Spesenformular

Das Run my Accounts Spesenformular können Sie bei Ihrem Onlinebuchhalter verlangen.

Bevor das Spesenformular ausgefüllt werden kann, muss es für die Firma konfiguriert werden. Im Excel befindet sich ein Tab welches «Konfiguration» heisst.

Wählen Sie in den gelb hinterlegten Feldern die Buchhaltungs-Konten aus Ihrem Kontenplan aus, welche in Ihrem Spesenformular am meisten verwendet werden.

2. Zahlungen

3. Kilometer-Entschädigung

Danach können Sie beim Tab «Spesenformular» wie folgt fortfahren:

Einrichtung des Spesenformulars für Mitarbeiter

Wir raten, die Quittungen gemäss Positions-Nummer auf dem Spesenformular durchzunummerieren, damit diese eindeutig einer Position zugeordnet werden können.

Es stehen folgende Felder zur Verfügung:

• Datum: hier geben Sie des Datum ein, welches auf der Quittung steht.
• Betreff / Beschrieb: Kurze Beschreibung des Geschäftsvorfalles. Am besten schreiben Sie zusätzlich auf, welchen Kunden Sie betreut oder welches Projekt die Kosten zur Folge hatte.
• Original-Betrag auf dem Beleg (in CHF, EUR, USD, …)
• KM: Anzahl gefahrener Kilometer (falls Sie der Firma Ihre Kilometer-Abrechnung einreichen dürfen).
• Währung: Sie sollten die Währung nur ausfüllen, wenn der Spesen-Beleg in einer Fremdwährung angefallen ist.
  • Kurs: Wechselkurs. Verwenden Sie den Monatsmittelkurs der Eidg. Steuerverwaltung oder den Kurs auf dem Kreditkartenbeleg.
  • Bei Spesen in Fremdwährung, welche Sie mit Kreditkarte bezahlt haben, verwenden Sie am besten den in CHF ausgewiesenen CHF Betrag auf der Spesen-Abrechnung. So können Sie sicherstellen, dass das Total der Kreditkarten-Abrechnung dem Totalbetrag Ihrer Spesenabrechnung entspricht.
• Konto: wählen Sie das zutreffendste Buchhaltungs-Konto aus der Liste aus. Falls kein Buchhaltungs-Konto passt, können Sie im Konfigurations-Tab das geeignete Buchhaltungs-Konto auswählen. Danach steht es Ihnen an dieser Stelle zur Verfügung.
• MWST Code: Wählen Sie den auf der Original Quittung abgedruckten MWST Satz aus.
  • Keine Vorsteuer: falls keine MWST auf dem Beleg vorhanden ist
  • Bezugsteuer: Falls es sich um einen Dienstleistungsimport handelt (z.B. Einkauf einer Web-Applikation aus dem Ausland, Kauf von Google-AdWords-Werbung etc.)
  • Falls auf dem Beleg mehrere MWST Sätze angegeben sind (z.B. bei Einkauf von Büromaterial (7.7%) und Kaffee (2.5%) bei einem Detail-Händler), nutzen Sie für jeden MWST Satz eine Linie.

Anmerkungen:

• MWST-konforme Buchhaltungsbelege müssen folgende Angaben enthalten (alle Angaben müssen zwingend auf der Quittung stehen, damit die Vorsteuer geltend gemacht werden kann!):
  • Name und Adresse des Leistungserbringers sowie dessen MWST Nummer
  • Name und Adresse des Leistungsempfängers (Falls Rechnungsbetrag über CHF 400)
  • Datum oder Zeitraum der Lieferung oder Dienstleistung
  • Art, Gegenstand und Umfang der Lieferung oder Dienstleistung
  • das Entgelt für die Lieferung oder Dienstleistung
  • den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag. Dieser muss ausdrücklich MWST bezeichnet und mit dem Steuersatz versehen sein. Werden die Preise einschliesslich MWST fakturiert, genügt die Bezeichnung „inklusive MWST“ mit Angabe des entsprechenden MWST-Satzes (z.B. „inkl. 8.0% MWST“).
• Wenn Sie Zugriff auf elektronische Daten aus Kreditkarten-Abrechnungen oder Debit-Karten ins Spesenformular einfüllen wollen, gehen Sie wie folgt vor:
  1. Eröffnen Sie einen neuen Tab im Excel Formular
  2. Kopieren Sie die Daten-Reihe in diesen Tab
  3. Fügen Sie im Spesenformular in der Spalte „Betrag“ eine Formel auf die Datenreihen im neuen Tab ein

Einreichen des Spesenformulars