Als Buchführungs-Unternehmen, welches fast täglich neue Kunden hinzugewinnt, sind wir immer wieder mit der Frage konfrontiert, wie und wann die Buchhaltung am besten zu Run my Accounts migriert wird. Diese Frage stellt sich generell, wenn man vom einen Treuhänder zum anderen wechselt, die Buchhaltung out- oder insourct, oder aber nur das Buchhaltungs-System austauscht.
Um es vorweg zu nehmen: bei vernünftiger Planung und einiger Erfahrung ist ein Wechsel unproblematisch und meist aufs Quartal möglich.
Der Einfluss des Buchhaltungs-Systems
Falls nicht das gleiche Buchhaltungs-System weitergenutzt werden kann, ist ein vollständiger Daten-Import praktisch hoffnungslos. Die gängigen Systeme unterscheiden sich in der Datenstruktur aber auch bezüglich Buchungs-Codes zu stark. Bei den meisten Software-Herstellern ist eine Datenmigration nicht einmal zwischen verschiedenen Versionen ohne weiteres machbar. Allenfalls lassen sich FiBu-Transaktionen, Kunden- und Lieferantenstämme per csv exportieren und dann wieder importieren. Sobald jedoch Nebenbücher betroffen sind, ist eine vollständige Daten-Migration sehr komplex.
Eine vollständige Migration auf ein neues Buchhaltungssystem ist jedoch meist nicht notwendig: Da die Buchhaltung sowieso periodenorientiert geführt, abgeschlossen und aufbewahrt werden muss (Archivierungspflicht von 10 Jahren), empfiehlt es sich, die alten Daten nicht mehr anzufassen, sondern diese im Archiv aufzubewahren. So gesehen, kann die Buchhaltung also ohne weiteres auf einem neuen System fortgeführt oder durch einen anderen Buchhalter geführt werden.
Zeitpunkt des Wechsels
Am einfachsten ist es, eine Buchhaltung zum ersten Tag des neuen Geschäftsjahres auf ein neues System überzuführen. Dazu muss nur die Eröffnungsbilanz im neuen System eingebucht werden.
Nur unwesentlich komplizierter ist der unterjährige Wechsel: Neben der Bilanz per Stichtag wird auch die Erfolgsrechnung aus dem alten System für die Periode vor der Migration in die neue Buchhaltung übernommen. Das Journal und die Kontenblätter aus der alten Buchhaltung werden ausgedruckt und archiviert. Diese Unterlagen dienen als Herleitung der ins neue System eingebuchten Bilanz und Erfolgsrechnung und sollen für den Jahresabschluss bereit gehalten werden. Allfällige Korrektur-Buchungen für die Vorperiode erfolgen dann im neuen System.
Folgende Faktoren bestimmen, zu welchem Zeitpunkt die Übertragung aufs neue System am einfachsten bewerkstelligt werden kann:
- MWST-Abrechnungs-Methode
- Buchhaltung in Haupt- oder Nebenbüchern
Auswirkungen der MWST-Abrechnungs-Methode
- Bei effektiver MWST Abrechnung empfehlen wir unseren Neukunden einen Wechsel zu Run my Accounts meist per Anfang eines Quartals (1. Januar, 1. April, 1. Juli oder 1. Oktober). Dies bringt den Vorteil mit sich, dass eine MWST Periode vollständig in einer Buchhaltung erfasst ist und so auch die Verantwortlichkeiten strikt geregelt sind.
- Bei der MWST Saldosteuer-Methode oder keiner MWST Pflicht ist ein Wechsel prinzipiell jederzeit möglich.
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Auswirkungen der Buchungsmethode
Die Buchungsperioden sind nicht ohne Abhängigkeiten von einander. Relevant ist die Handhabung von eintreffenden Zahlungen (Debitoren) resp. ausgehenden Zahlungen (Kreditoren), welche ev. bereits in der Vorperiode als Umsatz resp. als Aufwand gebucht wurden. Je nach dem gibt es dazu verschiedene Ansätze, welche wir anwenden, um die Buchhaltung in unsere Nebenbücher überzuleiten. Auch in Abhängigkeit der angewendeten MWST Methode oder der Verbuchung in der Vorperiode (Offene Posten / Nebenbücher), müssen solche Zahlungen anders verbucht werden.
Verbuchungsmethode bei einer Migration von einem System mit Nebenbüchern und MWST Abrechnung nach vereinbarten Entgelten:
- Die Debitorenausstände in der Eröffnungsbilanz werden auf ein Konto «Debitoren Vorperiode» gebucht.
- Zahlungseingänge von Kunden in der laufenden Periode werden als FiBu Buchung gegen dieses «Debitoren Vorperiode» Konto gebucht.
- Sobald das Konto auf Null steht, wurden alle ausstehenden Debitorenzahlungen korrekt und vollständig verbucht.
- Bei Unstimmigkeiten kann die Liste der Offenen Positionen aus der alten Buchhaltung beigezogen werden: die Zahlungseingänge können so abgestimmt werden.
Analoges gilt bei den Kreditoren, wo ein Konto «Kreditoren Vorperiode» bebucht wird.
Verbuchungsmethode bei einer Migration von einem System ohne Nebenbücher und MWST Abrechnung nach vereinnahmten Entgelten:
- Zahlungsein- und Ausgänge in der neuen Periode werden als Ertrag resp. als Aufwand gebucht.
- Es erfolgen FiBu-Buchungen mit denen die Debitoren- und Kreditoren-Positionen in der Bilanz gegen die entsprechenden Ertrags- oder Aufwands-Konten gebucht werden.
Die Frage der Verbuchung der Zahlungen stellt sich nicht nur bei einem unterjährigen Wechsel, sondern auch bei einem Wechsel zum neuen Geschäftsjahr.
Unsere Erfahrungen mit Migrationen
Wir konnten in den letzten Jahren sehr viele Erfahrungen im Bereich der Migration von Buchführungen sammeln und haben im Rahmen unserer ISO Qualitätsmanagement Zertifizierung Checklisten und Standard-Prozeduren entwickelt, damit alle Aspekte einer Migration systematisch berücksichtigt werden. Damit ist ein ordentlicher und schmerzloser Übergang sichergestellt. In den allermeisten Fällen bekommen unsere neuen Kunden nicht einmal etwas vom Migrations-Aufwand mit.
Es gibt also keinen Grund zu zögern: Erleben Sie die neue Einfachheit in der Administration, wechseln Sie zu Run my Accounts und erstellen Sie sich noch heute eine individuelle Grob-Offerte für Ihre Online-Buchhaltung!
