Freelancer: auf was muss ich als Unternehmer achten?

Möchten Sie in Ihrem Unternehmen Freelancer einsetzen? Der Einsatz von Freelancern birgt rechtliche und finanzielle Risiken, welche Sie sich bewusst sein sollten.

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Was ist ein Freelancer?

Spezialisten wie Informatiker, Unternehmensberater, Grafiker, Übersetzer oder Verkaufsberater bieten sich oft als Freelancer an. Ein Freelancer ist ein freier Mitarbeiter resp. ein Selbständigerwerbender – also kein Arbeitnehmer einer GmbH oder einer AG. Sie bezahlen ihm keinen Lohn – er stellt in seinem Namen eine Rechnung aus. Trotzdem arbeitet er in Ihrem Betrieb mit und bietet ihnen aufgrund des Auftragsverhältnisses eine eine hohe Flexibilität. Das Arbeitsrecht mit Kündigungsfristen, Lohnfortzahlungspflichten, und Sozialversicherungsrecht gelangt gar nicht erst zur Anwendung. Der Freelancer muss sich aufgrund seiner Selbständigkeit selber um Sozialversicherungen wie AHV, UVG oder BVG kümmern und diese gegenüber den Sozialversicherungen abrechnen.

Freelancer-Checkliste

Ob eine Person selbständigerwerbend ist, beurteilt die Ausgleichskasse leider nur im Einzelfall (z.B. über das Formular «Fragebogen für Selbständigerwerbende und Personengesellschaften» der SVA Zürich). Es ist nicht ausgeschlossen, dass die gleiche Person von der AHV-Ausgleichskasse in einer analogen Konstellation als unselbständigerwerbend beurteilt wird. Der abgeschlossene Vertrag ist nicht ausschlaggebend, sondern die effektiven wirtschaftlichen Verhältnisse.

Folgende Punkte können Ihnen einen guten Anhaltspunkt geben, ob eine Person effektiv als Freelancer gilt:

Ein Freelancer

  • verfügt über eine Selbständigkeitsbescheinigung der zuständigen AHV-Ausgleichskasse
  • hat regelmässig mindestens 3 Kunden (noch mehr Kunden wären ein besserer Indikator)
  • erzielt mit dem grössten Kunden deutlich weniger als die Hälfte seines Umsatzes
  • tritt mit einem eigenen Firmennamen auf
  • stellt Ihnen Rechnung in eigenem Namen
  • hat einen Eintrag im Handelsregister (guter Indikator)
  • verfügt über eine eigene MWST Nummer
  • trägt das Inkasso-Risiko selber
  • zahlt die Miete für seine Arbeitsräume selber –  ein Büro in eigener Wohnung genügt in der Regel nicht
  • arbeitet in unabhängiger Stellung und ist sein eigener Chef
  • kann seine Betriebsorganisation selber bestimmen
  • arbeiten mit eigenen Betriebsmitteln
  • trägt sein eigenes betriebswirtschaftliches Risiko

Wir empfehlen Ihnen, von Ihrem Auftragnehmer auf jeden Fall bereits vor Unterzeichnung des Auftrages eine Selbständigkeitsbescheinigung seiner AHV-Ausgleichskasse einzufordern. Verfügt ein Freelancer nicht über eine Bestätigung der Ausgleichskasse, gilt er im sozialversicherungsrechtlichen Sinne nicht als selbständigerwerbend. Diese Bescheinigung sollten Sie für die nächste AHV Kontrolle ins Archiv legen.

Was sind die Konsequenzen einer anderen Einschätzung durch die AHV-Kontrolle?

In AHV-Kontrollen werden Freelancer-Beziehungen gezielt untersucht. Wird ein «Freelancer» in einer solchen Kontrolle nicht als selständigerwerbende Person anerkannt, drohen Ihnen und nicht dem Freelancer hohe Kosten:

  • AHV-Beiträge bis zu 5 Jahre rückwirkend
  • Beiträge an die 2. Säule (BVG) über 5 Jahre
  • Nachzahlung von Unfallversicherungs-Beiträgen über 5 Jahre.
  • Verzugszinsen

Bei allen Versicherungen zahlen Sie als Arbeitgeber sowohl die Arbeitgeber- als auch Arbeitnehmerbeiträge. Eine Weiterverrechnung der Arbeitnehmer-Beträgen an den Freelancer wird nur in den seltensten Fällen realistisch sein. Damit bleiben Sie schnell einmal auf weiteren 30% der Kosten des Freelancers sitzen. Sollte der Arbeitnehmer selber keine Sozialversicherungen abgerechnet haben, dann drohen Ihnen darüber hinaus strafrechtliche Konsequenzen.

Empfehlung – Schaffen Sie klare Verhältnisse!

Um diesen möglichen Problemen vorzubeugen empfehlen wir von Anfang an klare Verhältnisse zu schaffen. Ohne vorliegenden Nachweis der selbständigen Erwerbstätigkeit sollten sie keinen Auftrag erteilen. Regeln Sie bereits bei der Auftragsvergabe, dass der Freelancer die Mehrkosten einer anderen Einschätzung durch die AHV-Ausgleichskasse tragen muss. Freelancer selbst können sich wiederum selbst vor diesem Problem bewahren, in dem Sie sich über eine eigenen GmbH oder AG am Markt anbieten.

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