Key Performance Indicators? Tipps für’s KMU

Key Performance Indicators? Tipps für's KMU

Key Performance Indicators (KPI) sollten in ihrem KMU eine wichtige Rolle spielen. Mit den KPI misst man die entscheidenden Schlüsselgrössen, welche den Gang des Unternehmens ideal beschreiben. Sie helfen Ihnen, Entscheide statt aus dem Bauch, auf Grundlage einer soliden Basis zu treffen und unterstützen dabei die Ziele zu erreichen. Es gehören keineswegs nur Zahlen aus der Buchhaltung dazu, sondern auch andere Grössen, welche etwas über das gute Funktionieren der Unternehmung aussagen.

Bei Run my Accounts haben wir einen langen Weg hinter uns, was unsere KPI betrifft. Immer wieder mussten wir erkennen, dass wir entweder die falschen Grössen gemessen, oder unsere Messpunkte zu wenig ausgesagt hatten. Manchmal haben wir zu viele KPI gemessen, manchmal zu wenige. Ich glaube, dass ein gewisser Findungsprozess durchaus normal ist und sich die Key Performance Indicators im Verlaufe der Zeit mit dem Unternehmen entwickeln müssen.

In diesem Blog möchte ich Ihnen meine Erfahrungen mit KPI als Unternehmer präsentieren und Ihnen ein paar persönliche Tipps mitgeben.

Messen Sie die für Sie wichtigen Ziele!

Jedes KMU ist anders, jede Branche ist anders, jeder Unternehmer hat andere Ziele. Es kommt auch darauf an, in welchem Stadium sich ein Unternehmen befindet: ein Startup hat komplett andere Bedürfnisse als ein etabliertes Unternehmen. Deshalb gibt es auch keine komplette Liste an KPI, die ein KMU verfolgen sollte.

Wir haben die Erfahrung gemacht, dass es zentral ist, dass die aktuellen Unternehmensziele in den KPI widerspiegelt sind. Was wollen Sie erreichen? Dann sollten Sie genau die Grössen messen, die Ihren Erfolg widerspiegeln. Auf der anderen Seite: Wie wollen Sie Ziele erreichen, die Sie nicht messen? KPI ermöglichen es, den richtigen Fokus zu wahren und einen ganz genauen Blick auf die wesentlichen Punkte zu werfen. Wenn mir der Umsatz wichtig ist, dann muss ich die Entwicklung des Umsatzes messen. Falls ich meine Kundenbasis ausweiten will, dann muss ich messen, wie viele Kunden ich hinzugewonnen habe. Wenn ich Wert auf die Qualitätssteigerung lege, dann muss ich dort einen geeigneten Messpunkt finden.

KPI sind eine Chance für einen Kulturwandel

Damit ich das Unternehmen über KPI zum Erfolg führen kann, genügt es nicht, wenn ich mir die wichtigsten Zahlen einmal pro Monat zu Gemüte führe. Die KPI sollen das Instrument sein, mit dem man seinen Zielen näherkommt. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass diejenigen Personen, welche einen Bereich verantworten, ihre KPI am besten selber dem Team präsentieren. So hören Sie direkt von der verantwortlichen Person, warum Sie die Ziele erreicht sind und weshalb nicht. Dadurch kann eine gute Diskussion entstehen, was man unternehmen muss, um näher an die Ziele heranzukommen. Die verantwortlichen Mitarbeiter sind dafür genau die richtigen Ansprechpartner. Sie fühlen ihre eigene Verantwortung und was es heisst, die richtigen Ziele zu erreichen.

KPI immer mit dem Ziel vergleichen

Gute Key Performance Indicators eignen sich hervorragend dazu, diese in eine zeitliche Abfolge zu stellen und Vergleiche mit Zielen / Budget oder dem Vorjahr zu ziehen. So erkennt man schnell, ob man auf Kurs ist oder nicht. Gut Ding will Weile haben – so ist es auch bei den KPI. Manchmal dauert es, bis man einen ersten Erfolg sieht. Dabei kann man sich durchaus auch Etappenziele setzen, die man erst einmal erreichen will, bevor man zu Höherem strebt. Dabei sollen die Ziele auch nicht zu hoch angesetzt sein, damit sich keine Ohnmachtsgefühle einstellen und die Motivation nachlässt. Die Zielerreichung darf durchaus mit dem Team zusammen gefeiert werden!

KPI immer wieder hinterfragen

Damit die Key Performance Indicators nicht zum Bürokratie-Monster verkommen, rate ich, einzelne Werte immer wieder zu hinterfragen. Was sagt der Wert aus? Wollen wir ihn nach wie vor verfolgen? Wie interessant ist er wirklich? Wird er korrekt gemessen? Werte, welche nichts Wichtiges aufzeigen, welche Sie nicht solide messen oder vergleichen können, oder welche für Ihre Zielerreichung irrelevant sind, haben nichts im KPI-System verloren. Werfen Sie diese besser über Board, bevor Sie oder ihre Mitarbeiter die Lust an unnützen KPI aufgrund einer Alibiübung verlieren.

Blick in den Rückspiegel oder Blick nach vorn?

Es gibt Key Performance Indicators, mit denen Sie einen Blick in die Vergangenheit werfen. Andere ermöglichen einen Ausblick in die Zukunft. Beides ist bei den KPI wichtig. Der richtige Mix macht es aus! Mit dem Blick in die Zukunft können ie versuchen, die Resultate heute zu beeinflussen. Mit dem Blick in die Vergangenheit sehen Sie, was Sie bereits erreicht haben. Die Kundenzufriedenheit zum Beispiel ist ein Wert, der Ihnen hilft, in die Zukunft zu schauen: Zufriedene Kunden werden wieder bei Ihnen einkaufen und sind ein Indikator dafür, ob ihr Verkauf auch weiterhin erfolgreich sein wird. Der Gewinn hingegen ist auf die Vergangenheit gerichtet: er zeigt Ihnen auf, wie erfolgreich Sie in der abgeschlossenen Periode waren.

Das passende Werkzeug für Ihr KPI-System

Es gibt fantastische Tools, damit Sie Ihre KPI ermitteln und darstellen können. Google Data Studio oder Tableau sind besonders dafür geeignet, Daten in ansprechenden Dashboards intuitiv darzustellen. Allerdings sind diese Tools auch sehr aufwändig aufzusetzen und zu pflegen.

Wir haben die besten Erfahrungen mit einem einfachen Google Sheet gemacht. Die für’s KPI verantwortliche Person wird in eine Spalte neben dem Namen des eingetragen. Sie hat die Aufgabe, den Wert zu ermitteln und ihn bis am 5. Arbeitstag nach Monatsende einzutragen. In jeder Spalte ist ein Monat aufgeführt und in den Zeilen stehen die jeweiligen KPI.

Unsere Top 10 KPI

Ein paar Key Performance Indicators haben durchaus universellen Charakter und können in den meisten Unternehmen einen Nutzen bieten. Ich führe Ihnen in der Folge einige auf:

Nr. 1: Umsatz

Der Umsatz sollte in keinem KPI Dashboard fehlen. Er zeigt untrüglich, wie viel in der Unternehmung geleistet wurde und ob die Wachstumsziele erreicht werden konnten. Auch der Umsatz pro Bereich oder Produkt kann eine interessante Messgrösse sein. Bei einem Geschäftsmodell mit wiederkehrenden Umsätzen ist ausserdem interessant, wie hoch der neu hinzugewonnene Umsatz ist.

Nr. 2: Gewinn

Wird Ihre Firma mehr oder weniger profitabel über die Jahre? Dass der Gewinn rauf und runter geht, ist normal. Während das Unternehmen investiert oder während konjunkturellen Rückschlägen kann der Gewinn tiefer ausfallen. Wenn Sie den Gewinn als Key Performance Indicator im Auge behalten, sehen Sie, ob Ihr Unternehmen mehr einnimmt als es ausgibt. Und das ist sicher ein sehr wichtiger Wert, der sich zu verfolgen lohnt!

Nr. 3: Stand aller liquiden Mittel

Im Bereich des Cash-Flows gibt es zahlreiche KPI, die man messen kann. Die einen sind intuitiver, die anderen weniger. Ein wesentlicher Wert ist, wie viel Geld auf den Bankkonten verfügbar ist. Wir messen bei Run my Accounts jeweils den höchsten Wert und den tiefsten Wert, der während des Monats erreicht wird. Wenn Sie die Schwankungen während des Jahres verstehen und die Werte auch mit dem Vorjahr vergleichen, erhalten Sie einen guten Anhaltspunkt, was im Unternehmen läuft.

Nr. 4: Anzahl der Kunden

Die Anzahl der Kunden habe ich immer als sehr wesentliche Grösse in unserem KPI-System empfunden. In einem Geschäft mit wiederkehrenden Umsätzen zeigt der Wert, ob man tendenziell neue Kunden hinzugewonnen oder auch Kunden verloren hat. In einem Betrieb mit Laufkundschaft kann man aus dieser Grösse auf die Kunden-Frequenz schliessen.

Nr. 5: Durchschnittsumsatz

Teilt man den Umsatz durch die Anzahl der Kunden, kommt man auf die interessante Grösse des Durchschnittsumsatzes. Der Durchschnittsumsatz zeigt, ob es Ihnen gelingt, Ihren Kunden mehr Produkte oder Dienstleistungen zu verkaufen.

Nr. 6: Anzahl Mitarbeiter / FTE

Gerade in der Schweiz, wo die Kosten des Personals im Vergleich zu den anderen Kosten einen erheblichen Teil einnehmen, sind die Anzahl der Mitarbeiter eine wichtige Grösse. Im Zusammenhang mit der Anzahl der Mitarbeiter kann es auch spannend sein, den Umsatz pro Mitarbeiter als KPI zu verfolgen. Wenn Sie viele Teilzeit Mitarbeiter beschäftigen, dann sollten Sie die FTE (Full Time Equivalent) messen.

Nr. 7: Mitarbeiterfluktuation

Neue Mitarbeiter zu finden und einzuarbeiten ist teuer. Je länger Ihnen ein Mitarbeiter erhalten bleibt, desto besser für die Unternehmung (Return on Investment). Die Mitarbeiterfluktuation berechnet sich wie folgt: Anzahl der Mitarbeiterabgänge geteilt durch die durchschnittliche Mitarbeiterzahl der Periode multipliziert mit 100.

Auch die Anzahl der Krankheitstage kann Ihnen viele interessante Erkenntnisse erschliessen: Sind viele Mitarbeiter krank, wird der Output tiefer sein. Möglicherweise deuten viele Krankheitstage darauf hin, dass etwas mit dem Arbeitsklima nicht in Ordnung ist.

Nr. 8: Gefährdeter Debitoren-Bestand

Wenn ein Kunde sämtliche Mahnungen ignoriert, dann riskieren Sie, Ihr Geld abschreiben zu müssen, was auf die Ertragsstärke drückt. In diesem Key Performance Indicator zählen wir alle offenen Rechnungen mit, die 60 Tage nach Fälligkeitsdatum noch immer nicht bezahlt sind. Alternativ können Sie die Anzahl der verschickten Mahnungen verfolgen.

Nr. 9: Anzahl Webseiten Besucher

Wenn Sie ein Online-Business sind, dann ist es spannend, wie viele Besucher auf Ihre Webseite kommen. Dazu kann Ihnen z.B. Google Analytics viele interessante Zahlen liefern.

Spannend dürfte für Sie dann auch die Konversions-Rate sein: Wie viele Webseiten-Besucher werden letztlich aktiv, registrieren sich oder kaufen etwas ein?

Nr. 10: Net Promoter Score

Ich bin der Meinung, dass die Kundenzufriedenheit in keinem KPI-System fehlen darf. Wir haben sehr gute Erfahrungen mit dem Net Promoter Score gemacht. Sicherlich ist Ihnen die Frage «Wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie uns weiterempfehlen?» auf einer Skala von 0 bis 10 auch schon begegnet. Dahinter steckt ein ausgefeiltes wissenschaftliches abgestütztes System. Letztlich ist es entscheidend, was Ihre Kunden über Sie denken!

Andere Key Performance Indicators

Spannend sind sicherlich auch KPI aus Ihrer Produktion. Hier eine kleine Inspiration:

  • Wie viele Einheiten stellen Sie im Durchschnitt pro Stunde her?
  • Wie hoch ist die Verrechenbarkeit des Personals in einem Dienstleistungsbetrieb?
  • Wie hoch ist Ihr Service-Level?
  • Wie schnell durchläuft ein Produkt im Durchschnitt Ihre Firma?
  • Wie hoch ist ihre Effizienz?

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