Immer wieder werden wir gefragt, was der Unterschied zwischen einer reinen Finanzbuchhaltung (FiBu) und der professionelleren Buchführung mit Haupt- und Nebenbüchern ist. Kurz auf den Punkt gebracht unterscheiden sich die beiden Arten wie folgt:
- eine nur in der FiBu geführte Buchführung ist trivial lässt neben Erfolgsrechnung und Bilanz keine weiteren Auswertungen zu. Die meisten Treuhänder führen bloss eine solche Buchhaltung. So werden die gesetzlichen Mindestanforderungen zwar erfüllt, darüber hinausgehende Auswertungen sind jedoch in der Regel nicht möglich.
- Eine mit Nebenbüchern geführte Buchhaltung ist sehr professionell und kann, im Gegensatz zu einer reinen Finanzbuchhaltung mit offenen Posten geführt werden. Auswertungen sind viel detaillierter und vielfältiger, da viel mehr Informationen und Felder erfasst werden. Klar ist der Erfassungsaufwand damit höher. Dafür gibt es aber auch einen beträchtlichen Mehrnutzen aus diesen zusätzlich erfassten Daten.
Mögliche Beispiele für Nebenbücher sind Debitoren-, Kreditoren-, oder auch die Lohnbuchhaltung. In den Nebenbüchern werden umfassende Informationen erfasst, die weit über die normalen Soll- und Haben-Buchungen hinaus gehen.
Das Debitoren-Nebenbuch
Das Debitoren-Nebenbuch ist ein Fakturierungs-Modul: In diesem Modul werden Kundenstämme erfasst. Diese beinhalten neben den Adressdaten auch Informationen zu Zahlungsfristen, zuständigem Verkäufer, bevorzugten Währungen, Bankkonten usw. Neben den Kundenstämmen gibt es meist Artikelstämme. Die von einer Firma verkauften Artikel werden dort systematisch erfasst und mit Preisen, Kontierungs- und MWST Informationen hinterlegt.
Die Hauptaufgabe des Fakturierungs-Moduls ist es, Rechnungen zu schreiben und Zahlungseingänge zuzuordnen. Daneben gibt es meist auch ein integriertes Mahnwesen.
Die darin gesammelten Daten lassen sich detailliert auswerten:
- Welche Artikel verkaufen sich wie gut?
- Welche Ihrer Kunden sind die profitabelsten? Welche sind die grössten?
- Welche Kunden zahlen pünktlich? Welche nicht?
- Wer hat wann welchen Artikel bestellt?
- usw.
Das Kreditoren-Nebenbuch
Im Kreditoren-Nebenbuch können die Lieferanten-Daten verwaltet werden. Neben der Adressverwaltung, Bankverbindungsinformationen können auch Währungen und Zahlungsfristen hinterlegt werden.
Üblicherweise werden die darin erfassten Rechnungen auch gleich mit dem Modul zur Zahlung aufbereitet.
Genau gleich wie beim Debitorenmodul können im Kreditorenmodul aufgrund der vorhandenen Daten detaillierte Auwertungen zu den Lieferanten erstellt werden.
Fazit
Aus betriebswirtschaftlicher Sicht ist die Buchhaltung mit Nebenbüchern bedeutend sinnvoller. Aus der Buchhaltung können wichtige Schlüsse gezogen werden und sie kann hohe Anforderungen an die Aktualität erfüllen. Eine Buchhaltung im Hauptbuch hingegen erfüllt bloss die gesetzlichen Mindestanforderungen und kann nur nach Zahlungsverkehr nachgebucht werden. Der Vorteil der Buchung übers Hauptbuch liegt klar im Erfassungsaufwand des Treuhänders. Unter Berücksichtigung des Gesamtaufwandes (Separate Aufbereitung von Zahlungen, Liquiditätsplanung, Budgetierung) erweist sich, dass eine Buchhaltung im Hauptbuch meist ineffizienter ist, da es viele Doppelspurigkeiten gibt.
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Einen ausführlichen Artikel zu Haupt- und Nebenbüchern finden Sie in unserer Buchhaltungs-Hilfe.
