Offene Rechnungen sind Gift für die Liquidität deines Unternehmens. Gerade Schweizer KMU kämpfen oft damit, dass Kund:innen zu spät zahlen – oder es schlicht vergessen. Die gute Nachricht: Mit einem klaren Debitorenmanagement und den richtigen Tools bekommst du das in den Griff. In diesem Beitrag zeigen wir dir 5 konkrete Schritte, wie du deine Debitoren professionell managst – und schneller zu deinem Geld kommst.
Warum Debitorenmanagement so wichtig ist
Jede offene Rechnung ist für dich ein kleiner Kredit an deine Kundschaft. Je länger die Zahlung aussteht, desto mehr Risiko trägst du – und desto schwieriger wird deine eigene Liquiditätsplanung. Ein sauberes Debitorenmanagement sorgt dafür, dass:
✅ Rechnungen pünktlich bezahlt werden
✅ Du jederzeit den Überblick hast, wer wie viel schuldet
✅ Mahnungen automatisiert rausgehen, wenn’s mal länger dauert
✅ Du deine Liquidität planbar machst
Schritt 1: Klare Zahlungsziele kommunizieren
Setze von Anfang an klare Spielregeln:
📅 Zahlungsziel (z. B. 30 Tage) direkt auf der Rechnung sichtbar machen
🔄 Skonto oder Anreize für schnelle Zahlung anbieten
📬 Rechnungen digital und direkt nach Auftragsabschluss versenden – keine Verzögerungen!
Schritt 2: Offene Posten jederzeit im Blick behalten
Mit Tools hast du alle Debitoren in Echtzeit im Dashboard. Du siehst sofort, welche Rechnungen noch offen sind, welche überfällig werden und wo du nachhaken solltest.
💡 Tipp: Stelle dir eine automatische Erinnerung ein, die dich auf überfällige Rechnungen hinweist – so bleibt nichts liegen.
Schritt 3: Freundlich, aber bestimmt mahnen
Zahlungserinnerungen sind unangenehm – aber unverzichtbar. Die Kunst liegt im Ton:
✅ Erste Erinnerung freundlich und serviceorientiert formulieren
✅ Bei weiterer Verzögerung bestimmter werden – immer sachlich bleiben
✅ Mahnprozess direkt in deinem Buchhaltungstool hinterlegen – idealerweise automatisiert
👉 Die meisten Tools können Mahnungen mit wenigen Klicks generieren und versenden – inkl. Textvorlagen und Zahlungsauszug.
Schritt 4: Klare Prozesse für Zahlungsvereinbarungen
Manchmal geht es Kund:innen finanziell nicht gut – das gehört dazu. Hier hilft es, aktiv das Gespräch zu suchen und Ratenzahlungen anzubieten. Wichtig:
🔹 Vereinbarungen schriftlich festhalten
🔹 Zahlungseingänge konsequent überwachen
🔹 Offene Posten regelmäßig bereinigen
Schritt 5: Automatisierung nutzen – weniger Aufwand, schneller bezahlt
Die besten Debitorenprozesse nützen wenig, wenn sie manuell laufen und im Tagesgeschäft untergehen. Deshalb lohnt sich eine Automatisierung:
🚀 Rechnungen direkt aus der Buchhaltungssoftware erstellen
🚀 Offene Posten in Echtzeit überwachen
🚀 Mahnläufe automatisieren – individuell je Kunde
👉 Mit Run my Accounts wird Debitorenmanagement zum Kinderspiel – und du hast mehr Zeit für dein Kerngeschäft.
Fazit: Schneller bezahlt mit klarem System
Debitorenmanagement muss nicht kompliziert sein. Mit klaren Prozessen, smarten Tools und etwas Konsequenz stellst du sicher, dass dein Geld pünktlich kommt – und deine Liquidität sicher bleibt.
👉 Bereit für professionelles Debitorenmanagement? Jetzt mit Run my Accounts starten: runmyaccounts.ch
