Einfache Buchhaltung? So geht die Milchbüechli-Rechnung!

Die einfache Buchhaltung wird in der Schweiz liebevoll auch «Milchbüechli-Rechnung» genannt. Sie ist ebenfalls unter den Begriffen «Einnahmen-Ausgabenrechnung» oder «Einnahmen-Überschuss-Rechnung» (EÜR) bekannt. Eine einfache Buchhaltung ist eine blosse Aufstellung von Einnahmen und Ausgaben. Im Gegensatz dazu werden in der «doppelten Buchhaltung» alle Transaktionen immer in 2 Konten erfasst und «Soll gegen Haben» gebucht. Die einfache Buchhaltung bringt den Vorteil mit sich, dass sie trivial ist und keinerlei Buchhaltungs-Know-how voraussetzt.

Die Buchführungspflicht in der Schweiz

Das Schweizer Obligationsrecht sieht unter anderem eine Buchhaltungspflicht für Handelsgesellschaften vor. Personengesellschaften, juristische Personen und selbst Einzelunternehmen sind grundsätzlich zur Buchhaltung und Rechnungslegung verpflichtet. Insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen stellt die Buchhaltungspflicht eine gewisse Bürde dar. 

Speziell für den KMU-Bereich erlaubt die Schweiz aber Abweichungen von den strengen Regeln. Im Rahmen der sogenannten Milchbüechli-Rechnung wird Personengesellschaften und Einzelunternehmen unter bestimmten Voraussetzungen eine «einfache Buchhaltung» erlaubt.

Warum wird die einfache Buchhaltung auch als Milchbüechli-Rechnung bezeichnet? 

Die Bezeichnung Milchbüechli-Rechnung steht für eine vereinfachte Buchführung: Ausgaben und Einnahmen werden dabei addiert – auf eine «doppelte Buchhaltung» wird verzichtet. Der Begriff Milchbüechli-Rechnung beziehungsweise Milchbüchleinrechnung ist in der Schweiz weit verbreitet. Das Wort weist einen spöttischen Unterton auf, der darauf hinweist, dass nicht alle relevanten Fakten berücksichtigt werden.

In Zusammenhang mit einer betrieblichen Buchführung erscheint der Ansatz einer Milchbüechli-Rechnung vollkommen ungeeignet. Die Bücher des Unternehmens müssen bis ins letzte Detail stimmen. Nur so werden sie den Anforderungen der Finanzbehörden gerecht und liefern zudem die für betriebliche Entscheidungen relevanten Zahlen. Dass die Milchbüechli-Rechnung als vereinfachte Buchhaltung Anwendung findet, ist speziell. Unter bestimmten Voraussetzungen können Unternehmen von dieser einfachen Rechnungslegung Gebrauch machen.

Wer darf eine einfache Buchhaltung führen?

Eine einfache Buchhaltung ist dann erlaubt, wenn Sie

1. eine Einzelunternehmung oder Personengesellschaft mit weniger als CHF 500’000 Umsatz im letzten Geschäftsjahr betreiben; oder
2. die Buchhaltung eines Vereins führen, der nicht verpflichtet ist, sich ins Handelsregister eintragen zu lassen.

Das heisst: eine Aktiengesellschaft oder eine GmbH qualifiziert nicht für eine einfache Buchhaltung. Diese Gesellschaftsformen sind in jedem Fall dazu verpflichtet, eine doppelte Buchhaltung zu führen.

Die Schwellwert von CHF 500’000 entspricht dem «Nettoerlös», d.h. Bruttoumsatz abzüglich Erlösminderungen wie Stornos, Rabatte, Skonti, Debitorenverluste, etc.

Milchbüechli-Rechnung und die MWST

Es gibt noch einen Faktor, den sie beachten müssen, wenn Sie eine einfache Buchhaltung führen wollen: die Mehrwertsteuer. Hier kommt es dann darauf an, wie Sie die MWST abrechnen. Hier gibt es 3 Stufen, die Sie beachten sollten, wenn Sie eine Milchbüechli-Rechnung führen:

1. Sie sind nicht oder noch nicht MWST pflichtig und haben sich nicht freiwillig der MWST unterstellt: dann ist die einfache Buchhaltung für Sie problemlos. Gemäss MWSTG Art. 10 ist von der MWST Pflicht befreit, wer innerhalb eines Jahres weniger als CHF 100’000 Umsatz erzielt. Oder, wenn Sie gemäss MWSTG Art. 21 von der Steuer ausgenommene Dienstleistungen erbringen;
2. Sie nutzen die Saldosteuersatz-Methode: auch dann können Sie ohne grossen Zusatzaufwand eine Milchbüechli-Rechnung führen;
3. Sie haben sich für die effektive Methode registriert: dann sind die zusätzlichen Anforderungen an die einfache Buchhaltung höher. In diesem Fall gibt es unseres Erachtens keinen Grund, eine einfache Buchhaltung zu führen: denn die effektive Methode erfordert einiges Steuer-Know-how, damit die MWST korrekt abgerechnet werden kann. Wer dieses Know-how hat, der kennt in der Regel auch die doppelte Buchhaltung.

Für die MWST muss neben der Einnahmen- und Ausgabenrechnung auch noch eine Zusammenfassung aller Einnahmen (Unterteilung in steuerbare, steuerbefreite, von der Steuer ausgenommene Umsätze, Verkäufe von Betriebsmitteln und Nicht-Entgelte usw.) und Ausgaben (z.B. alle Zahlungen für den Waren- und Materialaufwand, Personalaufwand und sonstiger Betriebsaufwand sowie Privatanteile) pro Geschäftsjahr erstellt werden. Sehen Sie dazu die MWST-Info. Der Aufwand und die Anforderungen steigen also beträchtlich.

So gesehen gibt es 3 Typen von Einzelunternehmen, bei denen eine einfache Buchhaltung zugelassen ist:

Typ 1: Einzelunternehmen mit weniger als CHF 100’000 Umsatz pro Jahr. Diese dürfen eine Milchbüechli-Rechnung führen, wenn sie nicht MWST pflichtig sind.
Typ 2: Einzelunternehmen mit einem Umsatz zwischen CHF 100’000 und CHF 500’000, sofern sie sich bei der MWST entweder mit der effektiven oder Saldomethode unterstellen. Bei der effektiven Abrechnung müssen aber umfangreichere zusätzliche Auswertungen erstellt werden.
Typ 3: Einzelunternehmen mit maximal CHF 500’000 Umsatz, welche von der MWST ausgenommene Dienstleistungen erbringen (z.B. Ärzte, Zahnärzte, Physiotherapeuten, kulturelle Dienstleistungen, Leistungen im Bereich der Bildung, …).

Eignen wird sich die Milchbüechli-Rechnung deshalb vor allem für Unternehmen, welche nicht MWST pflichtig sind oder mit der Saldo-Methode abrechnen.

Wie wird eine einfache Buchhaltung geführt?

Die einfache Buchhaltung ist ein simples Erfassen der rein geschäftlich relevanten Einnahmen und Ausgaben. Am besten machen Sie die Milchbüechli-Rechnung in einer Excel-Tabelle mit folgenden Angaben:

Datum	Beleg-Nummer	Buchungstext	Einnahmen	Ausgaben
22.06.2021	E-3	Verkauf Herr Müller	350.25
23.06.2021	A-15	Büromaterial		23.50
…
…
Summe			350.25	23.50
Gewinn	326.75

Ziehen Sie die Summe über die Einnahmen und über die Ausgaben. Der Gewinn entspricht der Differenz Einnahmen – Ausgaben.

Im Feld Datum erfassen Sie das Datum, an dem die Einnahme oder Ausgabe bezahlt wurde. Relevant ist das Datum des Geldflusses, nicht das Datum, welches auf einer Rechnung oder Quittung steht.

Wichtig ist, dass Sie vor allem alle Einnahmen nahtlos erfassen. Der Steuerbehörde ist es weniger wichtig, dass Sie die Ausgaben erfassen. Auf die Ausgaben sollten vor allem Sie ein Augenmerk richten, damit Ihr Gewinn kleiner wird und Sie weniger Einkünfte versteuern müssen. Sammeln Sie also sorgfältig alle Quittungen, die geschäftsmässig begründeter Aufwand darstellen.

Genau gleich wie in der doppelten Buchhaltung gelten die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung (GOB) nach OR 957a, insbesondere

1. die vollständige, wahrheitsgetreue und systematische Erfassung der Geschäftsvorfälle und Sachverhalte;
2. die Nachprüfbarkeit;
3. der Belegnachweis für die einzelnen Buchungsvorgänge. Sie müssen gegenüber den Steuerbehörden in der Lage sein, jede Einnahme und jede Ausgabe mit einem Beleg zu beweisen!

Das Obligationenrecht verlangt in Art. 957 II nicht nur, dass über die Einnahmen und Ausgaben Buch geführt wird, sondern auch über die Vermögenslage. Dies bedeutet, dass die einfache Buchhaltung pro Konto der flüssigen Mittel (Kasse, Bankkonto, Postkonto, …) geführt werden muss. Als gleichwertig dazu gelten aber auch die Originale der Auszüge der Bankkonti. Für Bargeschäfte muss zusätzlich ein Kassenbuch erstellt werden, in dem auch der Saldo ausgewiesen wird.

Was ist der Unterschied zur doppelten Buchhaltung?

Jede Transaktion wird in der doppelten Buchhaltung zweimal erfasst: einmal auf der «Soll-Seite», einmal auf der «Haben-Seite» eines unterschiedlichen Buchhaltungs-Kontos. In der Summe müssen alle Buchungen auf der Soll-Seite der Summe auf der Haben-Seite entsprechen. Eine Buchung hat immer nur ein Buchungsdatum.

Der Vorteil dieser Buchungs-Mechanik ist, dass die Buchhaltung in sich stimmig sein muss und der Erfolg doppelt nachgewiesen wird:

Veränderung Eigenkapitals in der Bilanz in einer Periode

=

Gewinn in der Erfolgsrechnung in derselben Periode

Ein Beispiel analog zu oben:

Sie verkaufen Herr Müller Waren im Wert von CHF 350.25. Diese Transaktion wird wie folgt verbucht (vereinfacht):

1. Konto Bank: CHF 350.25 im Soll
2. Konto Verkauf: CHF 350.25 im Haben

Sie kaufen bei einem Lieferanten Büromaterial für CHF 23.50 ein. Diese Transaktion wird wie folgt verbucht (vereinfacht):

1. Konto Materialaufwand: CHF 23.50 im Soll
2. Konto Bank: CHF 23.50 im Haben

Resultat – Zusammenzug der Saldi in Bilanz und Erfolgsrechnung:

• In der Erfolgsrechnung ist der Saldo zwischen Aufwand und Ertrag CHF 326.75, dies entspricht dem Gewinn.
• In der Bilanz nimmt der Bankkonto um CHF 326.75 zu, auch dort wird der selbe Gewinn ausgewiesen wie in der Erfolgsrechnung.

Dies gibt das folgende Bild:

In der doppelten Buchhaltung erhalten Sie die Kontrolle, dass die Buchhaltung korrekt und vollständig geführt wurde. Wurde z.B. die Verbuchung einer Ausgabe vergessen, dann stimmt das Bankkonto in der Buchhaltung nicht mit dem Saldo auf dem Bankkontoauszug überein. Sie müssen über eine Konten-Abstimmung den Fehler suchen.

Natürlich kann auch eine doppelte Buchhaltung falsch geführt werden: Z.B. dann, wenn die falschen Buchhaltungs-Konten verwendet wurden oder die Salden in den Bilanzkonten von der Realität abweichen.

Vorteile

Die Vorteile der einfachen Buchhaltung sind folgende:

• Eine Milchbüechli-Rechnung ist völlig trivial und ohne jegliches Buchhaltungs-Know-how zu führen.
• Die einfache Buchhaltung ist wesentlich schneller erstellt als eine doppelte Buchhaltung. Es müssen weniger Daten erfasst werden und jegliche Abstimmungsarbeit entfällt.
• Im Gegensatz zur doppelten Buchhaltung müssen Sie keinen Jahresabschluss erstellen. Das Buchen von Abgrenzungen und Abschreibungen entfällt. Der Gewinn entspricht der Differenz zwischen den erfassten Einnahmen und Ausgaben. Ganz einfach also.
• Sie brauchen nicht unbedingt einen Treuhänder, wenn Sie eine einfache Buchhaltung führen. Wenn Sie dennoch einen Treuhänder für Ihre Steuern beiziehen wollen, ist er günstiger, weil er sich schneller einen Überblick verschaffen kann und weniger kontrollieren muss. Er kontrolliert dann höchstens noch, ob Sie keinen Formelfehler im Excel haben und ob Ihre Aufwandspositionen geschäftsmässig begründet sind. Allenfalls muss er einige zusätzliche Auswertungen erstellen.

Nachteile

Die einfache Buchhaltung hat neben einigen Vorteilen auch zahlreiche Nachteile:

• In der doppelten Buchhaltung wird die Bilanz gleich mitgeführt. Sie sehen aus der Buchhaltung, wie viel Geld auf welchem ihrer Bankkonti liegt. Lagerbestände, Darlehen und andere Vermögensgegenstände oder Schulden werden bei Veränderungen ausgewiesen. Diese Information fehlt Ihnen in der einfachen Buchhaltung.
• In der Milchbüechli-Rechnung gibt es keine Kategorisierung der Ausgaben und Einnahmen. Sie wissen also nicht, wie viel Geld Sie in Summe z.B. für Software-Lizenzen, Büromaterial, Telekommunikation oder Materialeinkauf ausgegeben haben – ausser natürlich, sie erfassen diese Kategorien zusätzlich.
• Aufgrund der fehlenden Systematik (wie z.B. bei der doppelten Buchhaltung) steigt die Fehleranfälligkeit. Wegen der mangelnden In-Sich-Kontrolle übersehen Sie möglicherweise gewisse Belege und erfassen sie deshalb nicht. Das ist auch der Grund, weshalb Steuerbehörden bei der Milchbüechli-Rechnung kritischer kontrollieren – vielleicht ist ein Ertrag nicht verbucht. Wenn Sie hingegen eine Quittung vergessen haben, sind ihre Ausgaben zu tief und sie zahlen zu hohe Steuern.
• Die einfache Buchhaltung gibt Ihnen keinen Anhaltspunkt, wie es mit der Finanzierung Ihres Unternehmens aussieht. Sie sehen nicht, wer Ihnen Geld schuldet (Kunden, Darlehen) oder wem Sie Geld schulden (Lieferanten, Darlehen).
• Es kann vorkommen, dass die Steuerbehörden über die einfache Buchhaltung hinausgehende Aufstellungen verlangen können.
• Keine periodengerechte Abbildung der Einnahmen und Ausgaben: Möglicherweise haben Sie für den Kunden bereits im letzten Jahr gearbeitet. Wenn er Ihre Rechnung aber erst in diesem Jahr bezahlt, dann fällt der Ertrag auch ins aktuelle Jahr. So werden Sie eventuell zu Ihrer Ertragslage in die Irre geführt. Eine korrekte Vermögens- und Ertragslage lässt sich nur mit einem erheblichen Zusatz-Aufwand erfassen.
• Eine doppelte Buchhaltung ist ein guter Ausgangspunkt, um weitere interessante und aufschlussreiche Auswertungen wie Cash-Flow-Analysen oder andere Kennzahlen zu ermitteln. In einer einfachen Buchhaltung stehen dafür zu wenig Informationen bereit.

Warum Sie gegebenenfalls auf die einfache Buchhaltung verzichten sollten?

Die einfache Buchführung kann den Aufwand im Rechnungswesen minimieren. Angesichts dieses bedeutenden Vorteils erscheint die Milchbüechli-Rechnung als ideale Lösung. Unternehmen, die die betreffenden Kriterien erfüllen, sollten dennoch nichts überstürzen. Es gibt durchaus Fälle, in denen es sich lohnen kann, von der vereinfachten Buchhaltung abzusehen, obwohl diese zulässig wäre. 

Als Unternehmer müssen Sie sich für ein nachhaltiges System in der Buchhaltung entscheiden. Sie müssen zunächst festlegen, ob Sie die Milchbüechli-Rechnung in Anspruch nehmen möchten oder nicht. Sie sollten die einfache Buchführung nicht bevorzugen, nur weil Sie die Möglichkeit haben. Auch Unternehmen, die die Kriterien der Milchbüechli-Rechnung erfüllen, sind nicht dazu verpflichtet, sie anzuwenden. 

Durch die Vereinfachung der Buchhaltung verzichten Sie auf viele Details und erhalten nicht alle Informationen. Dies ist ein wesentlicher Nachteil, den Sie unbedingt bedenken müssen. Der geringere Aufwand sorgt somit dafür, dass nicht alle Informationen bis ins letzte Detail vorliegen. Im geschäftlichen Alltag kann dies ein erheblicher Nachteil sein. 

Für bedeutende Geschäftsentscheidungen sollten alle verfügbaren Informationen herangezogen werden. Daher empfiehlt es sich, von der vereinfachten Buchhaltung Abstand zu nehmen. Stattdessen kann trotz möglicher Milchbüechli-Rechnung der doppelten Buchführung der Vorzug gegeben werden. Angesichts der Option auf eine Vereinfachung der Buchhaltung wirkt dies zwar paradox, kann aber dennoch sinnvoll sein. 

Ein weiterer Aspekt bei der Entscheidung für oder gegen die einfache Buchführung ist ein absehbarer Wechsel der Buchhaltungsform. Kleine und mittlere Unternehmen, die sich auf Wachstumskurs befinden, erfüllen die Kriterien der vereinfachten Buchhaltung in absehbarer Zeit nicht mehr. Ein Wechsel des Buchhaltungssystems ist dann angezeigt, aber auch mit erheblichem Aufwand verbunden. 

Auf den ersten Blick ist die Milchbüechli-Rechnung eine attraktive Option für Unternehmen, die die Buchhaltung vereinfachen möchten. Die Wahl dieses Buchhaltungssystems sollte allerdings mit Bedacht getroffen werden. Es gibt einige Situationen, in denen dennoch die doppelte Buchführung die bessere Option ist. Sie müssen daher genau abwägen und sollten keine vorschnelle Entscheidung treffen.

Entscheidungskriterien?

Sofern Sie die Kriterien zur Führung einer Milchbüechli-Rechnung überhaupt erfüllen, sollten Sie sich fragen, was Ihre Ziele mit Ihrer Unternehmung sind. Wollen Sie in den nächsten Jahren wirklich nur einen Umsatz von unter CHF 100’000 erzielen? Reichen Ihnen CHF 100’000 abzüglich Ausgaben zum Leben und entspricht dies Ihren Ambitionen? Anders mag dies aussehen, falls Sie von der MWST ausgenommene Dienstleistungen erbringen. So reicht Ihnen das Potential bei einer Schwelle von CHF 500’000 Umsatz möglicherweise aus.

Wenn Ihre Ambitionen grösser sind und Sie planen, einen Umsatz von mehr als CHF 100’000 pro Jahr zu erzielen, dann raten wir Ihnen, gleich nach der Gründung auf die doppelte Buchhaltung zu setzen. Die doppelte Buchhaltung kann Sie dank besserer Informationen dabei unterstützen, ihre Ambitionen zu erreichen.

Wenn Sie sich für die einfache Buchhaltung entscheiden, dann sollten Sie Ihre Finanzen intuitiv so gut im Griff haben, dass sie die Auswertungen der doppelten Buchhaltung nicht benötigen.

Wer über längere Zeit in der Einzelfirma einen Umsatz tiefer als CHF 100’000 plant und nicht bereit ist, für eine bessere Zahlengrundlage mehr Zeit oder Geld zu investieren, für den ist die Milchbüechli-Rechnung eine gute Alternative.

Manchmal ist es ein Vorteil, die Vorsteuer abrechnen zu können. Gerade wenn Sie grössere Investitionen planen, dann ist es hilfreich, die 7.7% MWST zurückfordern zu können. In diesem Fall müssen sie sich für die doppelte Buchführung entscheiden, weil Sie mit der Milchbüechli-Rechnung keine Vorsteuer zurückfordern können.

Falls Sie mehr aus Ihrer Buchhaltung machen wollen, aber kein Know-how haben, dann raten wir Ihnen, die Buchhaltungs-Lösung von Run my Accounts anzuschauen. Wir nehmen Ihnen die gesamte Buchhaltung ab und geben Ihnen über unsere Online-Buchhaltungs-Software einen Live-Einblick in Ihre Zahlen.