Erfahrungsbericht: die elektronische Einreichung der MWST-Abrechnung

Offiziell ist die Einreichung der Mehrwertsteuerabrechnung in der Schweiz nur mit dem per Post zugestellten Formular möglich. Die Eidg. Steuerverwaltung (ESTV) testet derzeit im Rahmen eines Pilot-Projektes die elektronische MWST-Abrechnung. Run my Accounts ist bei diesem Piloten seit der ersten Phase dabei.

Während in Deutschland die Umsatzsteuer schon seit Jahren zwingend elektronisch eingereicht werden muss, hinkt die Schweiz hier hinterher: Papier ist immer noch der Standard. Dabei hätte eine elektronische Einreichung grosse Vorteile, sowohl für die MWST-Pflichtigen als auch für den Bund. Der Pilot soll nun in der neuen 2. Phase aufs nächste Level gehoben und Schritt für Schritt erweitert werden. Wir begrüssen das sehr, da sich mit der elektronischen Einreichung auch Vorteile für unsere Kunden abzeichnen.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie die elektronische Einreichung funktioniert und welche Erfahrungen wir damit gemacht haben.

Phase 1: Identifizierung mit der SuisseID

Unsere erste elektronische MWST Erklärung haben wir bereits im 2. Quartal 2011 eingereicht. In der ersten Phase des Pilotprojektes konnte man sich nur mit Hilfe der einst durch den Bund stark subventionierten SuisseID einloggen. Die Identifizierung mit der SuisseID war denn auch eine der grössten Schwächen der Plattform für die Anwender: Je nach verwendetem Webbrowser (Firefox, Safari, Chrome, …) funktionierte das Login einmal, oder dann auch wieder nicht. Die Web-App der ESTV musste ständig an neue Browser- und Betriebssystem-Versionen angepasst werden, damit sie mit der SuisseID kompatibel war – ein enormer Aufwand. Das führte bei uns in einem Fall so weit, dass wir unsere eigene MWST Abrechnung nicht pünktlich einreichen konnten, weil ein Login über längere Frist nicht möglich war. Neben den vielen anderen möglichen SuisseID-Problemen gab es bei der elektronischen Deklaration der MWST die eine oder andere Herausforderung zu bewältigen: Formulare, die einfach nicht rechnen wollten (z.B. Berechnung der MWST nach Eingabe des Umsatzes) oder nicht unterstützte Web-Browser. Die erste Phase des Piloten wurde schliesslich mit dem spektakulären Scheitern des Insieme-Projektes auf Stand-by umgeschaltet.

Phase 2: Neuer Anlauf mit SMS Identifikation

Überrascht wurden wir im September 2013, als wir von der ESTV orientiert wurden, dass die SuisseID nun auch beim MWST-Piloten Geschichte sei – ganz offensichtlich glaubt nun nicht einmal mehr die Bundesverwaltung an diese umständliche Identifikations-Technologie, die sich bis heute nicht genügend verbreitet hat.

Die Steuerverwaltung hat Ihre MWST-Web-App stark überarbeitet. Die Identifizierung erfolgt nun per mTAN Verfahren (Identifikations-Code wird per SMS zugestellt). Praktisch ist, dass jede Firma einen Superuser definieren kann, welcher die Benutzer in der Firma selber verwalten kann. Der Superuser kann weitere Personen als Ausfüller, Einreicher, oder auch Superuser bestimmen. Damit erfasst zum Beispiel ein Treuhänder das Resultat seiner Arbeit bei der ESTV, der Auftraggeber gibt diese frei.

Wie funktioniert die elektronische Einreichung der MWST?

Sobald die MWST Abrechnung zur Ausfüllung bereit steht (z.B. nach Abschluss des Quartals), erhält der Nutzer per E-Mail einen «Transaktionscode» zugestellt. Nach dem Login (mit Usernamen, Passwort, mTAN) erhält man Zugriff zur aktuellen Abrechnung über den Transaktionscode.

Im nächsten Dialog kann die zu erstellende Mehrwertsteuer Abrechnung ausgewählt werden.

Danach gelangt man zum Abrechnungsformular, welches – nach wie vor von Hand – ausgefüllt werden kann. Die Steuerbeträge werden in den meisten Eingabemasken aufgrund des Basis-Betrages berechnet.

Bei der Bezugsteuer gibt es (korrekterweise) keine automatische Steuerberechnung. Dort hatten wir jedoch das Problem, dass die von uns berechnete Bezugsteuer nicht akzeptiert wurde, weil diese angeblich höher war als 8% der Leistungen. Nur eine (nicht korrekte) Anpassung des Steuerbetrages nach unten ermöglichte schliesslich eine Eingabe.

Nachdem alle Beträge korrekt eingegeben sind – der zahlbare Betrag rechnet die ESTV-Applikation selber aus (gute Kontrollmöglichkeit) – gelangt man auf die nächste Seite mit einer Zusammenfassung. Dort kann die MWST Abrechnung mit einem Klick eingereicht werden.

Zur Zahlung wird ein Bild eines Einzahlungsscheins erstellt, den man mangels einer copy-paste Funktion von Hand im E-Banking abschreiben muss.

Eine Kopie der Abrechnung zu Archivzwecken kann als PDF heruntergeladen werden.

Fazit: die digitale MWST Abrechnung ist praktisch, hat aber noch Verbesserungspotential

• Das Login per SMS Authentifizierung funktioniert reibungsloser und mobiler als mit dem SuisseID Stick.
• Die neue User-Verwaltung ist für mittlere bis grössere Unternehmen interessant und gerade in Zusammenarbeit mit einem externen Buchhaltungs-Dienstleister praktisch.
• Obwohl Safari derzeit nicht offiziell unterstützt wird, konnten wir auch mit diesem Browser unsere MWST Abrechnung problemlos einreichen.
• Dass die Beträge nach wie vor von Hand übertragen werden müssen, ist etwas unzeitgemäss. Praktisch wäre es, wenn die MWST Erklärung über eine XML Datei direkt aus der Buchhaltungs-Software eingelesen werden könnte. Optimalerweise würde die ESTV ein REST-API anbieten, eine Web-Schnittstelle für den Datenaustausch mit Buchhaltungs-Applikationen.
• Zu unserem grossen Erstaunen hat die ESTV nicht nur die SuisseID aus der Applikation gekippt, sie hat auch gleich sämtliche digitalen Signaturen verbannt: dem PDF mit der Zusammenfassung der Abrechnung zur eigenen Archivierung fehlt eine digitale Signatur! Diese war in der MWST Erklärung des 2. Quartals 2013 im Phase 1 Piloten noch vorhanden. Damit das Dokument als Original gilt, müsste eigentlich eine GeBüV- oder eine ElDI-V Signatur angebracht sein. Gerade die ESTV nimmt es mit der Revisionssicherheit von elektronischen Buchhaltungsbelegen in den Unternehmen besonders genau: sie erwartet nicht nur eine digitale rechtsgültige Signatur, sondern auch einige andere Voraussetzungen, die KMUs oft nur schwer erfüllen können. Ist das nun ein erstes Zeichen einer Abkehr von dieser übertriebenen und komplexen Praxis? Oder ist es einfach ein Feature, welches dem Piloten heute noch fehlt? Wir warten gespannt auf die weitere Entwicklung!
• Die Darstellung des Einzahlungsscheins als Bild ist unpraktisch: die Website muss ausgedruckt werden. Danach führt nichts daran vorbei, die Zahlung wieder im E-Banking von Hand zu erfassen (ausser man setzt Run my Accounts ein). Einfacher wäre es, wenn die Referenznummer oder andere Angaben als Text angezeigt würden (ev. zusätzlich), damit die Angaben copy-paste ins E-Banking übertragen werden können. Darüber hinaus wird die Post keine Freude an diesem Einzahlungsschein haben, sofern ein Nutzer diesen am Schalter bezahlen wollte – was aber bei der Zielgruppe der elektronischen Einreichung kaum je vorkommen wird.
• Im grossen und ganzen ist das überarbeitete Pilotprojekt sehr gelungen. Es zeigt sich, dass die ESTV in der ersten Phase einige Erfahrungen sammeln konnte und diese in der neuen Software gut umgesetzt hat. Wir freuen uns darauf, wenn der Kreis der Anwender erweitert wird und hoffen, dass die elektronische Einreichung bald auch unseren Kunden zur Verfügung steht.

Update 12. November 2014: Die ESTV hat uns eben über die nächsten Schritte im Bereich der elektronischen Einreichung der MWST-Abrechnung orientiert:

• In einem ersten Schritt – voraussichtlich noch im Jahr 2014 – werden alle interessierten Mehrwertsteuerpflichtigen aus den Kantonen Basel Stadt, Solothurn, Thurgau und Uri das Angebot nutzen können.
• In einem zweiten Schritt – voraussichtlich Mitte 2015 – wird das Angebot schliesslich allen Mehrwertsteuerpflichtigen zur Verfügung stehen.
• Neue Funktionalitäten: Selbstregistrierung der Benutzer, Bevollmächtigungsprozess, Geschäftsübersicht, Berichtigungsabrechnung (Jahresabstimmung), Fristerstreckung.
• Für Pilot-User wird der Benutzername angepasst.