Abstimmung der Buchhaltung: Alles was sie wissen müssen

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Die Abstimmung der Buchhaltung – auch Kontenabstimmung oder Englisch reconciliation genannt – ist ein Buchhaltungs-Prozess, der oft unerwartet intensiv ist. Viele Unternehmer und Buchhalter wissen es aus eigener Erfahrung: Die Buchhaltung besteht nicht nur daraus, ein paar Zahlen aus Quittungen zu addieren. Nachdem alle Belege und Geldbewegungen verbucht sind, muss der Buchhalter alles abstimmen, bis die Buchhaltung stimmig ist und alles aufgeht.

Was ist die Abstimmung der Buchhaltung?

Ein Unternehmen muss über den Abstimmungs-Prozess sicherstellen, dass die korrekten Salden in den Buchhaltungs-Konten ausgewiesen sind. Ohne Abstimmung ist eine Buchhaltung oft nicht genügend aussagekräftig. Deshalb sollte eine Abstimmung der Buchhaltung regelmässig durchgeführt werden.

Die Abstimmung der Buchhaltung erfordert den Vergleich von zwei Datenquellen: Ihrer Daten aus der Buchhaltung und den Fakten ausserhalb ihrer Buchhaltung. Die Fakten ausserhalb ihrer Buchhaltung kommen dabei typischerweise von einer anderen internen Stelle oder einer dritten Partei wie der Bank, von Lieferanten, Kunden oder Sozialversicherungen.

Ziel der Abstimmung ist es, die Zahlen ihrer Buchhaltung mit den externen Daten in Übereinstimmung zu bringen: Das Kassenkonto ihrer Buchhaltung muss zum Beispiel an einem bestimmten Datum dem effektiven Kassenbestand entsprechen.

Dieser Abgleich gibt dem Buchhalter die Gewissheit, dass die in den Konten erfassten Werte korrekt und vollständig sind und dass alle Konten der Buchhaltung aufgehen.

Die Abstimmung der Buchhaltung ist meist ein manueller Prozess: Sie müssen Excel-Dateien, Bankkonto-Auszüge, Auflistungen aus externen Quellen Buchung um Buchung vergleichen. Fehlt eine Buchung, muss der entsprechende Beleg besorgt und eingebucht werden. Ist im Konto eine Buchung zu viel enthalten oder im Betrag falsch verbucht, muss der Buchhalter diese umbuchen oder richtig stellen.

Der Einsatz moderner Software mit Automatisierungsfunktionen kann die Abstimmungs-Arbeit erheblich vereinfachen: Speziell ist das dann der Fall, wenn ihre Software elektronische Daten aus externen Quellen vollautomatisch und lückenlos in der Buchhaltung verbuchen kann. So sollten in der Theorie Differenzen erst gar nicht entstehen. Sind die Transaktionen von Beginn weg stimmig, ist die Abstimmung schnell gemacht.

Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, einen stimmigen Jahresabschluss zu erstellen. Dazu bildet eine abgestimmte Buchhaltung eine zwingend notwendige Grundlage. Ein Revisor wird von ihnen Bilanznachweise verlangen: Die Abstimmung der Bilanzkonten (d.h. Nachweise, dass ihre Bilanzkonten mit den effektiven Werten übereinstimmen), gehören zu den wichtigsten Unterlagen, die ein Revisor überprüft.

Arten von Abstimmungen der Buchhaltung

Kassen-Abstimmung

Kassen-Bestände in der Buchhaltung gehen in der Regel aufgrund von vielen kleineren Fehlern im Umgang mit dem Bargeld in der Kasse auseinander. Auch diese Fehler müssen sie finden. Nicht gebuchte Kassenentnahmen müssen sie nacherfassen. Einige Tipps zur Abstimmung finden Sie in unserem Beitrag Kassabücher. Ausserdem finden Sie dort unsere Vorlage Kassabuch-Umsatzablieferung-Formular.xlsx zum Gratis-Download.

Bankkonto-Abstimmung

Da praktisch jedes Unternehmen mindestens ein Bankkonto hat, muss es dieses abstimmen. Dazu vergleichen sie die monatlichen Bankkonto-Auszüge mit dem Kontenblatt aus der Buchhaltung. Stimmen die Salden aus der Buchhaltung mit den Bankkonti überrein, ist schon sehr viel erreicht.

Kunden-Abstimmung

Hier prüfen sie, ob es Unstimmigkeiten zwischen den gebuchten Erträgen und zugewiesenen Zahlungen gibt. Sind alle Rechnungen vollständig bezahlt? Sind Skonti richtig verbucht? Wurden die Fremdwährungen mit den richtigen Kursen erfasst? Stimmt das Debitoren-Nebenbuch mit dem Hauptbuch überein?

Lieferanten-Abstimmung

Zur Lieferanten-Abstimmung vergleichen sie die Aufstellungen im Kreditoren-Nebenbuch mit einer von Lieferanten zur Verfügung gestellten Aufstellung von vergangenen Transaktionen. Zum Stichtag sollen die Ausstände in der Buchhaltung den vom Lieferanten gemeldeten Ausständen entsprechen.

Sozialversicherungs-Abstimmung

Die Sozialversicherungen stellen ihre Rechnungen aufgrund von im voraus deklarierten Werten als Akonto-Rechnung. Ändert ein Arbeitsverhältnis unter dem Jahr (z.B. Pensumsänderung, Schwangerschaftsurlaub, Lohnerhöhungen, Kündigung, Neueinstellung) und werden diese Anpassungen nicht lückenlos gemeldet, klaffen die von den Sozialversicherungen in Rechnung gestellten Beträge und die Realität in ihrer Lohnbuchhaltung auseinander. Deshalb müssen speziell zum Jahresende alle Sozialversicherungs-Konten abgestimmt werden. In der Bilanz müssen sie die effektiven Guthaben oder Forderungen der Sozialversicherungen ausweisen, die mit der Schlussabrechnung übereinstimmt.

Kreditkarten-Abstimmung

Sowohl Kreditkarten-Einnahmen als auch Kreditkarten-Ausgaben müssen abgestimmt werden.

Wenn ihre Kunden Umsätze per Kreditkarte bezahlen, erhalten sie die Einnahmen meist ein paar Tage später gesammelt überwiesen – abzüglich Kommissionen. Dies macht die Kontenabstimmung nicht einfach. Lesen sie mehr über die besten Buchungsmethoden von Kreditkarten-Umsätzen in unserem Gratis-E-Book Kreditkarten in der Buchhaltung. Sie müssen sicherstellen, dass die Forderungen in ihrer Bilanz gegenüber dem Acquirer stimmig sind.

Auch mit der Firmen-Kreditkarte bezahlte Ausgaben müssen sie abstimmen. Analog zur Bankkonto-Abstimmung müssen sie sicherstellen, dass alle Transaktionen vollständig und korrekt in der Buchhaltung verbucht sind. Gerade Fremdwährungs-Transaktionen haben es in sich, da die Summen auf den Belegen und die effektive Kreditkarten-Belastung meistens nicht übereinstimmen.

Abstimmung von Kontokorrent-Konten

Eigentümer beziehen oftmals Geld direkt vom Bankkonto oder aus der Kasse oder bezahlen Spesen mit eigenem Bargeld oder der privaten Kreditkarte. Solche Transaktionen werden am besten gegen ein Kontokorrent-Konto auf der Passiv-Seite der Bilanz verbucht. Sie müssen sichergehen, dass auch diese Transaktionen lückenlos ausgewiesen sind und vor allem, dass der Eigentümer sich mit dem Saldo des Kontos einverstanden erklärt.

Abstimmung der MWST Konten

Die Abstimmung der MWST Konten nennen die Buchhalter „Verprobung“. Hier müssen sie prüfen, ob bei allen Transaktionen die korrekten MWST- oder Vorsteuer-Sätze abgerechnet wurden. Nach Durchführung der Verprobung und der Verbuchung der MWST Abrechnung müssen alle MWST Konten auf Null aufgehen.

Abstimmung des Lagerbestandes

Dazu müssen Unternehmen periodisch ein Inventar aufnehmen. Bei der Inventur zählen und bewerten sie alle sich im Lager befindlichen Gegenstände. Danach müssen die Bestände mit der Buchhaltung abgestimmt und korrigiert werden.

Analoges müssen sie mit den in der Bilanz aktivierten Anlagegegenständen machen: Sind diese noch vorhanden und werthaltig?

Intercompany-Abstimmung

Intercompany-Abstimmungen werden von Unternehmen durchgeführt, die Teil einer Gruppe sind. Die Durchführung von konzerninternen Abstimmungen sind unabdingbar, damit die Muttergesellschaft konsolidierte Abschlüsse erstellen kann. Die Intercompany-Abstimmung kann besonders herausfordernd werden, wenn die Buchhaltungen in verschiedenen Währungen gebucht und die Beträge aufgrund von Fremdwährungs-Differenzen nicht einfach vergleichbar sind.

Zwischen Mutter- und Tochtergesellschaften werden oftmals Darlehen oder Dividenden hin und her geschoben. Die Konzerngesellschaften bezahlen untereinander die Umsätze meistens nicht, sondern gleichen die Salden über entsprechende Kontokorrent Konten aus.

Der Buchhalter muss die gebuchten Werte auf Aktiv- und Passiv-Seite der Bilanz mit dem Saldo des Kontos der verbundenen Gesellschaft abgleichen. So kann er sicherstellen, dass im konsolidierten Abschluss alle künstlichen Gewinne und Verluste aus konzerninternen Transaktionen eliminiert und die Bilanz nicht fälschlicherweise aufgebläht wird.

Abstimmung der Aufwands- und Ertragskonten

Damit auch die Erfolgsrechnung eine gute Aussagekraft hat, ist es wichtig, dass sie auch diese Konten abstimmen. Dabei sollten sie darauf achten, dass der Interpretationsspielraum bei der Kontenzuweisung möglichst einheitlich genutzt wurde. Sind zum Beispiel immer die selben Aufwände konsistent auf dem selben Aufwandskonto verbucht? Stimmt die Trennung zwischen direktem und indirektem Aufwand? Ist alles vollständig?

Wann soll die Buchhaltung abgestimmt werden?

Die Häufigkeit der Abstimmungen hängt von der Art des Geschäfts und der Art der Abstimmungen ab. Sie können sich grundsätzlich nur dann auf ihre Buchhaltung verlassen, wenn diese abgestimmt ist. Bei Run my Accounts berücksichtigen wir dabei die Wünsche unserer Kunden. Viele Buchhaltung stimmen wir gar täglich ab.

Schnell wachsenden Unternehmen empfehlen wir eine mindest wöchentliche Abstimmung. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn die Ausgaben noch höher als die Einnahmen sind, die Burnrate hoch und die Liquidität knapp ist.

Auch wenn ein Unternehmer nicht unbedingt viel Wert auf die Aussagekraft seiner Buchhaltung unter dem Jahr legt: Mindestens einmal im Monat sollten sie die Buchhaltung auf jeden Fall abstimmen, auch bei kleineren und wenig komplexen Unternehmen. Stösst man auf Differenzen, sind diese viel einfacher nachzuvollziehen, wenn sie erst vor kurzem entstanden sind. Wartet man damit länger zu, sind viele notwendige Belege für immer verschwunden, Transaktionen bleiben nicht mehr nachvollziehbar oder man kann sich an einzelne Geschäftsvorgänge nicht mehr erinnern. Durch regelmässige Abstimmungsvorgänge sind Fehler leichter zu erkennen und nachzuvollziehen.

Vorgehen zur Kontenabstimmung

Bevor sie mit der Kontenabstimmung beginnen, sollten sie sich immer überlegen, was sie in den Büchern erwarten. Welche Zahlen wären denn für sie plausibel? Dies macht die Abstimmungsarbeit etwas effizienter und zielgerichteter. Lassen sie sich nicht mit so leicht der Ausrede „Es wird schon stimmen!“ abfinden.

Stimmen die Eröffnungssalden überein?

Vergleichen sie das Konto aus ihrer Buchhaltung mit dem externen Dokument (z.B. dem Bankkonto-Auszug). Stellen sie sicher, dass der Anfangssaldo übereinstimmt.

Differenz der Schlusssalden bestimmen

Vergleichen sie die Abschlusssalden aus ihrer Buchhaltung mit dem externen Dokument. Gibt es eine Differenz, müssen sie diese suchen. Dabei muss die Differenz nicht zwingend nur aus einer Buchung bestehen. Es könnte sich um mehrere einzelne nicht verbuchte oder falsch verbuchte Transaktionen handeln.

Markieren nicht verbuchter oder falscher Transaktionen

Im Fall einer Differenz gehen sie schrittweise vor und vergleichen sie die Saldi zu verschiedenen Stichtagen, bis sie eine Differenz feststellen. Prüfen sie dabei, ob eine Transaktion fehlt oder eine Transaktion mit falschem Betrag verbucht ist. Manchmal kommt es auch vor, dass eine Transaktion auf dem falschen Konto verbucht wurde und deshalb auf dem abzustimmenden Konto überflüssig ist, z.B. wenn eine Banktransaktion im falschen Buchhaltungskonto verbucht wurde.

Erstellung des Abstimmungsberichtes

Nachdem alle fehlenden oder falschen Transaktionen gebucht oder korrigiert wurden, sollte der Abschlusssaldo des abzustimmenden Kontos mit dem Abschlusssaldo des externen Dokuments übereinstimmen.

Oft gibt es auch Diskrepanzen aufgrund von Valuta-Problemen: bei Banken können Valuta- und Buchungsdatum auseinandergehen. Möglicherweise wurden sie in anderen Zeitzonen gebucht, so dass die Schluss-Salden gar nicht in übereinstimmen können.

Gibt es Differenzen, erfordert dies einen dokumentierten Nachweis der Unstimmigkeit im Abstimmungsbericht. Dieser muss den Grund für den abweichenden Saldo festhalten und quantifiziert erläutern. Die Erstellung dieses Berichts erleichtert die nächste Abstimmung, da diese Unterschiede erklären, warum es eine Diskrepanz zwischen den Eröffnungssalden der beiden unterschiedlichen Dokumente gibt.

Abstimmung der Buchhaltung: Viel Arbeit!

Eine Buchhaltung ist nicht fertig gestellt, nachdem die vorliegenden Belege verbucht sind. Viele unerfahrene Unternehmer denken, dass die Buchhaltung schnell gemacht sei. Doch allzu oft werden sie rasch von der Realität eingeholt: Die Abstimmung der Buchhaltung hat es in sich. Es kann manchmal Stunden dauern, bis einzelne Fehler in den Konten gefunden sind.

Deshalb sollte sich ein Unternehmer gründlich überlegen, ob er die Buchhaltung wirklich selber machen will. Der Aufwand wird allzu oft völlig unterschätzt. Ein Outsourcing zu einem Spezialisten ist unter dem Strich meist der günstigere Weg. Vor allem dann, wenn man sich überlegt, wie viel produktive Zeit auf der eigenen Kernkompetenz hinzugewonnen werden kann.

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