CSV Import von Kunden und Debitoren-Rechnungen

Wir bitten Sie, Ihre Dateien erst zu testen. Für den testweisen Import stellen wir Ihnen gerne einen Test-Mandanten zur Verfügung.

Der .csv Import von Kunden- und Debitoren-Rechnungen eignet sich zum periodischen Import. Für Live-Daten-Import von vielen Daten empfehlen wir unser RESTful API zu implementieren.

Der Datenimport ist über .csv Dateien möglich. Die Dateien müssen in ISO 8859-1 resp. Latin1 encodiert sein. Wenn Sie die Daten UTF-8 encodiert importieren, werden Umlaute falsch dargestellt.
Importieren Sie erst einmal kleine Datenmengen testweise, um auszuprobieren, ob der Import wie gewünscht funktioniert.

Einleitung

Der Import von Rechnungen läuft über 2 Phasen:

  1. Import von Kundendaten
  2. Import von Rechnungsdaten

Import von Kundendaten

Anhand der Kundennummer wird zuerst geprüft, ob der Datensatz bereits vorhanden ist. Falls der Datensatz vorhanden ist, wird er mutiert und an einen allenfalls geänderten Datensatz angepasst. Neue Daten werden hinzugefügt.

Import von Rechnungsdaten

Die Rechnungsdaten werden anhand der Kundennummer im Rechnungsdatensatz einem Kunden zugeordnet. Die Kundennummer muss bereits im Kundenstamm vorhanden sein.

Import des Kundenstamms

Importformat

Der Inhalt der .csv Datei sieht wie folgt aus:

customernumber,name,address1,address2,city,zipcode,state,country,notes,salutation,firstname,lastname,contacttitle,occupation,phone,fax,mobile,email,cc,remittancevoucher,typeofcontact,startdate,terms
2001,Firma,Adresszeile 1,Adresszeile 2,Ort,PLZ,Kanton,Land,Notiz,Anrede,Vorname,Nachname,Dr.,Beruf,044 300 11 22,044 300 11 21,079,email@test.com,ccmail@test.com,1,company,01.01.2010,30

Die erste Reihe dient der Bezeichnung der Felder. Auf den folgenden Zeilen erfassen Sie die entsprechenden Datensätze – ein Datensatz pro Zeile. Die Datei muss ISO 8859-1 resp. Latin1 encodiert sein.

Datenfelder

Pflichtfelder in blau.

Feldbezeichnung Beschreibung
customernumber Kundennummer, muss eindeutig sein. Falls keine Kundennummer angegeben ist, wird diese vom Run my Accounts System generiert. Max 32 Zeichen.
name Name des Kunden, max. 64 Zeichen
address1 1. Adresszeile, max. 32 Zeichen
Address2 2. Adresszeile, max. 32 Zeichen
city Ort, max. 32 Zeichen
zipcode Postleitzahl, max. 10 Zeichen
state Kanton, max. 32 Zeichen
country Land, max. 32 Zeichen
notes Bemerkungen
salutation Anrede, max. 32 Zeichen
firstname Vorname, max. 32 Zeichen
lastname Nachname, max. 32 Zeichen
contacttitle Titel, max. 32 Zeichen
phone Telefonnummer, max. 20 Zeichen
fax Faxnummer, max. 32 Zeichen
mobile Mobiltelefonnummer, max. 32 Zeichen
email E-Mail Adresse
cc cc-E-Mail Adresse
remittanchevoucher Einzahlungsschein, 1 = mit Einzahlungsschein, 0 = ohne Einzahlungsschein. Wir empfehlen immer den Wert „1“ zu verwenden.
typeofcontact Firma resp. Privatperson, company = Firma, person = Person. Beim Wert person gibt es keinen Firmennamen und das Feld „name“ kann weggelassen werden.
startdate Startdatum der Kundenbeziehung. Vor dem Startdatum kann keine Rechnung an den Kunden geschrieben werden.
terms Zahlungsfrist in Anzahl Tagen zur Berechnung des Rechnungsfälligkeitsdatums.

language_code

Kurzcode der Sprache der Rechnung.

Importvorgang

Das Importmenue finden Sie im Tab Kunden unter Import – Kunden. Wählen Sie folgende Importoptionen:
Währung: Währung, in welcher die Kunden standardmässig Rechnungen empfangen sollen.
MWST: MWST Codierung des Kunden.
Debitoren: Normalerweise das Konto 1100
Zahlung: Bankkonto, auf welches der Kunde normalerweise seine Rechnungen begleichen soll.

Wählen Sie Ihre Importdatei aus mit einem Klick auf „Datei auswählen“.

Wenn Sie die Datei ausgewählt haben, klicken Sie auf „Weiter“.

Nach dem Klick auf den „Weiter“-Button werden alle zu importierenden Datensätze angezeigt. Sie können mit einem Klick auf den Hacken Datensätze aussparen. Es werden nur Datensätze importiert, welche angehackt sind.

Wenn Sie die zu importierenden Daten ausgewählt haben, klicken Sie auf „Weiter“. Der Import wird Ihnen auf dem nächsten Screen bestätigt.

  • „Update“: Der Datensatz wurde angepasst.
  • „Add customer“: es wurde ein neuer Datensatz erfasst.

Import Rechnungen

Der Inhalt der .csv Datei sieht wie folgt aus:

invnumber,customernumber,dcn,transdate,duedate,invoicedescription,shippingpoint,shipvia,waybill,notes,ordnumber,partnumber,description,qty,unit,sellprice,taxincluded,AR,department
1000,1,942192000000122016043401482,17.05.10,14.06.10,Rechnungsbeschreibung,Textfeld 1,Textfeld 2,Textfeld 3,Bemerkung,Bestellnummer,Art-1,Artikelbeschreibung 1,1,Stk.,1300,1,1100,Department 1
1000,1,942192000000122016043401482,17.05.10,14.06.10,Rechnungsbeschreibung,Textfeld 1,Textfeld 2,Textfeld 3,Bemerkung,Bestellnummer,Art-2,Artikelbeschreibung 2,2,h,200,1,1100,Department 1
1001,942192000000122016043401123,1,20.05.10,21.06.10,Rechnungsbeschreibung,Textfeld 1,Textfeld 2,Textfeld 3,Bemerkung,Bestellnummer,Art-3,Artikelbeschreibung 3,20,Stk.,100,0,1100,Department 2

Anmerkungen:

  • Die Rechnungen werden über „customernumber“ eindeutig einem Kunden zugeordnet.
  • Die erste Reihe dient der Bezeichnung der Felder. Auf den folgenden Zeilen erfassen Sie die entsprechenden Datensätze.
  • Falls eine Rechnung mehr als einen Artikel enthält, fügen Sie eine weitere Zeile ein, welche die selbe „invnumber“ hat. Die Linie soll abweichend zur ersten Linie eine andere Artikelnummer resp. einen anderen Preis enthalten. Alle Reihen mit der selben „invnumber“ werden der selben Rechnung zugeordnet.
  • Die Datei muss ISO 8859-1 resp. Latin1 encodiert sein.

Datenfelder

Pflichtfelder in blau.

Feldbezeichnung Beschreibung
invnumber Rechnungsnummer, falls mehrere Zeilen die selbe Rechnungsnummer haben, werden sie zu einer Rechnung zusammengeführt.
customernumber Kundennummer, muss einen Kunden eindeutig referenzieren.
transdate Rechnungsdatum im Format TT.MM.JJ
duedate Fälligkeitsdatum im Format TT.MM.JJ
invoicedescription Beschreibung (Titel der Rechnung)
shippingpoint Textfeld 1
shipvia Textfeld 2
waybill Textfeld 3
notes Bemerkung
ordnumber Bestellnummer
partnumber Artikelnummer, die Artikel müssen eindeutig und bereits erfasst sein, max 16 Zeichen
description Artikelbeschreibung, kann auf Wunsch die im Run my Accounts System hinterlegte Artikelbeschreibung überschreiben.
qty Menge
unit Einheit, max. 5 Zeichen
sellprice Verkaufspreis einer Einheit
taxincluded Inkl. MWST (Wert = 1) resp. exkl. MWST (Wert = 0)
AR Debitorenkonto (z.B. 1100)

projectnumber

Sofern Projekte im Mandanten vorhanden sind. Projektnummern dürfen keine Umlaute und keine Sonderzeichen (- / _ $ £ % ç * “ + usw.) enthalten – Leerzeichen funktionieren.

department

Bezeichnung des Profit Centers (sofern in der Buchhaltung eingerichtet)

dcn

ESR Referenz-Nummer 

Importvorgang

Das Importmenue finden Sie im Tab Kunden unter Import – Debitorenrechnungen. Wählen Sie folgende Importoptionen:

  • Konto: Zahlungskonto, auf welches die Rechnung bezahlt werden soll.
  • Währung: Währung der Rechnung.

Wenn Sie die Datei ausgewählt haben, klicken Sie auf „Weiter“.

Nach dem Klick auf den „Weiter“-Button werden alle zu importierenden Datensätze angezeigt. Sie können mit einem Klick auf den Hacken Datensätze aussparen. Es werden nur Datensätze importiert, welche angehackt sind. Ist es bei einem Datensatz nicht möglich, diesen zu importieren, fehlt ein Pflichtfeld oder das Pflichtfeld verweist auf einen Wert, der nicht vorhanden ist. Z.B. fehlender Artikel. Der Import wird Ihnen auf dem nächsten Screen bestätigt. Die gesamte Rechnungssumme des Imports wird unten angezeigt.

Zahlungen importieren

Sofern Zahlungen auch gleich mit den Rechnungen importiert werden sollen, können Sie beim Importvorgang:

  1. Einen Hacken bei Debitorenzahlungen mitimportieren setzen;
  2. Ein Konto auswählen, auf welches die Zahlungseingänge erfolgt sind

Diese Funktion eignet sich vor allem, wenn Zahlungen in die Kasse oder auf Kreditkarten-Durchlaufkonten gebucht werden sollen. Sie bewirkt, dass die offene Debitoren-Position sogleich geschlossen und als bezahlt gekennzeichnet wird.

Debitorenzahlungen per csv importieren

Einschränkungen:

  • Es kann pro Importvorgang nur ein Zahlungskonto bebucht werden. Wenn die zu importierenden Rechnungen über unterschiedlichen Zahlungs-Kanälen bezahlt wurden, dann müssen Sie ein Import pro Zahlungs-Kanal durchführen. Eine Alternative dazu wäre die Buchung über ein Durchlaufkonto, welches in einem zweiten Schritt mittels Sammelbuchung auf unterschiedliche Zahlungskanäle aufgeteilt würde.
  • Als Zahlungsdatum wird immer das Buchungsdatum der Debitoren-Rechnung verwendet. Das Setzen eines abweichenden Zahlungsdatum ist nicht möglich.
  • Es muss eine einzelne Liste pro Währung importiert werden
Importieren Sie Zahlungen auf ein Bankkonto nur nach Absprache mit Ihrem Online-Buchhalter: Run my Accounts synchronisiert Zahlungsein- und Ausgänge auf Ihren Bank-Konti in der Regel täglich mit der Buchhaltung und schliesst offene Positionen. Wenn Sie Bankkonto-Transaktionen per CSV mitimportieren, risikieren Sie, dass diese doppelt verbucht und anschliessend mit manuellem Aufwand wieder gelöscht werden müssen.
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