Spesenformular

Das Run my Accounts Spesenformular können Sie bei Ihrem Onlinebuchhalter verlangen.

Bevor das Spesenformular ausgefüllt werden kann, muss es für die Firma konfiguriert werden. Im Excel befindet sich ein Tab welches „Konfiguration“ heisst.

Wählen Sie in den gelb hinterlegten Feldern die Buchhaltungs-Konten aus Ihrem Kontenplan aus, welche in Ihrem Spesenformular am meisten verwendet werden.

Anmerkungen:

  • Wählen Sie ein Konto nur einmal aus.
  • Falls Sie Kilometer-Abrechnungen erstellen, nehmen Sie zwingend das für das Kilometer-Entschädigungen vorgesehene Buchhaltungs-Konto in der Liste mit auf.
  • Sie müssen nicht zwingend alle 10 möglichen Konten auswählen.

2. Zahlungen

Hier wählen Sie dasjenige Bankkonto aus, von welchem normalerweise die Spesenabrechnungen an die Mitarbeiter überwiesen werden sollen.

3. Kilometer-Entschädigung

Üblicherweise gilt folgende Regelung:

  • Bis 10’000 km pro Jahr: CHF 0.70 pro Kilometer
  • Ab 10’000 km pro Jahr: CHF 0.60 pro Kilometer

Wählen Sie ebenfalls das für die Kilometer-Entschädigungen vorgesehene Buchhaltungs-Konto aus. Dieses muss unter „Auswahl der Aufwands-Konten“ aufgelistet sein.

Danach können Sie beim Tab „Spesenformular“ wie folgt fortfahren:

Einrichtung des Spesenformulars für Mitarbeiter

Wir empfehlen, das Spesenformular nach der Firmen-Konfiguration pro Mitarbeiter einzurichten, damit es nicht jedes Mal von neuem ausgefüllt werden muss. Dazu kann jeder Mitarbeiter seine Angaben im Kopf des Spesenformulars erfassen.

Es stehen folgende Felder zur Verfügung:

  • Name: Vor und Nachname des Mitarbeiters
  • Strasse: Strasse des Wohnortes des Mitarbeiters
  • PLZ/Ort: PLZ/Ort des Wohnortes des Mitarbeiters
  • Datum: Datum der Spesenabrechnung
  • Periode: Periode der Spesenabrechnung (z.B. 1. Quartal XXX, Februar XXX)
  • IBAN: IBAN Bankkonto Nummer des Mitarbeiters. Bitte füllen Sie dieses Feld nur dann aus, wenn die Spesenabrechnung direkt ausbezahlt werden soll.
  • Zhlgs. Kto: Das Gegenkonto für die Spesenabrechnung:
    • Wählen Sie ein Bankkonto der Firma aus, falls die Spesenabrechnung über das Firmen-Bankkonto ausbezahlt werden soll.
    • Wählen Sie Ihr Kontokorrent-Konto aus, falls Ihnen das Geld später ausbezahlt werden soll oder wenn Sie die auf dem Spesenformular vorhandenen Beträge mit der Firmen-Kreditkarte bezahlt haben.
  • KST: Kostenstelle. Falls Ihre Unternehmung die Kostenstellen / Profitcenter Funktion benutzt, können Sie hier die Kostenstelle angeben, auf welche die Spesenabrechnung gebucht werden soll. Bitte beachten Sie: es ist nur eine Kostenstelle pro Kreditkarten Abrechnung möglich.
  • Projekt: Falls Ihre Unternehmung die Projekt Funktion benutzt, können Sie hier das Projekt angeben, auf welches die Spesenabrechnung gebucht werden soll. Bitte beachten Sie: es ist nur ein Projekt pro Kreditkarten Abrechnung möglich.

Ausfüllen vom Spesenformular

Wir raten, die Quittungen gemäss Positions-Nummer auf dem Spesenformular durchzunummerieren, damit diese eindeutig einer Position zugeordnet werden können.

Es stehen folgende Felder zur Verfügung:

  • Datum: hier geben Sie des Datum ein, welches auf der Quittung steht.
  • Betreff / Beschrieb: Kurze Beschreibung des Geschäftsvorfalles. Am besten schreiben Sie zusätzlich auf, welchen Kunden Sie betreut oder welches Projekt die Kosten zur Folge hatte.
  • Original-Betrag auf dem Beleg (in CHF, EUR, USD, …)
  • KM: Anzahl gefahrener Kilometer (falls Sie der Firma Ihre Kilometer-Abrechnung einreichen dürfen).
  • Währung: Sie sollten die Währung nur ausfüllen, wenn der Spesen-Beleg in einer Fremdwährung angefallen ist.
    • Kurs: Wechselkurs. Verwenden Sie den Monatsmittelkurs der Eidg. Steuerverwaltung oder den Kurs auf dem Kreditkartenbeleg.
    • Bei Spesen in Fremdwährung, welche Sie mit Kreditkarte bezahlt haben, verwenden Sie am besten den in CHF ausgewiesenen CHF Betrag auf der Spesen-Abrechnung. So können Sie sicherstellen, dass das Total der Kreditkarten-Abrechnung dem Totalbetrag Ihrer Spesenabrechnung entspricht.
  • Konto: wählen Sie das zutreffendste Buchhaltungs-Konto aus der Liste aus. Falls kein Buchhaltungs-Konto passt, können Sie im Konfigurations-Tab das geeignete Buchhaltungs-Konto auswählen. Danach steht es Ihnen an dieser Stelle zur Verfügung.
  • MWST Code: Wählen Sie den auf der Original Quittung abgedruckten MWST Satz aus.
    • Keine Vorsteuer: falls keine MWST auf dem Beleg vorhanden ist
    • Bezugsteuer: Falls es sich um einen Dienstleistungsimport handelt (z.B. Einkauf einer Web-Applikation aus dem Ausland, Kauf von Google-AdWords-Werbung etc.)
    • Falls auf dem Beleg mehrere MWST Sätze angegeben sind (z.B. bei Einkauf von Büromaterial (7.7%) und Kaffee (2.5%) bei einem Detail-Händler), nutzen Sie für jeden MWST Satz eine Linie.

Anmerkungen:

  • MWST-konforme Buchhaltungsbelege müssen folgende Angaben enthalten (alle Angaben müssen zwingend auf der Quittung stehen, damit die Vorsteuer geltend gemacht werden kann!):
    • Name und Adresse des Leistungserbringers sowie dessen MWST Nummer
    • Name und Adresse des Leistungsempfängers (Falls Rechnungsbetrag über CHF 400)
    • Datum oder Zeitraum der Lieferung oder Dienstleistung
    • Art, Gegenstand und Umfang der Lieferung oder Dienstleistung
    • das Entgelt für die Lieferung oder Dienstleistung
    • den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag. Dieser muss ausdrücklich MWST bezeichnet und mit dem Steuersatz versehen sein. Werden die Preise einschliesslich MWST fakturiert, genügt die Bezeichnung „inklusive MWST“ mit Angabe des entsprechenden MWST-Satzes (z.B. „inkl. 8.0% MWST“).
  • Wenn Sie Zugriff auf elektronische Daten aus Kreditkarten-Abrechnungen oder Debit-Karten ins Spesenformular einfüllen wollen, gehen Sie wie folgt vor:
    1. Eröffnen Sie einen neuen Tab im Excel Formular
    2. Kopieren Sie die Daten-Reihe in diesen Tab
    3. Fügen Sie im Spesenformular in der Spalte „Betrag“ eine Formel auf die Datenreihen im neuen Tab ein

Einreichen des Spesenformulars

  1. Unterschreiben Sie das Spesenformular.
  2. Sammeln Sie die Originalbelege in einem Couvert.
  3. Reichen Sie das ausgefüllte Formular zusammen mit den Belegen Ihrem Vorgesetzten ein.
  4. Scannen Sie das Spesenformular mit einem Barcode versehen an Run my Accounts
  5. Heften Sie das Couvert mit den Spesenbelegen ans Original-Formular.
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