Hier zeigen wir verschiedene Varianten auf, wie Sie Artikel mutieren können:
Hintergrund
Die Kontierung von Artikeln lässt sich nicht verändern, wenn ein Artikel schon einmal in einer Rechnung gebucht wurde.
Beim Erfassen von Rechnungen verlinkt unser System die Kontierung über die Artikel. Sobald ein Artikel in einer Rechnung verwendet wurde, ist es nicht mehr möglich, die Kontierung eines Artikels zu verändern. Wäre dies möglich, würden zwangsläufig alle bereits auf diesen Artikel erfassten Rechnungen mutiert. Dies wäre aus buchhalterischer Sicht nicht sinnvoll, weil dadurch allenfalls auch bereits abgeschlossene Perioden betroffen sein könnten.
Grundsätzlich gibt es 2 Varianten, wie man mit diesem Sachverhalt umgehen kann, falls die Kontierung von Beginn weg falsch erfasst wurde:
Variante 1 – Umbuchen
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Auswerten der falsch kontierten Umsätze
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Umbuchen dieser Umsätze ins korrekte Konto mittels einer FiBu Buchung
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Den falsch konfigurierten Artikel als neu speichern und beim neu gespeicherten Artikel die Kontierung anpassen
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Die Artikelnummer und die Beschreibung des alten falsch konfigurierten Artikels mit „alt“ (oder dergleichen) ergänzen und ihn als ungültig markieren, damit er nicht mehr verwendet werden kann.
Variante 1 kommt dann in Frage, wenn der falsch kontierte Artikel sehr oft verwendet wurde. Wenn Rechnungen, die den alten falsch kontierten Artikel enthalten noch einmal neu gebucht werden, muss man darauf achten, dass man den alten Artikel durch den neuen ersetzt – ansonsten wird der Artikel wieder als gültig markiert. Aus buchhalterischer Sicht wäre diese Variante angebracht.
Variante 2 – Anpassung aller betroffenen Rechnungen
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Ausdruck aller falsch kontierten Rechnungen zu Backup-Zwecken
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Löschen der falsch kontierten Artikel aus allen Rechnungen
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Sobald alle diese Artikel gelöscht sind, lässt sich die Kontierung dieses Artikels wieder bearbeiten.
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Einfügen des veränderten Artikels, Anpassung der Texte, Mengen und Preise und Buchen der veränderten Rechnungen
Variante 2 eignet sich nur, wenn der zu ändernde Artikel nicht mehr als 2-3 mal verwendet wurde. Der Eingriff ist heikel, weil man bereits gestellte Rechnungen im Nachhinein verändert. Zudem ist das sehr aufwendig, weil meist viele Rechnungen manipuliert werden müssen.
