Homeoffice: 6 Tipps

Homeoffice 6 Erkenntnisse

Wer als Büro Mitarbeiter in der Schweiz in den letzten Monaten nicht im Homeoffice gearbeitet hatte, war eine gefühlte Ausnahme. Wir bei Run my Accounts hatten keinen Zwang im Homeoffice zu arbeiten. Aber wir durften. Es wurde bewusst angeregt und gefördert und es wurde auch sehr stark genutzt. Bei Run my Accounts hatten wir schon immer die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten. Die Regel war allerdings nur 1 – 2 Tage in der Woche. Nur einzelne Mitarbeiter haben noch öfter von zu Hause aus gearbeitet. Vor der Corona-Krise hatten nur ca. 50% der Mitarbeiter fixe Homeoffice-Tage. Das hat sich nun geändert. Gerne möchten wir unsere grössten Erkenntnisse mit Ihnen teilen!

Pausen sind wichtig

Wer kennt es nicht: Nach einem Meeting oder einfach zwischendurch mit den Arbeitskollegen zur Kaffeemaschine pendeln und über das vergangene Wochenende quatschen. Im Homeoffice gibt es das höchstes mit der Familie oder den WG-Kollegen – und nur dann, wenn sich diese auch zu Hause aufhalten. Man holt sich zwar einen Kaffee, sitzt jedoch gleich wieder an den Arbeitsplatz und arbeitet weiter! 

Pausen sind wichtig – auch im Homeoffice! Auch im Homeoffice muss man zwischendurch kurz den Kopf durchzulüften und etwas anderes machen. Wieso nicht gleich ein paar Fitnessübungen? Im Angebot war bei uns z.B. eine Online-Yoga-Stunde mit einer ausgebildeten Yoga Lehrerin. Bewährt haben sich bei uns auch geplante interne Web-Meetings mit den Arbeitskollegen für einen kleinen Schwatz zwischendurch.

Arbeitszeiten im Griff

Wecker läutet – aufstehen – anziehen – und los geht die Arbeit! So ist bei vielen der Alltag im Homeoffice. Doch bis wann arbeiten, wenn die Arbeit kein Ende hat? Die fehlende räumliche Trennung zwischen Arbeit und Freizeit führt bei vielen dazu, dass sie mit der Arbeit nicht mehr aufhören. Genau das braucht Disziplin: bewusst mit der Arbeit starten und bewusst auch wieder aufhören. Es kann natürlich auf beide Seiten kippen: die einen arbeiten viel zu viel, die anderen zu wenig.

Geben Sie sich selber einen Rhythmus: Setzen Sie sich eine Zeit, zu der Sie mit der Arbeit starten und eine Zeit, zu der Sie wieder aufhören mit der Arbeit. Versuchen Sie Privat- und Arbeitsleben möglichst zu trennen. Bei uns hat vielen ein Daily Team Check-In und Check-Out mit dem gesamten Team geholfen, mit dem man mit seinen Kollegen in den Arbeitstag gestartet ist und diesen auch wieder beendet hat.

Produktivität hoch halten

Viele mögen den Kitzel der Hektik im Büro und laufen so im Umfeld mit den Kollegen erst richtig zur Hochform auf. So getriebene Mitarbeiter erleben im Homeoffice eine sinkende Produktivität und zeigen mangelnden Elan.

Wir haben dazu unsere KPI ausgebaut. Für jeden Mitarbeiter wurden passende KPI formuliert und diese wurden täglich vom Team-Leiter gemessen und mit dem Mitarbeiter besprochen. Die Mitarbeiter geben so Rechenschaft dafür ab, was sie geleistet haben. Dies motiviert, die Ziele zu erreichen – wenn es auch richtig kommuniziert und gehandhabt wird. Die Teamleiter auf der anderen Seite wissen, womit ihre Mitarbeiter beschäftigt sind und erhalten so ein gutes Gefühl und die Sicherheit dass der Mitarbeiter am richtigen Projekt arbeitet. Natürlich schwankt die Produktivität von Tag zu Tag: es gibt auch im Büro bessere und schlechtere Tage. Ausschläge in die eine oder andere Richtung sollen dann auch nicht überbewertet werden. So kann Transparenz zu Vertrauen führen.

Wie man sich bettet, so liegt man

Diese Redewendung passt auch zum Arbeitsplatz im Homeoffice. Am besten wäre natürlich ein eigenes abgetrenntes Büro mit einem ergonomisch eingerichteten Arbeitsplatz bestehend aus grossem Bürotisch, einem Bürostuhl in der optimalen Arbeitshöhe und einer guten Beleuchtung. Bei vielen interimsmässig eingerichteten Homeoffice-Arbeitsplätzen war das Wunschdenken. Dennoch: Das Sofa sollte nicht die Regel sein. Die Körperhaltung auf dem Couchtisch oder dem zu niedrigen Küchentisch ist nicht gesund. Da nützen auch die vielen Fitnessübungen nichts.

Bei uns hat sich gezeigt, dass es hilft, einen festen Heim-Arbeitsplatz einzurichten. Der Mitarbeiter sollte auch zu Hause trennen zwischen Arbeitsplatz und Freizeit: hier wird gearbeitet – dort ein Buch gelesen. Steht kein anderer Platz als der Küchentisch für die Arbeit zur Verfügung, sollte mindestens am Abend die Arbeitsausrüstung weggeräumt werden. Dennoch: der Wechsel des Arbeitsortes kann auch revitalisierend sein: Gemäss einer internen Umfrage bei den Run my Accounts Mitarbeitern hat sich gezeigt, dass rund 20% der Mitarbeiter regelmässig auch im Garten, auf dem Balkon oder am Küchentisch gearbeitet haben.

Alles Online oder nicht?

In vielen Firmen musste zu Beginn des Lockdowns in einer „Hauruck-Aktion“ online gemacht werden, was nicht online war. Es waren nicht nur die eigentlichen Arbeitsinstrumente davon betroffen. Auch die Kommunikation zwischen Mitarbeitern, Lieferanten und Kunden musste online abgewickelt werden: Hier Zoom, da Skype, dort GoToMeeting oder auch wieder Slack. Die Vielfalt ist schier unbegrenzt. Daneben noch die E-Mails, Sofortnachrichten, Whatsapp usw. Viele waren von der Vielfalt der Tools überfordert.

Bei Run my Accounts nutzen wir seit langem Slack für die interne Kommunikation. E-Mail wird fast ausschliesslich gegenüber aussen genutzt. Als Online-Meeting-Plattform nutzen wir eine eigene jitsi Installation, eine Open-Source-Lösung.

Wie weiter?

Bei Run my Accounts hat bereits rund die Hälfte der Mitarbeiter vor der Corona-Zeit im Homeoffice gearbeitet. Aber den ultimativen Durchbruch hat das Homeoffice tatsächlich in der Corona-Krise erlebt. Gemäss unserer Umfrage bei unseren Mitarbeitern gibt es keinen einzigen Mitarbeiter mehr, der kein Homeoffice mehr machen möchte. Derzeit arbeiten unsere Mitarbeiter ca. 2-3 Mal in der Woche vom Büro aus. Etwa 10% unserer Mitarbeiter möchte weniger Homeoffice machen, ca. 15% möchte noch mehr im Homeoffice arbeiten. Für 75% unserer Mitarbeiter haben wir mit dieser Regelung ein optimales Gleichgewicht gefunden. Wir haben eine Arbeitsgruppe zusammengestellt, die nun als nächstes eine neue Regelung für’s Homeoffice ausarbeiten soll, die sowohl der Firma als auch dem Mitarbeiter entspricht. Die Findung eines neuen Gleichgewichtes wird nicht ganz einfach sein: für einen tollen Team-Spirit ist es wohl nach wie vor unablässig, dass man sich zwischendurch auch einmal persönlich begegnet. Web-Meetings vermögen das noch nicht ganz zu kompensieren. Wir werden weiter darüber entwickeln, wie wir bei Run my Accounts diese Entwicklung erleben.

Wie machen Sie das Ihn Ihrem Unternehmen?

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