen uns auf den Moment, wenn die QR-Rechnung final in Betrieb genommen werden kann.

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