Buchungsbelege sind Dokumente, welche Transaktionen in der Buchhaltung erklären oder veranlassen. Der einzelne Beleg dient als Beweisurkunde, dass eine bestimmte Buchung korrekt ist und eine Transaktion stattgefunden.
Die Belege können entweder von aussen an das Unternehmen gelangen (Rechnungen von Lieferanten, Quittungen, Bankbelege, Schecks, Kreditkartenabrechnungen, Steuerbelege, allenfalls Strafbelege, …) oder intern erzeugt werden (Rechnungen an Kunden, Kassenjournale, Lohnabrechnungen, Gutschriften, Stornos, Abschreibungen, Aufstellungen über Transitorische Buchungen, Entnahmebelege in der Materialwirtschaft, …). Lesen Sie dazu auch unseren Beitrag «Wie schreibe ich eine korrekte Rechnung«.
In der Buchhaltung gilt das Prinzip «Keine Buchung ohne Beleg»: jede einzelne Transaktion muss mit einem Beleg untermauert sein. Ausnahmsweise kann bei verloren gegangenen Originalbelegen ein «Notbeleg» oder «Eigenbeleg» selber angefertigt werden («Grundsatz der freien Beweiswürdigung»). In solchen Fällen kann aber keine Vorsteuer geltend gemacht werden.
Die Belege müssen wie alle anderen Buchhaltungsunterlagen gemäss Art. 962 des Obligationenrechts während 10 Jahren mit den anderen Buchhaltungs-Unterlagen aufbewahrt werden.
Von den Belegen muss eine Prüfspur in die Buchhaltung bis zur MWST Abrechnung als auch in umgekehrter Reihenfolge sichergestellt werden: Alle Geschäftsvorfälle müssen lückenlos verfolgbar bleiben. Daher sind die Belege geordnet aufzubewahren, damit sie während einer Steuerkontrolle ohne Zeitverlust vorgewiesen werden können.
In unserer Buchhaltungs-Hilfe haben wir Ihnen ein paar Beispiele und Muster für Buchungsbelege zusammengestellt: Neben einem Sammelbuchung-Beleg für Abschreibungen, Transitorische Aktiven und Passiven gibt es auch einen Lohnbuchhaltungs-Beleg mit welchem Sie Löhne und Sozialversicherungs-Beiträge berechnen können.
