Buchen ohne Beleg kann gefährlich sein

Buchhalterin wegen Buchung ohne Beleg verurteiltIn der Buchhaltung gilt das Prinzip «Keine Buchung ohne Beleg«. Das Bezirksgericht Meilen hat nun eine Buchhalterin zu einer bedingten Geldstrafe von CHF 18’000 wegen Urkundenfälschung verurteilt, weil sie für Ihren Arbeitgeber eine Beteiligung ohne Beleg in die Bilanz eingebucht hatte (Zürichsee Zeitung vom 2. November 2013). Mit ihrem Vorgehen habe sie «elementare Grundsätze der Buchhaltung verletzt», gab das Gericht bekannt.

Über Belege nachweisbare Transaktionen bilden das Rückgrat einer solide geführten Buchhaltung. In einer ordnungsgemäss geführten Buchhaltung (leitet sich aus OR 958c ab) muss eine Prüfspur vorhanden sein: jeder Geschäftsvorfall muss vom Einzelbeleg über die Buchhaltung bis zur MWST-Abrechnung wie auch in umgekehrter Richtung nachvollziehbar sein.

Die verurteilte Buchhalterin hatte auf Anweisung ihres Vorgesetzten eine Beteiligung an einer Tochtergesellschaft auf den British Virgin Islands in die Bilanz aufgenommen. Sie sei überzeugt gewesen, dass es sich um eine Tochterfirma gehandelt hätte. Lediglich: der Nachweis in Form eines Beleges hat ihr gefehlt.

Aus Sicht eines Buchhalters wirft dieses Urteil Unbehagen auf: Wird hier der Bote an Stelle des Täters bestraft? Die Konsequenz des nicht existierenden Beleges musste die Buchhalterin tragen. Der Verwaltungsratspräsident, der per Gesetz als Organ der Gesellschaft die Verantwortung übernimmt, die Transaktion angeordnet hatte und auch die Hintergründe kennen musste, blieb hingegen straffrei. Ein guter Buchhalter muss sein Handwerk verstehen und zwingend einen Beleg einfordern, bevor er eine Buchung vornimmt, deshalb kann das Urteil nachvollzogen werden.

Als externer Buchhaltungs-Dienstleister ist uns die Thematik von fehlenden Belegen sehr bewusst: immer wieder einmal geraten unsere Buchhalter unter Druck des Auftraggebers, «unbürokratisch» zu handeln und eine Buchung vorzunehmen, auch wenn der Beleg unauffindbar ist. Dieses Urteil des Bezirksgerichtes Stäfa zeigt klar: der ausführende Buchhalter geht ein beträchtliches persönliches Risiko ein, wenn er die Grundregeln der ordnungsgemässen Buchführung missachtet.

Auch deshalb ist es besser, die Buchhaltung von professionellen Buchhaltern führen zu lassen. Bei Run my Accounts stellen wir das Prinzip «Keine Buchung ohne Beleg» so sicher, dass uns die Belege mit Barcode durchgescannt werden – jede Buchung wird gleich mit dem Beleg im PDF Format verlinkt. Durch unseren Buchführungsprozess machen wir dies ganz einfach: eine Rechnung gelangt direkt vom Briefverteilzentrum der Post zu uns, der Kunde kann diese danach elektronisch freigeben und erst dann laden wir die Zahlung ins E-Banking hoch. So kann es nicht passieren, dass überhaupt ein Beleg verloren geht.

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