Sie können Löhne und Sozialversicherungen in der Buchhaltung unterschiedlich verbuchen. Je nach dem eignet sich die eine oder die andere Lohnbuchungs-Methode besser. Wir stellen zwei sehr gängige Methoden vor:
Verbuchung über den Aufwand
Ohne den Einsatz einer Lohnbuchhaltungs-Software oder monatlicher Lohnbelege wird meist diese einfache Methode angewendet.
Lohnbuchungs-Methode
Die Lohnzahlungen wie auch die Rechnungen von Sozialversicherungen werden direkt in den Aufwand gebucht. Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge werden nicht getrennt verbucht. Periodisch (in der Regel jährlich) wird eine triviale Lohnberechnung erstellt. Darauf basierend werden vom Bruttolohn die Arbeitnehmerbeiträge der Sozialversicherungen berechnet und vom Bruttolohn abgezogen.
Der Bruttolohn wird aufgrund dieser Berechnung auf das Lohnkonto umgebucht. Die berechneten Sozialversicherungen werden als Aufwandsminderung in die Sozialversicherungs-Aufwandskonten gebucht.
Es bietet sich an, die jeweiligen Lohnzahlungen über ein Durchlaufkonto zu buchen.
Eine Vorlage zum Gratis-Download finden Sie hier (Download: Lohnbuchhaltungsvorlage Light).
Vor- und Nachteile
Vorteile:
- Diese Lohnbuchungs-Methode ist sehr einfach zu handhaben.
Nachteile:
- Die Methode eignet sich nicht für aktuell geführte Buchhaltungen. Sozialversicherungen werden je nach dem nur einmal pro Jahr in Rechnung gestellt und meist aufgrund einer Lohndeklaration erhoben (und dann später aufgrund weiterer Lohndeklarationen wieder korrigiert). Dies führt zu grossen Verzerrungen in der Buchhaltung. Beispiel: Monatsauswertung, wenn die BVG Rechnung nur 2 Mal jährlich gestellt wird.
- Der Arbeitgeber-Beitrag wird nur trivial berechnet, in dem man davon ausgeht, dass die Rechnung der Sozialversicherung abzüglich des berechneten Arbeitnehmer-Beitrages dem Arbeitgeber-Beitrag entspricht.
Verbuchung über Passiven (Sollstellungs-Methode)
Diese professionelle Methode wird in der Regel angewendet, wenn eine Lohnbuchhaltungs-Software verwendet wird.
Lohnbuchungs-Methode
Eine Lohnbuchhaltungs-Software berechnet die Arbeitgeber- und Arbeitnehmer-Beiträge. Ein entsprechender Buchungsbeleg bewirkt, dass einerseits die Verbuchung der Arbeitgeber-Beiträge im Aufwand, andererseits die Arbeitnehmer- und Arbeitgeberbeiträge zusammen als Schuld gegenüber der Sozialversicherung ausgewiesen werden. Somit wird der Aufwand immer richtig dargestellt und die Verpflichtung gegenüber den Personenversicherungen sind jederzeit korrekt ausgewiesen.
Die Rechnungen von Sozialversicherungen werden über die entsprechenden Passiv-Konten gebucht (Verbindlichkeiten gegenüber Sozialversicherungen). Die latente Schuld oder ein latentes Guthaben gegenüber den Versicherungen wird über diese Konten jederzeit ausgewiesen.
Alternativ zu einer Lohn-Buchhaltungs-Software (insbesondere bei 5 oder weniger Mitarbeitern) können Sie die Run my Accounts Gratis Lohnbuchhaltung im Excel Format (Download: Lohnbuchhaltungs-Excel full) verwenden.
Vor- und Nachteile
Vorteil:
- Da die Arbeitnehmer- und Arbeitgeber-Beiträge immer verbucht werden, ist diese Lohnbuchungsmethode sehr exakt. In den Verbindlichkeits-Konten der Sozialversicherungen werden jeweils immer die aktuellen Schulden oder Guthaben gegenüber dem entsprechenden Sozialversicherungs-Institut ausgewiesen. Die Erfolgsrechnung zeigt bei dieser Methode immer den korrekten Gewinn an, da alle Sozialversicherungs-Rechnungen zu jedem Zeitpunkt korrekt abgegrenzt sind.
Nachteil:
- Die Anwendung dieser Methode ist etwas schwieriger zu verstehen uns setzt eine korrekte Lohnabrechnung voraus. In der Auswertung hingegen zeigt sie auch für den Nicht-Buchhalter stets das bessere Resultat.
Fazit
Run my Accounts empfiehlt die Sollstellungs-Methode anzuwenden, da diese weniger bis keine Verzerrungen ergibt. Gerade in der Schweiz haben die Lohnkosten einen erheblichen Anteil am Aufwand. Auch schon kleine prozentuale Abweichungen können den Gewinn in der Erfolgsrechnung bei Anwendung der Verbuchungsmethode über den Aufwand massgeblich beeinflussen.
Das detaillierte Vorgehen zur buchhalterischen Abrechnung dieser beiden Lohnbuchungs-Methoden (inkl. Kontokreuzen) können Sie hier kostenlos als Download erhalten: Buchhalterische Verbuchung Lohn via Aufwand und via Passiven.
