CSV Import von Kunden und Debitoren-Rechnungen

Wir bitten Sie, Ihre Dateien erst zu testen. Für den testweisen Import stellen wir Ihnen gerne einen Test-Mandanten zur Verfügung.

Der .csv Import von Kunden- und Debitoren-Rechnungen eignet sich zum periodischen Import. Für Live-Daten-Import von vielen Daten empfehlen wir unser RESTful API zu implementieren.

Der Datenimport ist über .csv Dateien möglich. Die Dateien müssen in ISO 8859-1 resp. Latin1 encodiert sein. Wenn Sie die Daten UTF-8 encodiert importieren, werden Umlaute falsch dargestellt.
Importieren Sie erst einmal kleine Datenmengen testweise, um auszuprobieren, ob der Import wie gewünscht funktioniert.

Einleitung

Der Import von Rechnungen läuft über 2 Phasen:

  1. Import von Kundendaten
  2. Import von Rechnungsdaten

Import von Kundendaten

Anhand der Kundennummer wird zuerst geprüft, ob der Datensatz bereits vorhanden ist. Falls der Datensatz vorhanden ist, wird er mutiert und an einen allenfalls geänderten Datensatz angepasst. Neue Daten werden hinzugefügt.

Import von Rechnungsdaten

Die Rechnungsdaten werden anhand der Kundennummer im Rechnungsdatensatz einem Kunden zugeordnet. Die Kundennummer muss bereits im Kundenstamm vorhanden sein.

Import des Kundenstamms

Importformat

Der Inhalt der .csv Datei sieht wie folgt aus:

customernumber,name,address1,address2,city,zipcode,state,country,notes,salutation,firstname,lastname,contacttitle,occupation,phone,fax,mobile,email,cc,remittancevoucher,typeofcontact,startdate,terms
2001,Firma,Adresszeile 1,Adresszeile 2,Ort,PLZ,Kanton,Land,Notiz,Anrede,Vorname,Nachname,Dr.,Beruf,044 300 11 22,044 300 11 21,079,email@test.com,ccmail@test.com,1,company,01.01.2010,30

Die erste Reihe dient der Bezeichnung der Felder. Auf den folgenden Zeilen erfassen Sie die entsprechenden Datensätze – ein Datensatz pro Zeile. Die Datei muss ISO 8859-1 resp. Latin1 encodiert sein.

Datenfelder

 

FeldbezeichnungBeschreibung
customernumberKundennummer, muss eindeutig sein. Falls keine Kundennummer angegeben ist, wird diese vom Run my Accounts System generiert. Max 32 Zeichen.
nameName des Kunden, max. 64 Zeichen
address11. Adresszeile, max. 32 Zeichen
Address22. Adresszeile, max. 32 Zeichen
cityOrt, max. 32 Zeichen
zipcodePostleitzahl, max. 10 Zeichen
stateKanton, max. 32 Zeichen
countryLand, max. 32 Zeichen
notesBemerkungen
salutationAnrede, max. 32 Zeichen
firstnameVorname, max. 32 Zeichen
lastnameNachname, max. 32 Zeichen
contacttitleTitel, max. 32 Zeichen
phoneTelefonnummer, max. 20 Zeichen
faxFaxnummer, max. 32 Zeichen
mobileMobiltelefonnummer, max. 32 Zeichen
emailE-Mail Adresse
cccc-E-Mail Adresse
remittanchevoucherEinzahlungsschein, 1 = mit Einzahlungsschein, 0 = ohne Einzahlungsschein. Wir empfehlen immer den Wert „1“ zu verwenden.
typeofcontactFirma resp. Privatperson, company = Firma, person = Person. Beim Wert person gibt es keinen Firmennamen und das Feld „name“ kann weggelassen werden.
startdateStartdatum der Kundenbeziehung. Vor dem Startdatum kann keine Rechnung an den Kunden geschrieben werden.
termsZahlungsfrist in Anzahl Tagen zur Berechnung des Rechnungsfälligkeitsdatums.

3.3 Importvorgang

Das Importmenue finden Sie im Tab Kunden unter Import – Kunden. Wählen Sie folgende Importoptionen:
Währung: Währung, in welcher die Kunden standardmässig Rechnungen empfangen sollen.
MWST: MWST Codierung des Kunden.
Debitoren: Normalerweise das Konto 1100
Zahlung: Bankkonto, auf welches der Kunde normalerweise seine Rechnungen begleichen soll.

Wählen Sie Ihre Importdatei aus mit einem Klick auf „Datei auswählen“.

Wenn Sie die Datei ausgewählt haben, klicken Sie auf „Weiter“.

Nach dem Klick auf den „Weiter“-Button werden alle zu importierenden Datensätze angezeigt. Sie können mit einem Klick auf den Hacken Datensätze aussparen. Es werden nur Datensätze importiert, welche angehackt sind.

Wenn Sie die zu importierenden Daten ausgewählt haben, klicken Sie auf „Weiter“. Der Import wird Ihnen auf dem nächsten Screen bestätigt.

  • „Update“: Der Datensatz wurde angepasst.
  • „Add customer“: es wurde ein neuer Datensatz erfasst.

Import Rechnungen

Der Inhalt der .csv Datei sieht wie folgt aus:

invnumber,customernumber,dcn,transdate,duedate,invoicedescription,shippingpoint,shipvia,waybill,notes,ordnumber,partnumber,description,qty,unit,sellprice,taxincluded,AR
1000,1,942192000000122016043401482,17.05.10,14.06.10,Rechnungsbeschreibung,Textfeld 1,Textfeld 2,Textfeld 3,Bemerkung,Bestellnummer,Art-1,Artikelbeschreibung 1,1,Stk.,1300,1,1100
1000,1,942192000000122016043401482,17.05.10,14.06.10,Rechnungsbeschreibung,Textfeld 1,Textfeld 2,Textfeld 3,Bemerkung,Bestellnummer,Art-2,Artikelbeschreibung 2,2,h,200,1,1100
1001,942192000000122016043401123,1,20.05.10,21.06.10,Rechnungsbeschreibung,Textfeld 1,Textfeld 2,Textfeld 3,Bemerkung,Bestellnummer,Art-3,Artikelbeschreibung 3,20,Stk.,100,0,1100

Anmerkungen:

  • Die Rechnungen werden über „customernumber“ eindeutig einem Kunden zugeordnet.
  • Die erste Reihe dient der Bezeichnung der Felder. Auf den folgenden Zeilen erfassen Sie die entsprechenden Datensätze.
  • Falls eine Rechnung mehr als einen Artikel enthält, fügen Sie eine weitere Zeile ein, welche die selbe „invnumber“ hat. Die Linie soll abweichend zur ersten Linie eine andere Artikelnummer resp. einen anderen Preis enthalten. Alle Reihen mit der selben „invnumber“ werden der selben Rechnung zugeordnet.
  • Die Datei muss ISO 8859-1 resp. Latin1 encodiert sein.

Datenfelder

Pflichtfelder in blau.

FeldbezeichnungBeschreibung
invnumberRechnungsnummer, falls mehrere Zeilen die selbe Rechnungsnummer haben, werden sie zu einer Rechnung zusammengeführt.
customernumberKundennummer, muss einen Kunden eindeutig referenzieren.
transdateRechnungsdatum im Format TT.MM.JJ
duedateFälligkeitsdatum im Format TT.MM.JJ
invoicedescriptionBeschreibung (Titel der Rechnung)
shippingpointTextfeld 1
shipviaTextfeld 2
waybillTextfeld 3
notesBemerkung
ordnumberBestellnummer
partnumberArtikelnummer, die Artikel müssen eindeutig und bereits erfasst sein.
descriptionArtikelbeschreibung, kann auf Wunsch die im Run my Accounts System hinterlegte Artikelbeschreibung überschreiben.
qtyMenge
unitEinheit, max. 5 Zeichen
sellpriceVerkaufspreis einer Einheit
taxincludedInkl. MWST (Wert = 1) resp. exkl. MWST (Wert = 0)
ARDebitorenkonto (Wert ist immer 1100)

Importvorgang

Das Importmenue finden Sie im Tab Kunden unter Import – Debitorenrechnungen. Wählen Sie folgende Importoptionen:

  • Konto: Zahlungskonto, auf welches die Rechnung bezahlt werden soll.
  • Währung: Währung der Rechnung.

Wenn Sie die Datei ausgewählt haben, klicken Sie auf „Weiter“.

Nach dem Klick auf den „Weiter“-Button werden alle zu importierenden Datensätze angezeigt. Sie können mit einem Klick auf den Hacken Datensätze aussparen. Es werden nur Datensätze importiert, welche angehackt sind. Ist es bei einem Datensatz nicht möglich, diesen zu importieren, fehlt ein Pflichtfeld oder das Pflichtfeld verweist auf einen Wert, der nicht vorhanden ist. Z.B. fehlender Artikel. Der Import wird Ihnen auf dem nächsten Screen bestätigt. Die gesamte Rechnungssumme des Imports wird unten angezeigt.

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