Abgleich der Spesen mit einer Unternehmens-Kreditkarte

Erklärung der Rollen / Personen

1. Spesenverantwortlicher: Die Person in Ihrem Unternehmen welche die Spesen genehmigt. Muss über Administratorenrechte in der Run my Accounts Software verfügen.
2. Administrator: Die Person welche in Ihrem Unternehmen grundsätzlich alle Einstellungen in der Run my Accounts Software vornimmt.
3. Nutzer: Nutzer der Spesenfunktion via App, welcher Spesen einreichen kann.

Zur Abrechnung einer Firmen-Kreditkarte gibt es die folgenden beiden Varianten:  

1. Ihr Online Buchhalter bei Run my Accounts erledigt den Abgleich der Spesenbelege gegenüber der Kreditkartenabrechnung für Sie als Dienstleistung.
   
2. Sie gleichen Spesenbelege und die Kreditkartenabrechnung jeweils selber ab.
   

Es ist Ihnen überlassen welche Variante Sie anwenden wollen.

Ablauf Variante 1 (Abgleich durch Online-Buchhalter):

• Sie senden die Spesenbelege regelmässig via Spesen-App ein und genehmigen diese als Spesenverantwortlicher in der Spesenübersicht. Damit gelangen Spesenbelege als Buchungen in Ihre Buchhaltung bei Run my Accounts.
• Nachdem Sie die jeweilige Kreditkartenabrechnung erhalten haben, senden Sie diese als normalen Buchungsbeleg an Ihren Online Buchhalter bei Run my Accounts. Dieser stimmt alle Positionen auf der Kreditkartenabrechnung mit den verbuchten  Spesen ab und passt Wechselkurse und Gebühren an, welche erst auf der Kreditkartenabrechnung sichtbar sind. Bei fehlenden Belegen oder Unklarheiten wird der Online Buchhalter mit Ihnen in Kontakt treten, um die fehlenden Informationen nachzutragen. Ihr Online Buchhalter übernimmt den kompletten Abgleich der Spesenaufwendungen ihrer Kreditkarte bis diese stimmig und buchhalterisch korrekt erfasst ist. Sie brauchen weiter nichts zu tun und haben eine saubere Spesenabrechnung.

Ablauf Variante 2 (Abgleich durch Sie): 

• Sie erfassen die Spesenbelege regelmässig via Spesen-App.
• Unter dem Reiter “Freigabe” der App lassen Sie die Spesen der aktuell Periode ansammeln oder Sie senden diese weiter an den Spesenverantwortlichen. Je nach dem, wer den Abgleich mit der Kreditkartenabrechnung durchführen wird (Spesenverantwortlicher oder Nutzer).
• Wenn Sie nun am Monatsende die Abrechnung zur Kreditkarte erhalten, können Sie damit beginnen, jede Position einzeln mit den vorbereiteten Speseneinträgen auf der App oder in der Spesenübersicht der Software abzugleichen. Währungskorrekturen und allfällige Gebühren können Sie, wo notwendig, korrigieren und danach die Speseneinträge bestätigen (in der App Button “Einreichen”, in der Software “Genehmigen”). Währungsdifferenzen bereinigen sie am besten, indem sie für einzelne Spesen die Währung des jeweiligen Kreditkartenauszuges verwenden.
• Sind alle Positionen der Kreditkartenabrechnung mit den Speseneinträgen abgeglichen und durch Sie genehmigt, werden diese in Ihrer Buchhaltung bei Run my Accounts eingebucht.
• Es ist wichtig, dass dieser Abgleich stattfindet und korrekt ausgeführt wird. Passiert dies nicht, kann es bei Run my Accounts zu Arbeitsaufwendungen kommen um Ihre Konten passend abzustimmen.