Sollten Sie einen Beleg verloren haben, dann können Sie unter gewissen Voraussetzungen direkt einen Eigenbeleg in unserer Online-Buchhaltungs-Software erstellen und gleichzeitig die Transaktion final verbuchen.
Eigenbeleg aus Modul Unklare Transaktionen erstellen
Wenn wir eine Zahlung nicht einer offen Position in Ihrer Buchhaltung zuordnen können (z.B. weil Sie uns den Beleg noch nicht zugestellt haben), dann erscheint die Buchung zu Ihrer Abklärung im Modul Unklare Transaktionen.
Mit einem Klick auf das Eigenbeleg-Symbol in der Übersicht, können Sie den Dialog starten:
Eigenbeleg: Daten erfassen
Nach dem Klick auf das Eigenbeleg-Symbol gelangen Sie in die folgende Erfassungsmaske für Eigenbelege:
Kreditoren Buchung oder Hauptbuch Buchung?
Als erstes sollten Sie auswählen, ob es sich dabei um eine Lieferanten-Rechnung oder um eine Haupt Buchung handelt:
- Wählen Sie Lieferanten-Rechnung, wenn Sie mit der Transaktion eine Rechnung an einen Lieferanten bezahlt haben.
- Wählen Sie Hauptbuch Buchung aus, wenn es sich um eine einfache Soll-Haben Buchung handelt. Dies sind z.B. Darlehenszahlungen, Bankspesen, etc.
Wenn einer Ihrer Kunden eine von Ihnen ausgestellte Rechnung bezahlt hat, dann ist es nicht möglich, einen Eigenbeleg zu erstellen. Grund: Sie haben die Rechnung selber geschrieben und sollten in der Lage sein, den Beleg zu besorgen.
Felder zum Ausfüllen
Vorgegebene Felder:
- Die Felder Datum, Referenz, Total und Währung können Sie nicht anpassen. Diese werden von der bestehenden Bank-Transaktion übernommen.
Beschreibung:
- Das Feld Beschreibung übernehmen wir aus dem Text, den uns die Bank mit den elektronischen Transaktions-Daten ausgeliefert hat.
- Sie können das Feld jedoch anpassen. Es anerbietet sich, die Transaktion etwas genauer zu beschreiben, damit ein Revisor diese nachvollziehen kann.
Lieferant:
- Wählen Sie aus dem Dropdown den entsprechenden Lieferanten aus. Derzeit ist es noch nicht möglich, im Dialog einen neuen Lieferanten zu erstellen. Dieser muss bereits im Lieferanten-Stamm vorhanden sein.
- Das Feld Lieferant ist nur bei der «Kreditoren Buchung» vorhanden.
Konto:
- Wählen Sie das für die Buchung zutreffende Bilanz- (beim Kauf einer Anlage) oder Aufwands-Konto aus.
Erläuterung zum Sachverhalt:
- Beschreiben Sie in diesem Feld kurz zur Dokumentation, wieso der Beleg nicht mehr vorhanden ist resp. wieso er nicht mehr beschafft werden kann.
Eigenbeleg: erstellen und buchen
Mit einem Klick auf den Button «Bestätigen» geschieht folgendes:
- Aus den vorhandenen und erfassten Daten wird ein Eigenbeleg im PDF-Format erstellt. Dieser wird im Archiv unserer Online-Buchhaltungs-Software abgelegt.
- Es wird je nach dem eine Kreditoren Buchung oder eine Hauptbuch Buchung erstellt. Als Grundlage werden alle erfassten Daten verwendet.
- Die Buchung wird mit dem Eigenbeleg im PDF Format verlinkt.
- Die Buchung verschwindet aus dem Modul Unklare Transaktionen.
Im Zusammenhang mit der Erzeugung eines Eigenbeleges möchten wir Sie auf folgende Punkte hinweisen:
- Grundsätzlich erfordert das Steuerrecht, dass betriebliche Aufwendungen mit einem Original-Beleg nachgewiesen werden. Ohne Belege in Form einer Rechnung oder Quittung erfolgt kein Abzug. Deshalb lautet der Grundsatz ordnungsgemässer Buchführung: «Keine Buchung ohne Beleg».
- In Fällen, in denen es für den Geschäftsvorfall keinen Beleg gibt oder der Beleg verloren gegangen ist, kann ersatzweise ein sogenannter Eigenbeleg erstellt werden.
- Es können ausschliesslich Ausgaben als Eigenbeleg anerkennt werden, wenn diese betrieblich notwendig und der Höhe nach glaubhaft sind.
- Der Eigenbeleg ist ausschliesslich eine Notlösung und soll ein Ausnahmefall bleiben.
- Ein Abzug der Vorsteuer ist bei Eigenbelegen nicht möglich.
Bei der Anwendung der Funktion zur Erzeugung eines Eigenbelegs übernehmen Sie die volle Verantwortung über allfällige Konsequenzen. Run my Accounts lehnt jede Haftung ab.
